4 tips när arbetsbördan är tung

Mycket att göra? Se till att ta kontroll över stressen. Tidsexperten Julie Morgenstern har tagit en fram en strategi i fyra steg som kan hjälpa dig och dina medarbetare när arbetsbördan är tung. Här är hennes tips:

1. Skriv ner det.
Skriv ner det i din smartphone, kalender, anteckningsbok eller någon annanstans. Hitta en metod som fungerar för dig. Då har du något att referera till när du blir osäker på vad det är du ska göra härnäst.

2. Gör en tidsuppskattning.
När du väl har gjort en att göra-lista, gör även en ungefärlig tidsuppskattning av hur lång tid arbetsuppgifterna kommer att ta. För att få mer exakta uppskattningar kan du även bryta ner stora projekt i mindre delar.

3. Bestäm dig.
Ibland är det helt enkelt omöjligt att bocka av hela listan på en enda dag – eller till och med på en hel vecka. Är listan väldigt lång så gör en prioritetsordning. Bestäm dig för vilka arbetsuppgifter som kan:
1. Tas bort helt och hållet,
2. skjutas upp till ett senare eller mer lämpligt tillfälle.
3. minskas ner genom att hitta ett sätt som förenklar utförandet eller får uppgiften gjord snabbare,
4. delegeras till någon annan.

För de arbetsuppgifter du bestämmer du för att göra själv bör du även sätta upp en dag och tidpunkt för när du tänker utföra dem, för att de inte ska falla mellan stolarna.

4. Utför planen.
Även den mest noggranna och genomtänkta planen är oanvändbar om den inte också implementeras. När du väl vet vad du ska göra och i vilken ordning, se till att eliminera distraherande moment och få sakerna gjorda enligt den plan eller lista du formulerat. En bra idé kan vara att se över listan redan dagen innan arbetsuppgiften ska utföras, då har du ett mer objektivt perspektiv än om du tittar på listan samma dag. Avsluta varje arbetsdag med att planera för morgondagen plus två dagar till.