Affärssystemet – hot eller möjlighet?

Annons

Det är få saker inom ett företag som väcker så mycket känslor som när man börjar diskutera affärssystemet. Nästan alla organisationer, såväl inom privat som offentlig verksamhet, har någon gång kämpat sig igenom ett systembyte och de problem och utmaningar som ofta drabbar dessa projekt. Till slut kommer dock de flesta projekt i mål, men med en ganska stukad och trött organisation. Och inte sällan summeras erfarenheterna i slutsatsen ”Aldrig mer!” av de som medverkat.

Behöver det verkligen vara så här? Är det alltid dömt att misslyckas, eller finns det någon medicin som gör att man kan förebygga problemen och istället få ett kontrollerat och framgångsrikt införande?

Jag föreläser ofta på högskolor och universitet och tar då gärna upp den vardag vi upplever ute hos företagen och de bekymmer som uppkommer i samband med byte av affärssystem. Studenterna har svårt att förstå att detta kan vara ett återkommande problem och de undrar varför det inte sker någon bättring inom detta område. Och visst kan man förstå studenternas frågor. Varför ska det vara så svårt att implementera ett affärssystem när vi kapacitet att utveckla intelligenta robotar och flyga till månen? Det verkar inte logiskt.

Det finns inga enkla svar på dessa frågor. Om det hade varit enkelt hade problemen varit lösta för länge sedan och alla företag hade varit nöjda med sina affärssystem. Nu är dock situationen inte sådan.

För att börja nysta upp problemet måste man inledningsvis utgå från motivet till varför företaget har fattat beslut om att byta affärssystem. Även om det låter helt vansinnigt, så kan jag konstatera att fyra av fem företag saknar ett bättre motiv än att det tidigare systemet var ”gammalt” och man behövde något ”nytt”. Varje normalbegåvad person inser vid eftertanke att detta givetvis inte är en tillräckligt stark grund till en investering som ofta kostar åtskilliga miljoner kronor. Ändå sker det gång på gång.

Om man gräver vidare får man dock ofta fram att det faktiskt fanns en ganska lång lista på konkreta behov som låg till grund för investeringen. I de flesta fall har dessa behov omvandlats till en kravspecifikation som använts vid upphandlingen och vid valet av affärssystem. Trots detta har införandet varit en katastrof och kunden upplever att systemet inte alls motsvarade ställda förväntningar.

Ofta lägger kunden skulden på leverantören genom att hävda att systemet hade större brister än vad som framkommit under upphandlingen samt att leverantören misslyckats med att planera och genomföra implementeringen. Lika ofta hävdar leverantören att kunden inte frigjort resurser i tillräcklig omfattning samt att kunden under installationen krävt ändringar och tillägg utöver vad som avtalats. Således står ord mot ord.

Sanningen är oftast att båda parter har rätt, och att det går att klarlägga ett stort antal brister i båda parters agerande såväl inför som under implementeringen. Det är dock intressant att konstatera att trots många identifierade brister under projektet är det faktiskt väldigt få problem som egentligen kan återkopplas till funktionella brister i det aktuella affärssystemet. Istället handlar det om den klassiska devisen att ”en blind leder en blind”.

Med det menar jag att ingen av parterna faktiskt förstår riktigt vad som förväntas av systembytet. Leverantören tror sig förstå kundens behov och kunden tror sig förstå hur leverantören avser att lösa behoven. När röken skingrat sig visar det sig att ingen av parterna hade tillräcklig förståelse. Man hade grundat hela installationen på felaktiga antaganden.

Det grundläggande problemet är att de förväntningar som fanns hos kunden inte framgår av det kravunderlag som använts under upphandlingen. Kravunderlaget visar de funktioner som ska finnas i systemet, men dessa funktioner speglar inte de förbättringar som ska genomföras av verksamheten. Och leverantören har enbart kravunderlaget som underlag för sitt åtagande. Således har parterna tecknat avtal baserat på en karta som inte visar vägen till målet.

Utifrån denna situation kan resultatet bara bli negativt. Hur mycket jobb och slit som leverantören bidrar med så kommer kunden aldrig att bli nöjd.

Det behöver dock inte vara på detta sätt, och det finns stora möjligheter för kunden att genomföra ett systembyte med ett lyckat resultat. Om kunden kan förklara vilka förbättringar i verksamheten som förväntas, och även kan förklara på vilket sätt affärssystemet ska bidra för att uppnå dessa förbättringar så skapar man en gemensam grund till vad som ska ske. Därmed kan man också föra en dialog om hur detta ska uppnås. Att utgå från ett kravunderlag är det sämsta sättet att skapa affärsnytta.

Dagens affärssystem är exceptionellt funktionsrika och även flexibla. Med rätt underlag och rätt inställning från såväl kund som leverantör går det att åstadkomma en installation som skapar stora möjligheter till att effektivisera verksamheten. Det finns dock inga genvägar och det går inte att genomföra en standardinstallation och tro att det leder till förbättring. Istället är risken då stor att man tvärtom låser fast organisationen i arbetsflöden som hindrar effektivisering.

Affärssystemet är en möjlighet till att skapa stor affärsnytta men det kräver att man förbereder sin upphandling och sitt införande på rätt sätt. Att lyckas med ett bra längdhopp kräver både ansats samt en bra plankträff. Om man vare sig har rätt ansats eller vet var plankan finns så blir det ingen längd alls på hoppet.

Svårare än så är det inte, det handlar som sunt förnuft.