Automatisering och ny teknik – en enkel kalkyl

Många verksamheter har idag stort fokus på digitalisering och digitala projekt. Många går till och med så långt att de anser digitaliseringen som direkt avgörande för deras överlevnad. Det finns mycket att vinna på att anamma ny teknik som AI, dataanalys och automatisering.

Många verksamheter har idag stort fokus på digitalisering och digitala projekt. Många går till och med så långt att de anser digitaliseringen som direkt avgörande för deras överlevnad. Det finns mycket att vinna på att anamma ny teknik som AI, dataanalys och automatisering.

Min erfarenhet är dock att ekonomifunktionen släpar efter när det gäller smart utnyttjande av nya tekniska möjligheter. Det är olyckligt, då ekonomifunktionen och CFO:erna, under föränderliga och oförutsägbara tider, sätts under ännu större press än vanligt.

En mer strategisk roll

CFO:n och hela ekonomifunktionen har en viktig roll i att prioritera besparingar och att samtidigt försöka skydda marginaler, vinster och säkra intäkterna. Men under dessa svajiga tider förväntas också CFO:n bidra till tillväxten och komma med insiktsfulla underlag så att verksamhetens konkurrenskraft bibehålls eller stärks, samt komma med strategisk vägledning kring investeringar och prioriteringar. I korta drag måste alltså CFO:n och hela ekonomifunktionen ta en än mer strategisk roll.

Den ökade pressen och förväntningarna gör behovet av smarta och användbara verktyg ännu viktigare. I jämförelse med andra funktioner inom de flesta företagen har ekonomifunktionen inte anammat ny teknik på samma sätt. Under rådande omständigheter är det mycket som pekar på att ekonomifunktionen har mycket att vinna på automatisering av det stora antalet rutinuppgifter.

Vi genomförde för en tid sedan en global undersökning med finansfunktioner hos nästan 200 företag. Bland resultaten framkommer att endast 20 procent av de tillfrågade överhuvudtaget har grundläggande eller avancerad automatisering på plats.[1]

Stora utmaningar

När vi tittar närmare på vilka områden som utgör de största utmaningarna uppger 27 procent av verksamheterna att de har stora utmaningar med hanteringen av månadsbokslut (the financial close process). Det finns främst två orsaker till detta. Det ena är att många verksamheter har svårt att spåra och övervaka hela checklistan för månadsbokslutet (the closing checklist) i stora globala verksamheter och att det andra att det kan vara krångligt att utföra ett antal tekniska uppgifter över en mängd olika system i rätt ordning. Exempelvis körs avskrivningar ofta i flera system efter att relevanta bokningar har gjorts.

Hur planerar då verksamheterna att hantera detta? När det gäller planerna framöver uppger de flesta organisationer att de under de kommande 1-2 åren kommer att försöka jobba mer med standardisering och automatisering av månadsbokslut, samtidigt som de flesta vill förändra det strategiska arbetet som ekonomifunktionen utför. Det låter mycket lovande.

Attrahera och behålla medarbetare

Men till det kommer också ett annat problem – utmaningen relaterad till personal. Personalfrågan är den största utmaningen som ekonomifunktionen ser på cirka fem års sikt. Att kunna attrahera och behålla rätt medarbetare kommer troligen att bli ännu svårare om inte mer rutinmässiga arbetsuppgifter elimineras. Många medarbetare vill kunna bidra mer strategiskt genom att arbeta med att ta fram insiktsfulla beslutsunderlag, prediktiva analyser som är användbara för verksamheten och bli det affärsmässiga stöd som verksamhetsledningen förväntar sig.

För mig är detta mönster tydligt. Lösningen ligger i en riktning, att utnyttja de smarta verktyg och den automatiseringsteknik som redan idag finns tillgänglig och har bevisat goda effekter för hela verksamheten. Enligt våra studier kan automatisering av R2R-processen ge så mycket som en åttioprocentig minskning av tiden som läggs på att matcha transaktioner och en minskning med 75 procent av tiden som läggs på att undersöka undantag. Även tiden som läggs på att stötta externa revisorer kan minskas med 99 procent och interna revisioner kan minska med 40 procent. Det är tydligt att de verksamheter som förblir tveksamma till att automatisera sin ekonomifunktion och de som bara väljer att automatisera ett fåtal processer kommer att missa möjligheterna att effektivisera ytterligare och i slutänden tappa konkurrenskraft jämfört med de mer aggressivt automatiserande konkurrenterna. Det finns mycket att vinna och mycket att spara genom att anamma ny teknik och automatisering av ekonomifunktionen. Det är en enkel kalkyl, ren och rak bokföring. Och det är ju det ekonomifunktionen gör allra bäst.


[1] Trintech: THE FUTURE OF FINANCIAL AUTOMATION

Christer Hjortsparre
About Christer Hjortsparre 1 Article
Sverigechef på Trintech