6 sätt för CFO:n att få tillbaka 55 procent av sin arbetstid

Enligt en studie gjord av McKinsey ägnar den genomsnittlige CFO:n bara 45 procent av arbetstiden åt sina traditionella CFO-sysslor. Vi tipsar om hur du kan återerövra delar av de övriga 550 procenten.

Annons

Konsultbolaget McKinsey undersökte för ett tag sedan hur CFO:ns arbetssituation egentligen ser ut och hur han eller hon tillbringar arbetsveckan. Enligt studien så ägnar den genomsnittlige CFO:n bara 45 procent av arbetstiden åt sina traditionella CFO-sysslor. Resten av tiden ägnas åt strategiutveckling, digitala transformationsprojekt, investerarmöten, säkerhet och upphandling av system, med mera.

 Frågan är hur man kan överleva den här situationen. Svaret är delvis precis det som skapar den extra arbetsbördan: genom den digitala transformationen.

 Återerövra arbetstid

AI och digital transformation griper in i alla stora organisationer idag – och CFO:n är inblandad på många sätt, från att utveckla övergripande strategier till att välja ut och sponsra enskilda projekt. Det kan lätt bli så att digitaliseringen av just CFO-office blir lidande på kuppen. Digitala projekt är dock ett sätt att återerövra den arbetstid som CFO:n ”lånar ut” till övriga organisationen. Här är några konkreta tips:

  1. Välkomna robotar. Även om det kan verka litet futtigt kan en robot som stansar in uppgifter i ett system eller flyttar data från ett system till ett annat, kan roboten jobba dygnet runt och den är aldrig sjuk. Roboten kommer aldrig att bli ett permanent inslag på kontoret, men på kort sikt är den guld värd. En robot kan lätt byta arbetsuppgift, och ställas om, till skillnad från mer avancerade integrationer och API:er, som skapar väldigt strömlinjeformade arbetssätt, men som är krångliga och tidskrävande att implementera.
  2. Skaffa digitala assistenter för att minska inkommande trafik till CFO-office. En smart kognitiv och konverserande agent, som exempelvis IPsofts Amelia, avlastar organisationen och skapar dessutom bättre relationer med personal på andra håll i organisationen. Kognitiva agenter kan inte bara svara på frågor – de kan lösa problem och leverera resultat. De skulle kunna ge ge beslutsfattare direkt tillgång till information. En ekonomichef kan ha ett ”samtal” med sitt ERP-system med hjälp av en digital assistent för att få ett omedelbart svar utan att behöva öppna en instrumentpanel eller gräva i en databas. Eller ta upp din tid.
  3. Satsa på analys. Det finns analys av många olika slag. Analys kan användas för att hantera risker, sätta priser, identifiera dåliga produkter (eller dåliga säljare) samt för att minska risken för bedrägerier och andra brott. CFO-office ägnar enligt McKinsey redan mycket tid åt cybersäkerhet. Ju bättre analys man har – desto längre in i framtiden kan man se. Ta kontroll över riskleverantörer och kunder i ett tidigt skede med automatiserad bevakning. Monitorera transaktioner för att få hjälper att hitta kapital- och effektivitetsvinster. Idag finns verktygen för att få analyser ner till varje enskild transaktion.
  4. Automatisera processer. Man kan automatisera mycket mer än man tror. Ta en sådan knölig uppgift som att hantera inbetalningar av fel belopp, med fel fakturanummer, eller andra avvikelser. Ett intelligent system skulle kunna hjälpa till att effektivisera processen genom att föreslå fakturor i realtid som kan matcha det betalda beloppet och automatiskt rensa bort irrelevanta betalningar och automatiskt initiera en kunddialog. Det finns också enkla smarta tjänster, som automatiserar hanteringen av inkommande fakturor, så att man effektivt och automatiskt kan stoppa ”läckage” av bolagets pengar till bedragare, entiteter utan F-skattsedel och andra tveksamma betalningsmottagare. Utläggsredovisningar och reseräkningar är andra områden där man kan automatisera nästan hela processen, vilket inte bara ökar säkerheten – det uppskattas också av personalen. Man kan spara mycket mer än bara tid på de här typen av system – en av Inyetts kunder kunde stoppa över 300 felaktiga utbetalningar direkt när de automatiserat processen. I nästa steg kan man också lättare få insyn i hur man förhåller sig till handel inom avtal.
  5. Låt dina leverantörer också automatisera sina processer. Genom att som köpare identifiera små fakturor och ställa krav på sina leverantörer på att samfakturera mindre belopp på få, större fakturor, kan enormt mycket tid sparas.
  6. Skaffa AI-kompetens. Det finns fler AI-projekt som misslyckats än det finns sådana som skapat stora värden och det kan vara svårt att veta vad som verkligen är den bästa lösningen på ett givet problem. Facebook försökte exempelvis hantera allmänna användarfrågor med en dum chattbott – vilket ledde till att 70 procent av frågorna slussades vidare till manuella medarbetare i alla fall. Uppenbarligen missbedömde man situationen och trodde att man adresserade ett optimeringsproblem. Man ska inte heller underskatta kraften i AI, exempelvis Machine Learning. Skalbarheten i den här typen av system, som själva lär sig mer och mer automatiskt, är otrolig. Arbetar man i ett centralt CFO-office kan man nästan bara genom att trycka på en knapp distribuera best practice, goda råd och operativt stöd till ekonomiavdelningar, marknadsmänniskor, säljare och produktutvecklare över hela världen. Men det kräver också kunskap om beräkningsbarhet, tillgång till och kostnad för beräkningar/lagring/distribution och en massa andra tekniska frågor. Skaffa expertis!

Regulatoriskt okej

Ett sista tips hamnar litet utanför de fem här ovan, men är inte mindre viktigt: se till att du skaffar teknik som är regulatoriskt okej. Det handlar dels om transparens, dels om integritet. Det nya GDPR-regelverket som införs nu i vår kräver att du kan ta bort en kunds identitet från dina system – om kunden så önskar. Vad som kanske inte är lika känt är att du också kan behöva visa myndigheter som penningtvättspoliser hur en transaktionskedja ser ut i detalj. Och om du förvaltar andras pengar, exempelvis pensionsavsättningar för personalen, så kan du behöva visa vad som låg bakom ett visst investeringsbeslut.