Automatiserade betalningar – utopi eller verklighet?

Annons

Väldigt många företag har en stor administration för att hantera betalningar – både inkommande och avgående. Många har accepterat denna administration som ett faktum. Viljan att förbättra och effektivisera sträcker sig mestadels till att genomföra mindre förändringar.

Men ibland är det nödvändigt att ta ett steg tillbaka, se över hela processen och ifrågasätta alla rutiner och steg. Den här artikeln fokuserar på vad som kan göras avseende utbetalningar av leverantörsfakturor, den process som ibland kallas för Purchase to Pay (P2P).

Leverantörsfakturor – 6 steg från inköp till betalning

  • Fakturan kommer till företaget. Kommer den som e-faktura, pdf eller som pappersfaktura? Om den inte kommer som e-faktura, vilka verktyg används för att tolka informationen?
  • Fakturan registreras i mottagande system. Den finns tillgänglig för likviditetsprognos och eventuellt sker en preliminärbokning i huvudboken. Är det en person som registrerar all information i mottagande system eller används texttolkning av dokumentet? Sker preliminärbokningen med hjälp av automatiska regler eller manuellt?
  • Fakturan attesteras. Troligvis genom ett elektroniskt fakturahanteringssystem, i annat fall genom pappersfakturor i plastmappar. Behöver attesten vara manuell? Ofta attesteras samtliga fakturor personligen, trots att regelbaserad attest skulle vara tillräckligt. Dit hör fakturor som är återkommande med liknande belopp varje månad eller kvartal, till exempel hyra, el, telefonräkningar, etcetera. För många företag kan automatisk orderradsmatchning vara ett effektivt sätt att attestera inköpsfakturor.
  • Betalningsförslag och betalning. Den accepterade fakturan överförs till leverantörsreskontran som skapar ett betalningsförslag baserat på förfallodatum. I bästa fall så skapas en betalfil som skickas direkt till banken eller bankgirocentralen via en säker kommunikationslösning. I annat fall läses betalfilen manuellt upp i respektive banks internetbank för accept och överföring. Speciellt om man har flera banker så krävs ofta många manuella steg för att få iväg betalningar. Har fakturan i annan valuta än SEK och hanteras den i så fall annorlunda?
  • Betalstatusrapportering. Det finns olika typer av betalstatusrapportering från BGC och från bankerna. För många räcker det med att få informationen nästa dag. Men om man kan få information direkt till exempel om något är fel så sparar man definitivt tid.
  • Avstämning mellan kontoutdrag/transaktionslista som erhålls från banken och leverantörsreskontran så att notering av att fakturan är betald uppdateras.


Hur skapar man en automatisk betalningsprocess?

  • Ta emot e-fakturor. Om ni har den tekniska plattformen för att ta emot e-fakturor, jobba med leverantörerna för att få dem att sända e-fakturor. Om e-fakturor inte är ett alternativ se till att hanteringen av skanning och inläsning blir så effektiv som möjligt, till exempel med hjälp av texttolkning av fakturorna.
  • Automatkontera. Se till att preliminärbokning av fakturan kan ske genom regler till så stor del som möjligt. Analysera hur stor andel blir korrekt bokförda. Vad krävs för att öka andelen?
  • Regelstyr attestering. Hur stor andel av fakturorna behöver eller bör attesteras av någon person? Skapa regler för så stor andel av fakturor som möjligt, självklart utan att äventyra den interna kontrollen. Automatisera även regelsättningen för den manuella attesteringen till så stor grad som möjligt så att inte en person behöver avgöra vem som ska attestera vilken faktura.
  • Automatisera överföring av betalningsfiler till BGC eller banken (bankerna). Detta sker antingen genom att skapa korrekt filformat från affärssystemet och/eller genom att använda ett separat cash managementsystem för konvertering av filer till korrekt format och automatisk kommunikation till bankerna. Betalning av andra valutor än SEK behöver inte medföra en mindre automatisk lösning.
  • Automatisera återrapporteringen från banken eller BGC så att den sker i elektroniskt format. Genom elektronisk återrapportering så är det möjligt att snabbt få besked om något är fel med betalfilen och det går att åtgärda utan att tid går förlorad. Även hämtning av elektroniska kontoutdrag bör ske med automatik.
  • Automatavstämning. Kontoutdrag och/eller transaktionslista stäms av antingen i cashmanagementsystemet eller i affärssystemet. Kontoutdraget är kvittot på gjord betalning och arkiveras elektroniskt i ett arkiveringssystem där det enkelt går att hitta vid eventuell förfrågan från leverantören.

Processen för betalningar är densamma för ett enskilt företag som för ett centraliserat Shared Service Center. Den sammanlagda effekten av automatiseringar blir naturligtvis större för större organisationer och investeringskostnaderna får därmed en kortare återbetalningstid.

Mitt råd är att se helheten, ta gärna hjälp av utomstående att se över och ifrågasätta gällande rutiner och processer. Det finns i regel mycket att göra som både effektiviserar och förbättrar den interna säkerheten i utbetalningshanteringen.

Automatiserade betalningar är ingen utopi – det är en möjlighet!

Om skribenten: Mona Henriksson är CFOworlds expert inom likviditetsplanering och effektivisering av kassaflödeshantering. Hon är ansvarig för OpusCapitas verksamhet i Skandinavien. Mona nås på: mona.henriksson@opuscapita.com.