Osäkerhet och komplexitet ökar risk. Outsourcingleverantör är helt på det klara med detta och vet dessutom att osäkerhet och komplexitet ofta leder till mer arbete och därmed högre kostnader. Ju mer risk du pressar ur din organisations verksamhetsstöd – desto mer kan du pressa dina outsourcingkostnader.
Här är fem enkla saker som du som kund kan göra för att minska risk och därmed även kostnader för ert outsourcade verksamhetsstöd:
Köp alltid standardlösningar när du kan.
Varje gång du köper något som utvecklas specifikt för din organisation, så ökar du risken att lösningen kommer att dra mer resurser än vad du räknat med, kanske både i fråga om leveransen och finansieringen. Standardlösningar köps tvärtom oftast från en tydlig prislista. Innan du ger dig in i en mer omfattande outsourcingaffär – investera tid i att verkligen kartlägga vilka behov er organisation har och leta efter standardlösningar. Om det inte finns några sådana – försök att värdera hur mycket det är värt för er organisation att ha en skräddarsydd lösning, och kontrollera hur stor skillnaden är jämfört med en standardlösning.
Följ en tydlig process.
Att vara tydlig och skapa förtroende för processen minskar osäkerheten hos den person som ska prissätta de tjänster du vill ha. Var precis och konsekvent när du kommunicerar med dina potentiella leverantörer om den ”Request for Proposal” som du engagerar dem i. Det är också viktigt att du lär dig och stöder dina potentiella leverantörers due diligence-processer.
Beskriv vad du vill uppnå…
…och låt leverantörerna bekymra sig över hur det ska gå till. Detta tar bort onödig komplexitet och ger också leverantören möjlighet att hitta skalfördelar i lösningen, om den kan delas även med andra organisationer.
Skapa en tydlig bild av organisationens affärsbehov.
Många IT-organisationer förstår inte riktigt vilka affärsbehov som de outsourcade lösningarna måste serva. De tenderar därför att ofta mäta IT-behovet uttryckt i hur många enheter organisationen har – antal datorer, servrar, etc – snarare än efter hur mycket verksamhetsstöd som faktiskt används. Om man på grund av detta under resans gång så att säga måste ändra kravspecifikationen till outsourcingleverantören så skapar man en stor osäkerhet, vilket innebär ökad risk som kan leda till högre pris. Så lägg ned tid på att verkligen ta reda på hur mycket IT-resurser som används – kartlägg hur många enheter och portar som används, hur mycket lagringsutrymme som används och så vidare. Ta sedan din analys och visa den för verksamheten och be dem bedöma om detta är de resurser de verkligen behöver – nu och framöver.’
Sikta på att få de alla bästa IT-proffsen till ditt ”team”.
Alla organisationer har en grupp medarbetare som är snäppet bättre än alla andra. Det är dessa du ska försöka få till ditt projekt, för det är de verkligt duktiga och erfarna medarbetarna som har erfarenhet och självförtroende nog att kunna leverera den överenskomna lösningen – med avtalad kvalitet och till det pris som man kommit överens om. Men de här medarbetarna vill alla ha. Tänk på det när du väljer leverantör – se till att din affär blir viktig för dem. Då kan du få de allra bästa medarbetarna till ditt ”team”. Men du får dem bara om du ber om det.
Om skribenten: Anders Snihs är director hos ISG och ansvarig för benchmarkingtjänster på den nordiska marknaden. Han är även expertkrönikör hos CFOworld inom it-management och molnlösningar.
