Är du en smart lokalhyresgäst?

Som lokalhyresgäst finns det många saker att tänka på och situationer att hantera. För att ditt företag ska kunna maximera nyttjandet av lokalen bör du vara aktiv! Nedan går jag igenom några saker du bör tänka på vid denna hantering och ger konkreta tips på besparingsmöjligheter.

Varför ska vi säga upp vårt hyresavtal? Lokalhyresavtalet innebär oftast ett stort ekonomiskt åtagande för ett företag. Samtidigt är hanteringen av hyresavtal enligt min erfarenhet ofta en nedprioriterad fråga som någon inte alltid har ett uttalat ansvar för. Genom att vara proaktiv och någorlunda insatt i grundläggande regler i hyreslagen kan ditt företag både uppnå besparingar och få nöjdare medarbetare.

Utvärdera först situationen

December månad är en månad då många lokalhyresavtal är möjliga att säga upp för ett avslut den sista september nästkommande år. Avtalen kan sägas upp antingen för avflytt eller för villkorsändring. För att kunna ta ställning till huruvida det kan vara läge att säga upp avtalet – utvärdera först er situation. Betalar ni en marknadsmässig hyra och möter lokalen fortfarande verksamhetens behov? Är ni nöjda med lokalen eller finns det vissa brister som ni vill åtgärda? Har antalet medarbetare ökat eller kommer antalet öka inom de närmsta åren och få till följd att lokalen kommer att blir en storlek för liten? Beroende på svaren på frågor ovan kan det vara läge att säga upp lokalen för avflytt och hitta ett bättre alternativ, både kostnads­mässigt och behovsmässigt. Alternativt säger ni upp hyresavtalet för villkorsändring, förhandlar med hyresvärden och hoppas på en bättre ekonomisk och juridisk överens­kommelse än den ni har i dag. Ni kanske även kan ta tillfället i akt att förhandla er till investeringsbidrag eller liknande för att kunna göra olika typer av förbättringar i lokalen.

Hyresvärden är den part som har det kunskapsmässiga övertaget och ni bör därför veta vilka rättigheter och möjligheter ni har som lokalhyresgäst. Är ni nöjda med er befintliga lokal – på goda och utvärderade grunder – ja, då kanske ni kan avvakta, åtminstone en avtalsperiod till.

Uppsägning för avflytt eller villkorsändring?

Det är viktigt att först noggrant analysera er situation och vad ni vill uppnå med en eventuell uppsägning av hyresavtalet. Än viktigare är att ha koll på när i tiden en uppsägning faktiskt kan genomföras. En uppsägning för avflytt genomförd av hyresgästen leder till att hyresavtalet upphör vid hyrestidens slut. Om ni som hyresgäst väljer detta alternativ bör ni vara säkra på att verksamheten kan och ska flytta från lokalen när avtalstiden är slut. Om ni där­emot säger upp hyresavtalet för villkors­ändring kan ni utnyttja uppsägningstiden till att förhandla med hyresvärden för att se om ni kan få en bättre överenskommelse såsom exempelvis lägre hyra, rabatter eller liknande. Parallellt med detta kan ni påbörja en sökning efter en ny lokal och se vilka alternativ som finns på marknaden.
Observera dock att en uppsägning för villkorsändring alltid måste hänskjutas till hyresnämnden senast två månader från uppsägningen, annars blir uppsägningen ogiltig. Det heter att man ”hänskjuter tvisten” eller ”ansöker om medling” till/hos hyresnämnden. När man gör detta säker­ställer man även att man bibehåller det indirekta besittningsskyddet enligt hyreslagen. Det indirekta besittningsskyddet innebär i korthet att hyres­gästen har möjlighet få ersättning från hyresvärden om hyresförhållandet inte förlängs och att hyresgästen har möjlighet att vända sig till hyresnämnden i olika frågor, såsom exempelvis begära uppskov med avflytt.

Vid osäkerhet om vilken väg företaget ska gå bör ni alltid säga upp hyresavtalet för villkorsändring. Då kan ni också när som helst under uppsägningstiden dra tillbaka uppsägningen.

Viktig formalia rörande hyresgästens uppsägning

Reglerna i hyreslagen, om uppsägning och delgivning av uppsägning i lokalhyresför­hållanden, är formella och svåröverskådliga och leder inte sällan till tvister mellan hyresvärd och hyresgäst. Som hyresgäst är reglerna dock något lättare. Detta beror på att hyreslagen är en så kallad skyddslagstiftning till förmån för hyresgästen. Därför finns det även ett antal regler som är tvingande till hyresgästens förmån. Dessa regler gäller alltså trots vad som har avtalats i hyresavtalet.

Även om reglerna är mer förlåtande för hyresgästen bör man ta reda på hur man går tillväga vid uppsägningsförfarandet och inte gå vilse. Annars riskerar man att uppsägningen blir ogiltig och att företaget är fast i ett potentiellt alldeles för kostsamt hyresavtal i ytterligare en avtalsperiod, trots att detta inte är önskvärt.

Först av allt, ta reda på hur lång er uppsägningstid är. Det absolut vanligaste i kommersiella hyresavtal är att uppsägningstiden är nio månader, men den kan både vara kortare och längre, beroende på hyresförhållandets längd. Något som sedan gäller för båda typer av uppsägningar är att de enligt huvud­regeln ska vara skriftliga. Uppsägningen ska till­ställas den som är motpart i hyresavtalet, det vill säga hyresvärden.

