5 tips – bli en bättre förhandlare

Som i många andra sammanhang är förberedelserna viktiga om du vill maximera möjligheterna att landa en avtalsförhandling med ett positivt resultat.

Här är fem tips på hur du bör förbereda dig inför en avtalsförhandling:

1. Känn din motpart

Innan du sätter dig ner i förhandlingen, försök identifiera vad din motpart vill uppnå. Det är nyckel till en framgång. Förstår du din motparts mål så kan du lättare hitta ert gemensamma intresse, vilket är grunden för en lyckad överenskommelse. Med dagens transparenta samhälle är det lätt att få fram information om din motpart.

Vad har de för verksamhet och strategi? Hur ser organisationen ut? Vem sitter på nyckelpositioner? Hur är deras finansiella ställning? Med ett par Google-sökningar kan du få en ganska klar bild över din motpart.

Analysera även vad det är för typ av företag du har på andra sidan. Detta kan ha stor inverkan på hur förhandlingen kommer att föras och hur avtal kommer att slutas. Är det till exempel ett familjeägt företag så har representanten knappast mandat, såvida du inte förhandlar direkt med familjens företrädare. Är det ett multinationellt företag är din motpart sannolikt också en mellanman som måste eskalera kontroversiella frågor upp i hierarkin.

I en sådan situation kan det vara fördelaktigt att gå tillväga på samma sätt själv. Det vill säga att kunna hänvisa till nästa nivå för slutligt godkännande, till exempel din vd eller styrelse. Det finns nämligen risk att din motpart kommer tillbaka efter ni har skakat hand och försöker förhandla om några positioner med hänvisning till att han eller hon inte fick godkännande från nästa nivå.

Fråga därför tidigt vad din motpart har för förhandlingsmandat.

Nästa fråga är vad din motpart har för förhandlingskultur. Det kan bero på typen av företag och bransch, men också på kulturella skillnader. Det finns många exempel på att kulturskillnader lett till frustration och att man kanske inte nått fram till önskat mål.

  •  I Sverige för man ofta en lösningsinriktad, icke-konfrontativ förhandling. I de flesta andra länder är det dock acceptabelt att bli rejält osams innan man kommer överens. Har man inte varit osams minst en gång under förhandlingen vet man ju inte var gränsen går! Det är helt enkelt en del av förhandlingsspelet och inte något personligt.
  • I Sverige lägger man sig ofta rätt nära sitt förväntade förhandlingsresultat i sitt första utspel med tanken att förhandlingen därmed ska gå snabbt. I många andra länder förväntas man däremot börja från en ytterlighetsposition och förhandla steg för steg in mot mitten, vilket för oss kan upplevas som en tidsödande och onödig process. Öppnar man upp en sådan förhandling med ett ”färdigförhandlat” kompromissförslag kommer man tyvärr ha svårt att komma överens eftersom motparten felaktigt uppfattar att det finns en betydande förhandlingsmån.
  • Ibland försöker man först locka ut motparten med ett utspel. När motpartens förhandlingsposition är röjd är det lättare att själv komma med ett förslag. Det gäller inte minst i Kina och andra asiatiska länder, där man kan lockas att lägga fram ett, två eller tre förslag innan man får något konkret tillbaka. Att det kan vara svårt att få tillbaka ett omedelbart tillbakaspel är något som många svenskar har upplevt i förhandlingar med bland annat japanska företag. Man upplever att det man sagt vid förhandlingsbordet uppfattats som positivt på andra sidan och när man sedan får ett tillbakaspel några veckor senare står man fortfarande långt ifrån varandra. I dessa typer av förhandlingar gäller det att se till att man har gott om tid. Japaner gillar över huvud taget inte att stressa fram avtal, de vill bygga relationer över tid. Samma tendenser finns även i arabländerna där det signerade avtalet inte nödvändigtvis är målet för dem, utan den pågående relationen i form av avtalsdiskussioner – i åratal! – något som förstås också kan missbrukas.
  • En annan frustration som många svenska förhandlare upplevt är att motparten öppnar upp positioner som man upplever redan är överenskomna. I Sverige uppfattas det som näst intill omoraliskt, men i många länder (och man behöver inte gå så långt över angränsande sund) är det helt acceptabelt justera sina positioner så länge förhandlingen pågår. Det gäller även Japan, där relationen och någon slags ömsesidig flexibilitet är viktig.

