3 råd till CFO:er och CIO:er som ger kontroll över datan

Affärsfolk och ekonomiavdelning är de funktioner i ett företag som är bäst på att se till att rätt data kommer in i organisationen. Det, något förvånande, är SAP:s Shawn Ahmeds slutsats efter att han genomfört ett forskningsprojekt på UCLA om hur företagsledare och deras verksamheter påverkas av dålig datakontroll.

Enligt honom bör CFO:n ansvara för datakontrollen, men i samarbete med CIO:n och it-funktionen. De ansvarar för att realisera de tekniska lösningarna för att samla in rätt information och se till att rätt personer får tillgång till den.

– Det var en nästan helt enig slutsats från cheferna i studien att ekonomi- och finansavdelningen hade bäst övergripande koll på datan, eftersom de också ser kostnaden för varje enskild del av organisationen, säger Shawn Ahmed, som går under den långa titeln: Director of SAP’s Global Centre of Excellence for Enterprise Information Management.

I studien ingick höga chefer i olika typer av bolag, men ingen av dem var chef för en it-avdelning. Ett av syftena med studien var att ta reda på hur stor chefernas förståelse för datakontroll var, när de inte var verksamma med själva it-delen av informationshanteringen.

– En sak som förvånade mig var att personer inom organisationen mycket väl visste vad som pågick. Dessa höga chefer kunde säga: eftersom vi inte hade tillgång till den här datan fick vi en kostnad på 10 000 dollar.

Om du var CFO och ansvarade för datakontroll vad skulle du då säga till din it-avdelning?

– För det första: kostnad, kostnad, kostnad. Försök att göra mer med mindre. Börja med att bestämma dig för om din datahantering ska vara en formel 1-bil, som är specialbyggd av olika delar, eller om du kan få en enklare lösning av en enda leverantör. Det blir förmodligen billigare. Bygg en enda gemensam struktur för datahantering.

– Mitt andra råd skulle vara: skapa en struktur som ger CFO:n kontrollen över all data som är sammankopplad med risk. Det kan gälla sådant som risken att rapportera fel siffror till redovisningen och inte kunna stänga böckerna i tid. Fokusera på den uppgiften, försök inte att lösa allt på en gång utan börja med det viktigaste.

– För det tredje, försök använda samma struktur externt, mot kunder och leverantörer så att du kan få en 360 graders översikt.

Shawn Ahmed berättar om ett skräckexempel när dålig datahantering och automatiserade processer ställde till problem för ett företag som sålde olika typer av reklamprodukter, exempelvis pennor och koppar med företagsloggor. Ordern från varorna som kunderna beställt via företagets hemsida gick till fel tillverkare, så kunderna fick fel pennor. Samtidigt noterade lagersaldot att en viss produkt skickats till en kund och en ny beställning på samma produkt skickades till tillverkaren.

– Så kunden skickade tillbaka pennorna, samtidigt som affärssystemet beställt in lika många till. De hade 10 000 pennor som de inte hade användning för och var ändå tvungna att göra en ny beställning av rätt pennor.