3 sätt att slippa mötesberoendet

Annons

Det är författaren och tidscoachen Elizabeth Grace Saunders som i sin blogg på Harvard Business Review tipsar om några sätt att ta sig ur mötesberoendet för att frigöra mer tid till andra arbetsuppgifter. Här är tre enkla tips.

1. Tacka nej till mötesinbjudningar
Mäter du ditt värde och din popularitet efter hur fulltecknad din kalender är? Att gå på många möten kan få dig att känna dig viktig och behövd men är inte ett särskilt bra sätt att använda din tid på. Innan du tackar ja till en mötesinbjudan, ställ dig själv frågan: ”Måste jag verkligen gå på det här mötet?”. Om svaret är nej bör du tacka nej till mötet.

Behöver du ändå informationen från mötet ifråga kan du:

– Be personen som håller i mötet om att få titta på dagordningen så att du kan ge eventuella synpunkter.
– Be någon annan medarbetare från avdelningen att delta på mötet och kommunicera era åsikter.
– Be att få en kopia på presentationen och/eller mötesprotokollet.

Känner du fortfarande en viss skuld av att tacka nej kan du ställa dig själv frågan: ”Om jag var sjuk, skulle mötet behöva bokas om till en annan dag?” Är svaret nej behöver du sannolikt inte delta.

2. Följ god mötesetikett

Be dina kollegor och närmaste chefer att följa god mötesetikett, och försök att följa den själv:

– Boka inte in möten för att informera om saker som kan kommuniceras via e-post. Använd bara möten för att diskutera olika frågor och fatta gemensamma beslut.

– Skicka ut en dagordning i god tid i förväg, gärna i samband med inbjudan, för att underlätta för de inbjudna att avgöra om de behöver vara med eller inte.

– Låt någon föra ordentliga anteckningar under mötet så att de som valt att inte delta också kan ta del av vad som sades.

3. Korta ner mötestiden
Bokar du och dina kollegor automatiskt in möten som är en eller flera timmar långa utan att reflektera över varför? Då är det dags att omprogrammera hjärnan. Kanske räcker det med en halvtimme eller till och med en kvart, om ni är effektiva? Sträva alltid efter att försöka avsluta mötet tidigare än planerat. Handlar mötet ifråga om något som enkelt kan lösas med ett telefonsamtal eller ett e-postmeddelande så gå den vägen först innan du gör något annat.