Att hantera det som inte syns och fixa det man inte känner till

Vi blev lite chockade när vi nyligen undersökte ett antal stora företags outsourcingaffärer. Mellan 5 och 30 procent av det värde kundbolagen förväntade sig av outsourcingen uteblev – ett resultat som ger magont både hos CIO:n och CFO:n. Som lök på laxen är problemet i huvudsak kundföretagens fel.

Governance. Detta engelska ord betyder "styrning" och "ledning" och är traditionellt förankrat i maktbegreppet. För stora företag som outsourcar delar av sin verksamhet innebär "governance" att man ska använda sin kundmakt för att styra sin leverantör så att man får det man betalar för.

Våra senaste studier visar att det är si och så med styrningen av outsourcing i många stora bolag. Till kundföretagens försvar ska dock noteras att det är fruktansvärt svårt att styra saker som inte syns eller lösa problem som man inte känner till.

Vad är det då som inte syns och vilka problem är det man inte känner till? Ett exempel på saker som ofta inte syns är kopplingen mellan det verksamhetsstöd man har (typ IT-system) och det antal personer som ska använda dem. Hur är det i konjunkturnedgången? Har ni kanske lagt ned en fabrik eller kontor eller avdelning? Troligen har ni det. Men det är inte helt osannolikt att ni fortfarande betalar för det nedlagda kontorets IT-stöd.

Ovälkommet spam och hackerattacker kan indikera ett underliggande problem som annars inte syns, nämligen att outsourcingpartners struntat i att uppgradera mjukvara och/eller tillåtit verksamheten att föra in egna applikationer eller infrastruktur som ingen sedan har någon egentlig kontroll över. Kostnaderna belastar kanske inte ens IT-avdelningen om grejorna köps in av verksamheten. Därför känner ofta inte IT-avdelningen till dessa system och strukturer – förrän de blir ett allvarligt hot mot verksamheten.

Vad kan man göra för att lösa detta? Svaret är ganska givet: Man måste skapa strukturer och processer som gör att man tydligare ser vilka resurser man har. Det är dock inte alltid så enkelt. Även om man kan "dra upp" data från olika system, exempelvis ekonomisystem, och matcha fakturor mot avtal, så finns det en mängd "informell" data som måste beaktas. Det kanske inte är självklart att IT-avdelningen får reda på att en avdelning lagts ned och att 10 arbetsplatser därför inte längre behövs.

Så detta är ingen enkel uppgift att ta sig an. Men om man betalar för 30 procent mer verksamhetsstöd än man faktiskt använder så finns ingen återvändo. Det är detta du måste fokusera på för att garantera att ditt bolag sköts maximalt effektivt och att ni därmed har bästa möjliga konkurrensfördel.

Om skribenten: Anders Snihs är vd för Compass.