Affärssystemen blir mobila

Annons

Under de senaste åren har den mobila marknaden haft en stadig tillväxt, men det är först under den senaste tiden som marknaden tagit fart. Efterfrågan har blivit tydligare, det har kommit nya produkter, nya tillämpningar och det mobila användandet har också ökat. Utvecklingen är bara i början, mobila tjänster och telekomtjänster är de segment inom ITK-sektorn som kommer ha den högsta tillväxten under de kommande åren.

I många företag och organisationer finns ett antal personer som inte har något egentligt behov av en fysisk arbetsplats. Det kan till exempel bero på att de är säljare eller konsulter som i huvudsak är ute hos kund eller av andra anledningar inte är på kontoret regelbundet.

Ofta kan arbete på fältet generera en betydande del internt arbete i form av registrering av utförda arbeten och att ta del av nya arbetsorder. Dessutom genereras ofta en stor del ytterligare arbete för någon annan inom företaget som till exempel rekvirerar nytt materiel, skriver felanmälningar och kommunicerar med andra avdelningar.

Mobilitet är viktigt i professionella sammanhang i många olika yrkesroller. Hemtjänst och sjukvård kan sköta journaler direkt hos patienter, vilket minskar kostnaderna för administration. I byggbranschen finns det behov av att produktionsledningen stöttas på fältet. Det innebär att de inte behöver åka in till kontoret för att göra beställningar, koordinera
underentreprenörer eller diskutera förändringar med arkitekter och konstruktörer.

Skanska har testat hur de på bästa sätt ska arbeta mobilt. Bland annat gjorde de ett testprojekt i samband med att ett köpcentrum byggdes om. Resultatet visade på behovet av att förstå och kunna de krav den mobila arbetsplatsen ställer på mobila lösningar, eftersom den skiljer sig från en kontorsarbetsplats. Genom att gå igenom hur processerna ser ut och vad som tar tid kan resorna minskas betydligt, liksom tidsåtgången för varje arbetsinsats.

Arbetsflödet kan minskas om man går igenom processen med beställning, åtagande, genomförande, tidrapportering och fakturering, samt tar stöd av digitalisering och utnyttjande av dataterminaler eller mobiltelefoner för registrering och kommunikation.

Detta uppskattas speciellt av personal som måste redovisa sin tid för olika konton eller uppdragsgivare. Dessutom får företaget bättre översikt och kontroll, både om den egna personalen utför arbetet eller om det utförs av en entreprenör. Det är viktigt att förankra
detta hos personalen, eftersom effektivisering påverkar den enskilda personens handlingsfrihet. En teknisk lösning kan lätt uppfattas som ett misstroende.

Genom att utnyttja lösningar för digitala formulär som är kopplade till affärssystemen, exempelvis via handdatorer, kan information spridas snabbare till kunderna och därmed leda till en snabbare fakturering. Dessutom minskar behovet av telefonsamtal eller resor fram och tillbaka mellan kontor och kund. I många företag har personalen ofta redan en mobiltelefon och/eller dator. Genom att utnyttja lösningar för mobila arbetsorder kan företag som har personal ute på fältet skapa ett effektivare arbetssätt som hanteras via befintliga enheter.

Ett ärende registreras av kund, administratör eller fältpersonal och tilldelas därefter den person på fältet som är bäst lämpad. Arbetsordern sedan kan bekräftas, rapporteras och dokumenteras direkt via mobil eller dator på fältet. Ärendet kan direkt följas upp internt och fakturaunderlag skapas. Kontrollen ökar och den administrativa belastningen minskar med hjälp av mobila arbetsorder. Dessutom sparas både tid, pengar och miljö. De lösningar som finns idag är billiga och kräver inte heller mobiltäckning för att de ska fungera och de underlättar möjligheterna att kunna följa när ärendet utförs och dessutom minskar risken att ärenden tappas bort.

I Göteborg utnyttjar trafikkontoret mobila arbetsorder bland annat i samband med lampbyten i gatubelysning. Underentreprenörernas bilar är försedda med handdatorer som har access till en central databas med all information för att kunna genomföra byten och reparationer av gatubelysningen. Fältpersonalen får arbetsorder via handdatorn och åker direkt till den felanmälda gatubelysningen. I samband med att de ska genomföra lampbytet eller reparationen skickar de ett sms som bryter strömmen till den aktuella gatubelysningen. När åtgärden är utförd skickas ett nytt sms för att slå på strömförsörjningen igen.

Kostnaden för standardiserade ärendehanteringslösningar är så pass billiga att om en timmes arbetstid per månad och medarbetare sparas in, så är investeringen lönsam. Besparingen är dock generellt sett betydligt mer lönsam än så. Ser man bara till utförarens tid
när det gäller kontroller och planering av arbetsdagen, att rapportera tid, materialuttag och behov, så kan besparingen bli upp till ungefär 30 procent. Men om man inte får med sig personalen kan besparingen bli mindre eller till och med obefintlig.

Utöver detta går det att uppnå betydande besparingar i tid för arbetsledare och administratörer. Dessutom är det positivt för den anställde eftersom de inte alltid behöver åka till kontoret, utan kan börja sin arbetsdag ute på fältet. För att effekten ska bli verklig för administrationen är det viktigt att systemen lätt kan integreras med företagets ekonomisystem. Användningen av mobila affärssystemslösningar kräver emellertid att personalen har rätt utbildning och kunskap i användning av systemen. De flesta system är enkla och snabba att implementera, medan andra kräver utbildning