Är In-house bank eller betalfabrik något för din organisation?

Annons

Ny teknik och nya regelverk kräver att företag ser över sina finansiella-processer för att förbli konkurrenskraftiga. Vi ser organisatoriska förändringar så som uppsättning av Shared Service Centers, förändringar i treasury avdelningens ansvar och mandat och ny teknik i form av virtuella konton, scanningtjänster, in-house bank och SaaS-baserade tjänster samt standards så som CGI XML 20022 och nya regelverk. Hur skall organisationen möta dessa förändringar?

  • Är en in-house bank eller betalfabrik en del av lösningen för att uppnå den effektivitet som eftersträvas?
  • Vad ställer det för krav på organisationen att implementera en betalfabrik eller in-house bank?
  • Finns det ett business case som visar hr man kan implementera en betalfabrik eller in-house bank?

 

I denna artikel skall vi ge underlag till att utvärdera varför din organisation skall implementera en in-house bank och vad som krävs för att frågor till vänster skall kunna besvaras för din organisation.

Cash management förändras
Den förändring som vi ser har flera drivkrafter. Drivkrafterna sker både inom företagen och bankerna och drivkrafterna är externa såväl som interna.
Nya regelverk sätter press på banker och företag. Bankerna tvingas att prioritera att uppfylla regelverken istället för att utveckla nya produkter och bankernas teknologiska arv ger svårigheter i att kunna leverera vad kunderna önskar och behöver. Bankerna agerar olika i hur de försöker knyta kunderna till sig, allt från inlåsningseffekter till att finna kreativa innovativa lösningar, inom ramen för de nya förutsättningarna, för att på så sätt kunna locka nya kunder.

Finansavdelningen är under press att uppvisa ökad effektivitet. Olika nyckeltal där finansavdelningens effektivitet mäts, till exempel antal anställda på finansavdelningen i relation till omsättning, blir vanligare. För att uppnå önskade effektivitetsförbättringar ställer företagen högre krav både på sina banker, den egna organisationen och systemleverantörer. Företagen vill se högre grad av automatisering, färre it-lösningar och användarvänliga gränssnitt med liten grad av manuell bearbetning. Ökad rörlighet hos finansavdelningens personal kräver plats­oberoende med hjälp av mobila lösningar och realtidsinformation är ett grundkrav.

Förutsättningar för att implementera en in-house bank?
Komplexiteten i att implementera en in-house bank skall vare sig överskattas eller underskattas. Vad som är tydligt är att det för många organisationer kan vara en mycket lönsam investering. Treasuryavdelningens vision, strategi och policy är grundstenar i arbetet. Med detta sagt måste ledningens aktiva stöd finnas för denna typ av förändring, då det handlar mer om en förändring i arbetssätt än implementation av ett nytt systemstöd.

Företagets operationella struktur måste kunna hantera införandet av en in-house bank. Införandet av en in-house bank handlar inte bara om att automatisera och centralisera betalflöden. Delar av det arbete, som tidigare hanterats av banken, kommer nu att hanteras internt. In-house bank kväver även att någon hanterar interna avtal såsom räntor och limiter och alla andra aktiviteter.

Företagets bankarrangemang är en viktig del i införandet av en in-house bank. De valda bankernas förmåga att hantera standards så som XML20022 blir än viktigare för att kunna genomföra en enkel implementering samt att enkelt kunna byta bank. Stöd i form av virtuella konton är viktiga komponenter om man vill utföra COBO-betalningar (­collection on behalf of).

Skillnaden mellan in-house bank och payment factory 
Begreppen payment factory och in-house bank används olika av olika aktörer i marknaden. Ibland används begreppet in-house bank för att beskriva den funktion som treasury-avdelningen har i många företag. När vi talar om system kan vi dock förenklat se en betalfabrik som det system som används för att centralisera och automatisera betalströmmar och in-house bank som ett system som används för att in-sourca kontohantering från banken in till den egna organisationen. Viktigt är att in-house bank ger möjlighet till så kallade POBO-betalningar (payment on behalf of) samt att minimera interna betalningar hos banken. Med en in-house bank kan även COBO (collection on behalf of) utföras. När detta uppnåtts kan antalet externa konton minimeras.

TCB in operation

Ovan illustration beskriver hur in-house bank och betalfabriken är sammanlänkade. De olika delarna kan användas isolerat eller koordinerat som en enhet i illustrationen.

  • Cash Management – i denna funktion håller bolaget kontroll på balanser och prognostiserade kassaflöden.
  • Payments and Collections – i denna funktion hanteras betalningar och mottagna betalningar. Regelverk för betalningar som används till validering och optimering är centrala delar av processen.
  • In-house bank – här hanteras bolagens konton och alla villkor såsom internräntor, interna limiter. Externa konton ersätts med interna konton. Detta ger möjlighet till POBO (payment on behalf of) och COBO (collections on behalf of).

POBO och COBO vad är det och hur fungerar det?
Vid uppsättning är POBO- och COBO-betalningar samt eliminering av interna betalningar hos banken viktiga bitar. Jag skall därför kort förklara dessa koncept.

