5 outsourcing-tips: Så undviker du dyra fastprisavtal

Kostnaden för it-drift sjunker stadigt. Hur smart är det då att skriva ett outsourcingavtal på 8 år – till fast pris? Inte särskilt. De stora kundföretagen har därför blivit allt duktigare på att bygga in så kallade ”benchmarking-klausuler” i sina avtal. Så här gör storföretagen – och så kan du också göra.

Benchmarking av outsourcing ska spegla kostnaden, och för all del även kvaliteten, för outsourcing givet gällande marknadspris. Detta implicerar ett par saker: bland annat att man måste göra benchmarkingen ofta. Just på grund av detta får den heller inte ta för lång tid att genomföra.

Här är fem tips på saker att tänka på när man utformar en vettig benchmarkingpolicy i ett outsourcingavtal.

Ha en realistisk periodicitet.
För tjänster som inte varierar kraftigt i pris räcker det att benchmarka vartannat eller vart tredje år. För andra tjänster, som nätverk och lagring, bör man benchmarka en gång om året. Därigenom kan man vara säker på att kostnaden för benchmarkingen kommer att uppvägas av prisjusteringen av tjänsten.

Välj rätt målpris.
Ni lade ned mycket möda och tid på att få bästa möjliga pris när kontraktet en gång förhandlades. Efter två, tre år med generella prissänkningar på marknaden är sannolikheten stor att ert pris då ligger runt genomsnittet på marknaden. En benchmarkingklausul som hänvisar till marknadens genomsnitt kommer därför att vara av litet värde för er. Mitt tips är att sikta på den bästa kvartilen, alltså att se till att priserna hamnar bland de 25 procent bästa på marknaden.

Sätt hårda datum för benchmarks.
Om du sätter ett fast datum för när prisjusteringar ska ske, så finns det ingen poäng för leverantören att försöka förhala processen. Klausulen ska skrivas så att även om man fortsätter betala det ”gamla” priset tills benchmarkingen är klar, så ska detta justeras retroaktivt på följande fakturering.

Kom överens med leverantören om vilka benchmarkingleverantörer som kan väljas.
En relativt kort lista gör valet lättare. Tänk på att stora outsourcingleverantörer utsätts för kanske flera hundra benchmarkingprocesser varje år, från kunder över hela världen. De lär sig därmed också vilka benchmarkingföretag som ”gynnar” respektive ”missgynnar” deras tjänster och prisnivåer vid en viss tid.

Låt resultatet av benchmarkingen gälla.
Det finns ingen poäng med att spendera tid och resurser på en benchmarkingprocess om man inte i avtalet tydligt har skrivit in att de priser som kommer fram i processen ska gälla.

Regelbunden benchmarking säkerställer att du får valuta för pengarna över tid och inte bara när du skriver ditt avtal. Många vanliga tjänsteområden inom outsourcing kännetecknas av stadigt sjunkande kostnader, ibland med 15-20 procent per år.

Om man skriver ett fastprisavtal på åtta år för ett sådant område, utan att kunna genomföra regelbundna benchmarks med tillhörande prisjusteringspunkter säger det sig självt att outsourcing kan bli riktigt, riktigt dyrt. Så behöver det inte vara.

Om skribenten: Anders Snihs är director på ISG och därmed ansvarig för benchmarkingtjänster på den nordiska marknaden. Anders är civilingenjör teknisk fysik från Uppsala tekniska högskola och har tidigare i sin karriär haft ledande poster på bland annat Gartner och Compass.