Allt detta är givetvis generaliseringar, men rådet är att vara öppen för din motparts förhandlingskultur och att vara beredd på att överge den klassiska svenska modellen när den inte fungerar.

2. Identifiera dina förhandlingsmål

Innan du inleder din förhandling är det viktigt att identifiera vad du vill uppnå och vad som inte är förhandlingsbart. Sätt upp tydliga, objektiva och mätbara mål, även var så kallade deal-breakers finns. Gör du inte det kommer din motpart att vara den som driver förhandlingen mot sina mål.
Är du en ensam företagare är det en övning du kan göra själv, men i större organisationer är det viktigt att få med samtliga de personer eller funktioner som har ett legitimt intresse i avtalet, alltså dina interna intressenter. I större företag vittnar många om att det kan vara en större utmaning att komma överens med sina interna intressenter än med din externa motpart. Om inte dina interna intressenter är med på noterna riskerar ditt avtal att försenas och i värsta fall förhindras av interna politiska skäl.
Ett gott råd brukar vara att planera för interna godkännanden i tid.

3. Gör en förhandlingsplan  

När du väl har identifierat din sidas förhandlingsmål och analyserat vad din motpart förväntas få ut av förhandlingen blir nästa steg att göra en förhandlingsplan.

Vilka tänkbara offer kan du göra för att uppnå dina mål? Vilka positioner ska du börja med? Ska du ta positionerna steg för steg eller presentera ett paket?
Det är oftast bäst att börja förhandlingen med att fokusera på dina ”must haves”, alltså de förhandlingsmål som inte är förhandlingsbara. Om du väntar med dessa till slutet av förhandlingen är det stor risk att du får nobben eller kanske skapar en låsning som leder till att förhandlingen strandar. Dessutom är det bättre att veta om din motpart accepterar dina ”must haves” tidigt i processen så slipper man ha lagt ner tid i onödan på en förhand utsiktslös förhandling.

Det kan dock vara klokt att inte presentera dina ”must haves” i fallande prioritetsordning, eftersom det ger en alltför tydlig bild av vad du vill uppnå. Det kan utnyttjas mot dig i förhandlingen.

Glöm inte att garantier och ansvarsfrågor är en del av den kommersiella bedömningen, vänta inte med dem till sist.

En annan sak att bestämma är vilken roll du ska spela. Ska du framstå som den som är helt beslutsför i alla frågor, vilket kan vara en fördel när du försöker hitta kompromisser, eller mer som en mellanman? Var beredd på att din motpart frågar dig om ditt mandat. Om du är tvungen att få avtalet godkänt av till exempel en ledningsgrupp är det i allmänhet bäst att göra klart det i början av förhandlingen.

4. Bygg en relation med din motpart

Det finns sällan skäl att vara överdrivet konfrontatorisk i en avtalsförhandling. Annat kan läget vara vid en tvist där man vill visa att man är beredd att gå hela vägen, men även i sådana fall brukar det vara mer lyckosamt att vissa sig väl förberedd och professionellt beslutsam än krigisk.
I förhandlingar som rör ett framtida samarbete har du allt på att vinna genom att bygga en relation med motparten. Det kan göra att motparten öppnar upp sig och blir lättare att läsa vilket hjälper att fastställa det gemensamma intresset. Det blir också lättare att komma över svårigheter och låsningar om ni har en positiv grundrelation. Inte minst under er framtida relation då förhandlingen är avslutad.

5. Hitta det gemensamma intresset

Det absolut viktigaste för en lyckad förhandling är att hitta det gemensamma intresset. Det kan vara något så enkelt som att den ena parten vill sälja något som den andra parten vill köpa.

Om du inte lyckas hitta en gemensam grund är det risk att förhandlingen inte leder någon vart eller att din motpart går missnöjd från förhandlingsbordet. En missnöjd motpart gagnar sällan affärer och risken är att samarbetet bryts upp i förtid.

Målet är att båda parter ska gå som vinnare från förhandlingsbordet.

Ulf Linden
About Ulf Linden 4 Articles
Ulf Lindén är CEO och co-founder på Legalworks Nordic.