Att outsourca eller inte outsourca

PWC har analyserat när det kan lämpa sig att outsourca lönefunktionen och vilka fördelar det kan ge vid dessa tillfällen.

Annons

Att löneutbetalningarna fungerar är ett måste för alla företag med anställda och därför kan det verka lite vågat att släppa en så viktig del av verksamheten till en extern leverantör. Samtidigt kan det frigöra resurser på ekonomiavdelningen om lönehanteringen kan outsourcas. Företagen slipper också investera i egna lönesystem och får tillgång till personal som är experter på just lönehantering.

Så frågan är när det är värt att outsourca lönerna och när man ska behålla den hanteringen internt? Micaela Bingström, Operativt ansvarig Lön på PWC har tittat lite närmare på frågan och beskriver i ett blogginlägg när det är intressant att att outsourca lönefunktionen:

  • Vid organisationsförändring där man vill renodla vissa roller, exempelvis HR- eller ekonomifunktionen.
  • Vid fusioner där den totala lönefunktionen behöver förändras.
  • Av konfidentiella skäl då man vill särskilja lönefunktionen från verksamheten.
  • Om personen som hanterar löner idag ska sluta och man vill outsourca istället för att anställa igen.
  • Då man vill minska egna administrativa resurser och fokusera på kärnverksamheten.
  • Om man vill minska sårbarheten och slippa oroa sig för frånvaro eller personalförändringar.

Sedan passar förstås inte outsourcing alla, speciellt inte i följande situationer:

  • När man inte har ordning och rutiner på plats avseende personal- och lönefrågor. Då behöver man få detta på plats först. Många outsourcingleverantörer kan dock hjälpa till även här.
  • Om er digitala mognad och arbetssätt ligger alltför långt ifrån outsourcingleverantörens.
  • Om er verksamhet kräver ständig insyn i det totala lönearbetet.

Slutligen har Micaela Bingström tre tips till de som funderar på att outsorca lönerna:

  1. Arbeta fram ett tydligt avtal (Service Level Agreement) tillsammans med outsourcingleverantören för att vara helt överens om ansvarsfördelning, särskilda behov, förväntningar och anpassningar i leveransen.
  2. Ha en transparent och löpande dialog med leverantören.
  3. Säkerställ att ni har en utsedd och dedikerad kontaktperson som är outsourcingleverantörens primära kontaktyta och som följer upp leverans och samarbete. Ett bra och långsiktigt samarbete bygger även på ömsesidig respekt och förståelse för varandras verksamheter.