10 tips: Så delegerar du effektivt

Som chef behöver du ibland kunna delegera uppgifter till dina medarbetare för att frigöra tid till annat. Men det gäller att delegera rätt uppgifter och till rätt medarbetare för att resultatet ska bli bra. Här är några tips från managementcoachen och författaren Joan Henshaw.

1. Klargör syftet
Varför är det viktigt för dig att delegera? Vill du delegera för att istället få mer tid över till att utföra andra, viktigare uppgifter, eller vill du delegera för att utveckla dina medarbetare och få dem att ta ansvar? Finns det någon annan anledning? Klargör syftet för dig själv innan du börjar.

2. Identifiera aktiviteter med högt värde
Vilka arbetsuppgifter och aktiviteter har ett särskilt högt värde för företaget, affären och organisationen? Genom att identifiera sådana uppgifter får du och dina medarbetare bättre förståelse för varför det är viktigt att delegera – genom att delegera andra uppgifter får du som chef mer tid över till dessa aktiviteter och arbetsuppgifter. Detta är bra för såväl organisationen och medarbetarna som verksamheten i längden.

3. Bryt ner uppgiften.
Skriv ner alla uppgifter som du behöver få gjorda. Identifiera sedan vilka av dessa som är viktigast och vilka som, när du delegerar dem, skulle kunna frigöra mest tid. Var ärlig – att du gillar att göra en viss sak och är bra på det betyder inte att du nödvändigtvis är mest lämpad för att utföra uppgiften.

4. Välj rätt medarbetare.
Medarbetaren du delegerar uppgiften bör ha ett intresse i uppgiften och en vilja eller behov att utvecklas i samma riktning som arbetsuppgiften. Fråga dig själv också om medarbetaren ifråga har tid att utföra uppgiften med nuvarande arbetsbörda eller om du behöver avlasta denne alternativt delegera till någon annan.

5. Bestäm arbetsmängden.
Bestäm i förväg omfattningen av arbetet som ska delegeras. Hela uppgiften behöver inte utföras på en gång. Den behöver heller inte delegeras till en och samma person, du kan också bryta ner den i flera delar och delegera till flera medarbetare som sedan kan lära sig de olika delarna av varandra.

6. Var tydlig.
Tydlighet är A och O. Som chef måste du kunna på ett tydligt sätt förklara vad arbetsuppgiften går ut på och vad målet är. Se till att premisserna är tydliga – diskutera med medarbetaren innan denne sätter igång så att ni är överens om vad ett bra resultat och effektivt utförande innebär för just den här uppgiften.

7. Sälj in uppgiften.
Sälj in arbetsuppgiften på rätt sätt, men var ärlig. Är det inte en kvalificerad uppgift som kommer att utveckla medarbetaren långsiktigt bör du heller inte få det att framstå som det. Delegerar du för att få mer tid till andra arbetsuppgifter som har ett högre värde för företaget och verksamheten (se punkt 2) och som bara du kan utföra? Förklara i så fall det för medarbetaren.

8. Erkänn kompetensutvecklingsbehov
Identifiera vilken kunskap och kompetens som krävs för att framgångsrikt utföra arbetsuppgiften. Är detta kompetens som dina medarbetare har idag? Var finns det luckor? Se till att fylla luckorna.

9. Följ upp arbetet
Kom överens med medarbetaren om vad, när och hur denne bäst rapporterar in hur arbetet fortlöper. Låt medarbetaren komma med egna förslag på vilket rapporteringssätt som passar denne bäst samt hur ofta detta ska ske.

10. Kliv åt sidan.
När du väl har lämnat över en arbetsuppgift är det viktigt för dig som chef att kunna ta ett steg tillbaka och låta medarbetaren utföra arbetet på det sätt han eller hon tycker är bäst utan att du lägger dig i.