Skriftlig uppsägning

Enligt huvudregeln ska en skriftlig upp­sägning vidare delges den som söks för ­uppsägning. Delgivningsreglerna kan även de vara svåra att tyda. En hyresgäst som vill säga upp avtalet kan dock alltid tillämpa det förenklade förfarandet med re­kommenderat brev. En uppsägning genom re­kommenderat brev är fullbordad i och med att det ­re­komm­enderade brevet är inlämnat på posten. Eftersom den som hävdar att en uppsägning har skett är bevisskyldig för sitt påstående är det viktigt att spara kvittot från posten när ni postar uppsägningen med rekommenderat brev. Uppsägningen är giltig även om det ­rekommenderade brevet ­kommer tillbaka outlöst, vilket händer ibland.

Om hyresvärden säger upp ert hyresavtal, var noga med att granska uppsägningen! Det finns flera omständigheter och avsaknad av formella krav som kan göra att uppsägningen är ogiltig. Ta hjälp av en jurist om ni känner er osäkra.

Ett exempel på ett ärende om en ogiltig uppsägning från en hyresvärd, som jag drev under min tid som anställd konsult, gällde en uppsägning av en klädbutik i centrala Stockholm. Utöver att det fanns vissa frågetecken kring hyresvärdens delgivning av uppsägningen och om den hade skett i rätt tid, hade hyresvärden missat att scanna varannan sida i det nya avtalsförslag som följde med uppsägningen. En inte alltför ovanlig miss när man scannar ett dokument med text på båda sidor. Eftersom samtliga förändrade avtalsvillkor ska framgå av en uppsägning för villkorsändring innebar detta att uppsägningen var ogiltig. Hyresgästen fick sitta kvar i sin lokal i ytterligare tre år i stället för att behöva flytta efter ett år, vilket i detta fall var mycket positivt för hyresgästens verksamhet.

Besparingsmöjligheter – tre enkla tips

Anledningen till att man säger upp sitt lokalhyresavtal är oftast att man vill uppnå ekonomiska besparingar och/eller att hitta en mer ändamålsenlig lokal. Hyresavtalet genererar stora kostnader för företaget, kostnader som man kanske sällan ifrågasätter eller kontrollerar. Ett tips på en enkel åtgärd, särskilt om företaget har många lokalhyresavtal, är att se över samtliga hyresavtal och stämma av dem mot respektive hyresavi för att säkerställa att inga feldebiteringar görs av hyresvärden. Inte alltför sällan finns det avvikelser mellan det parterna faktiskt har avtalat och det företaget debiteras, exempelvis vad gäller felaktigt debiterad fastighetsskatt eller felräknad indexuppräkning. Feldebiteringar kan återkrävas från hyresvärden upp till två år efter att hyresförhållandet har upphört. Var aktiv som hyresgäst!

Hyresvärden ska vidare tillhandahålla lokalen i avtalat skick under hela hyresförhållandet. I det fall en brist eller störning uppstår, kan hyresgästen ha rätt till såväl skadestånd som skälig nedsättning av hyra, samt, i det fall bristen är av väsentlig betydelse för hyresgästen, rätt att i vissa fall säga upp hyresavtalet för omedelbart upphörande. En brist i en lokal uppstår när lokalen inte längre är i det skick som hyresgästen kan förvänta sig och som parterna har avtalat om. Exempel på brister i en lokal vattenläckage eller dylikt, som medför att en viss yta blir obrukbar, bullerljud, dålig ventilation och lukter som medför störningar för hyresgästens verksamhet. Bristen ska innebära så kallade hinder eller men i nyttjanderätten av lokalen.

Förhandla i konkurrens

Var ute i god tid och förhandla i kon­kurrens. När ni har eller planerar att säga upp ert hyresavtal, scanna av marknaden och hitta minst två till tre möjliga lokal­alternativ. Detta kan ni göra även om ni har för avsikt att stanna kvar i befintlig lokal. Låt hyresvärden veta att ni tittar på andra objekt och ställ dem mot varandra. Genom att göra detta sätter ni er i en mycket bättre förhandlingsposition och kan uppnå bättre överenskommelser, både ur ett ekonomiskt och juridiskt perspektiv.

Vad ska vi tänka på vid tecknande av ett nytt hyresavtal?

Slutligen, vad bör ni som hyresgäst tänka på när ett nytt hyresavtal ska förhandlas fram? Ja, det viktigaste är just det, att förhandla! Godta inte hyresvärdens första offert, det finns garanterat ett visst förhandlingsutrymme. Ofta använder sig hyresvärden av en standardiserad blankett för detta ändamål och det är bra, men det finns fortfarande en god anledning att granska denna och sätta sig in i vad de olika kryssen och villkoren betyder.

Ett hyresavtal brukar även innehålla bilagor, såsom ritningar, särskilda be­stämmelser, gränsdragningslista och olika typer av beskrivningar av hur den nya lokalen ska utformas. Ännu viktigare är det att gå igenom och granska dessa, då de ofta även gäller före vad som står skrivet i standardblanketten och är skrivna på fri hand. Om ni kommer att investera mycket i den nya lokalen, var noga med att teckna en så lång avtalstid att ni hinner skriva av era kostnader för dessa. Var dock samtidigt noga med att inte teckna för långa avtal utan exitoptioner. Detta för det fall någon skulle hända med verksamheten som leder till att ni måste flytta igen. Mycket kan hända med en verksamhet på kort tid!