POBO – payments on behalf of (betalningar i annans namn): Debetkontot i den utgående betalningen ersätts med annat konto. Dotterbolaget saknar bankkonto i betalningsvalutan eller saknar bankkonto helt, utan har istället enbart konto i ­in-house bank. Moderbolagets bankkonto används som debetkonto när betalningen utförs hos banken, moderbolagets bankkonto finns även speglat i in-house bank. Dotterbolagets konto i in-house bank debiteras och moderbolaget transaktionskonto i in-house bank krediteras.

COBO – collections on behalf of (mottagna betalningar i annans namn): Dotterbolaget saknar externt konto för att ta emot betalningen. Kunden har därför instruerats att betala till moderbolagets bankkonto. När moderbolagets konto krediteras så speglas betalningen till moderbolagets konto i in-house bank. I referens informationen identifieras vilket dotterbolag betalningen tillhör, detta dotterbolags konto i in-house bank krediteras, samtidigt debiteras moderbolagets transaktionskonto i in-house bank. För COBO betalningar kan identifiering av mottagaren vara en utmaning. Att använda en bank som tillhandahåller virtuella konton (Virtual ­account management) är en effektiv lösning för detta problem. Virtuella konton är något som vi återkommer till i en framtida artikel.

Vägen till en in-house bank
Vägen mot en in-house bank är ett projekt som behöver tas i flera steg. Utvärdering av nuläget är naturligtvis avgörande för hur företaget skall ta sig an uppgiften. Det är viktigt att förstå att detta inte är ett it-projekt eller ett isolerat treasury-projekt. Treasury är dock ägare av projektet och måste vara den som leder och driver projektet. Organisationen som helhet behöver involveras, dotterbolag, it-avdelning, shared service center och legal är centrala för projektets framgång. Det kan vara svårt för den interna organisationen att driva ett projekt av denna typ utan att involvera externa resurser. Erfarenhet av liknande projekt tidigare kan vara ovärderliga. Externa konsulter ses ofta som en dyr affär, men det kan ge stora besparingar i längden då kostsamma misstag kan undvikas. Detta kan också fungera som en garant för att projektet fortgår och färdigställs så snabbt som möjligt, även om resursläget internt från tid till annan är ansträngt. Det är viktigt att understryka att varje företag är unikt. Det räcker inte att kopiera det andra gjort tidigare för att bli ”best-in-class” treasury. Företagets egna unika situation är utgångspunkten och i denna utgångspunkt och uppsatta målsättningar finns lösningen i vad företaget behöver göra.

Exempel på steg som kan ses på vägen mot en in-house bank med Straight Through Processing är:

  1. Centraliserat ägarskap av konton och kassa.
  2. Förbättrad bankstruktur och konto­struktur.
  3. Ersätta bilaterala bankkopplingar med SWIFT.
  4. Standardisering och automatisering av utgående betalflöden.
  5. Flytta interna betalningar från banken.
  6. Centralisera inkommande betalflöden.
  7. Stänga bankkonton som ersätts av interna konton i in-house bank.

Finns det ett business case?
Det är ingen tvekan om att de flesta företag över en viss storlek och viss komplexitet over en kan skapa ett positivt business case för en in-house bank. Införande av standards och STP i processerna som en in-house bank möjliggör är viktiga nycklar i business caset. Besparingar som kan nämnas vid införande av en in-house bank är:

  • Bättre kontroll och enklare access till företagets likvider.
  • Effektivare gemensamma och standardiserade cash management processer.
  • Förenklad IT-infrastruktur med färre system och färre bankkopplingar.
  • Minskade bankkostnader, färre bank­konton och färre cross-boarder­betalningar.
  • Förbättrad riskkontroll och enklare att säkerställa att AML och KYC uppfylls.
  • Betalhistorik samlad på en plats.

Respektive område ger kvantitativa respektive kvalitativa förbättringar som skall inkluderas i business caset. Alla besparingar kommer inte få full effekt direkt utan ­kommer ta några år innan de faller ut helt, totala besparingen är dock betydande.

Troligen finns det betydande dolda kostnader i hur betalningar hanteras lokalt ute i företagets dotterbolag. Dessa kostnader finns i själva hanteringen av betalningarna. Inom detta område bör man lägga stor vikt för att finna dold ineffektivitet i betal­processerna. Genom detta kommer man få förbättrat Business Case och säkerställa att önskvärda förbättringar uppnås vid projektets genomförande. Detta är inte minst viktigt den dag man önskar följa upp projektets kostnadsbesparing.

För kostnadssidan av Business Caset bör åtminstone följande inkluderas. Projektkostnader, Implementationskostnader, Licenskostnader samt driftskostnader.

Summering
Standardisering och teknikutveckling har gjort att valet att implementera en payment factory eller in-house bank även är ett alternativ för medelstora bolag. Standardisering har även gjort implementation enklare. För att avgöra om in-house bank är något för din organisation och för att få fram underlag till ditt business case måste du utvärdera ett antal faktorer så som; antal dotterbolag, betalningsströmmar i utländsk valuta, hur bank arrangemang ser ut, operationell struktur, effektivitet i betalningshantering och valuta risker med mera.

Som vi nämnt tidigare är en förstudie det första naturliga steget mot införandet av en in-house bank. Införande av in-house bank är en av pusselbitarna till att bli ”best in class treasury” varför vänta?