Avtalsmallar – din vän i vardagen

Annons

De större svenska koncernerna har absolut sina egna på plats redan, medan småbolagen oftast bara tvingas acceptera dem som de är när de vill leverera till de stora. Vi talar förstås om avtalsmallar, något som av många betraktas som ett nödvändigt ont, men som vi ser helt annorlunda på!

Varför mallar?
Att ha en bra uppsättning egna avtalsmallar för de vanligaste avtal som förekommer i ens verksamhet är ett mycket bra affärsstöd, och då inte bara föar juridiska frågor utan även kommersiella. Med bra mallar på plats får man till stånd en automatisk kvalitetsäkring av sina avtalsvillkor, man spar tid eftersom man inte behöver uppfinna hjulet på nytt och man kan snabbare komma till avslut. Om man inte har tagit fram mallar kommer organisationen i större utsträckning att acceptera motpartens villkor som utgångspunkt. Vidare är det mycket vanligt att man använder det senaste gjorda avtalet som mall och då finns det risk att tidigare kompromisser råkar hamna i den nya avtalet helt i onödan.

Vilka mallar bör man ha?
Den mest centrala mallen är oftast den för försäljning, men beroende på bransch kan ofta inköpsavtalet av större intresse. För en internetkonsult som levererar exempelvis affärssystemslösningar är försäljningsavtalet centralt, eftersom det är där de många tuffa och detaljerade villkoren för leveransen definieras. På inköpssidan rör det sig dock främst om mer standardiserade anställningsavtal och kanske några licensavtal för verktyg. Annorlunda är det för en klädleverantör med egna kanaler till konsumentledet. Där bygger avtalet med slutkund till mycket stora delar på tvingande lagstiftning, medan de väldigt många krav (CSR, arbetsmiljö- och kemikalielagstiftning et cetera) man behöver ställa på sina leverantörer, leder till mycket omfattande inköpsavtal.

För de flesta bolagen är det dock vettigt att börja ta fram avtalsmallar för försäljning och sedan för inköp samt kanske mallar för sekretessavtal och inköp av konsulttjänster. Att ta fram mallar för varje tänkbar situation är inte kostnadseffektivt, utan en uppsättning flexibla mallar som kan anpassas för specialfall är nästan alltid det bästa.

En bra modell för en mall
Givetvis är själva utformningen av mallarna också mycket viktig, för om inte den egna organisationen förstår och ser värdet i att använda dem så blir de inte annat än en dyr papperstiger. I denna del finns det naturligtvis en stor frihet, och variationerna på marknaden är mycket stor. Men för egen del är vår föredragna lösning en där man slår fast en samling allmänna villkor (som kanske till och med bara distribueras i pdf-format), där de rent juridiska frågorna hanteras, såsom ansvar, garantier, avtalsbrott, sekretess, force majeure, tvister och liknande, och kring dessa bygger en samling anpassningsbara bilagor (såsom prisbilagor, specifikation med mera). I mycket enkla fall kan man då välja att bara ha en orderbekräftelse som hänvisar till de allmänna villkoren. Om leveransen är mer komplex så gör man ett enkelt ramavtal som håller ihop en större samling bilagor, av vilka de allmänna villkoren är en, som sälj- och leveransorganisationen ofta kan hantera själva utan något omfattande juridiskt stöd annat än i specialfrågor. Genom att försöka bygga in flexibilitet genom en modulstruktur runt vissa gemensamma allmänna villkor kan man hålla ner antalet specialvarianter. Ju fler varianter, desto svårare att hålla reda på, och desto större risk för att man väljer fel variant.

Så driver du mallprojektet
Arbetet med att ta fram mallarna blir ofta en mycket nyttig genomgång av bolagets affärs­modell, särskilt när det utförs medvetet och involverar rätt personer. Om man utöver en erfaren jurist har med resurser från både ledning, ekonomiavdelningen, försäljning och leveransorganisation i arbetet ger detta ofta en väldigt givande diskussioner kring avvägningar som måste göras, risker som måste hanteras och stödprocesser som kan bistå, och slutresultatet blir därför betydligt större än bara själva mallen. För att ta försäljningsavtalet som exempel: det är ju först när man kommer överens med en kund om vad man ska sälja, till vilket pris och på vilka övriga villkor som man får ett kvitto på att man har ett erbjudande som marknaden efterfrågar, och väldigt ofta är de övriga villkoren viktigare än man kan tro. Ett annat skäl att involvera berörda funktioner är att man då får ett ”buy–in” som gör att det blir lättare att få acceptans för den nya mallen.

Att välja rätt jurist för detta arbete är mycket viktigt. Har man en egen bolagsjurist inom bolaget är valet självklart; vederbörande är ju rimligen den som har allra bäst kännedom om såväl juridiken som er organisation, era erbjudanden på marknaden och de främsta risker ni har att hantera. Om ni inte har en egen jurist så är vårt råd att söka er någon som har en gedigen bolagsjuristbakgrund. Det finns mycket gott om erfarna affärsjurister som har arbetat länge med att bistå sina klienter i arbete med ­kommersiella avtal, men för att ta fram ett riktigt bra mallavtal bör detta enligt vår erfarenhet kompletteras med även erfarenhet av branschen och hur det är att arbeta på ”insidan” i ett bolag. Först då upptäcker man brister som kanske inte fångas upp av någon med ett utifrånperspektiv, såsom att en viss avtalslösning ställer för höga administrativa krav på en ung organisation eller att man glömt att ta med frågor som rör eftermarknaden. Sådant lär sig bolagsjurister, men det är långt ifrån alltid som en extern jurist är har erfarenhet av att vara inblandad i eller se sådana problem. Och den egna organisationen ser inte alltid de juridiska aspekterna av olika förhållanden i den egna verksamheten.

En balanserad mall är mest effektiv
Det kan ofta vara frestande att ta i ordentligt när man tar fram sina mallar, så att man sätter sig i en så bra position som möjligt i förhandlingarna. Enligt vår erfarenhet är denna inställning dock nästan alltid kontraproduktiv. Givetvis ska man inte börja på en helt balanserad position, utan se till att ­mallen på centrala punkter är lagom förmånliga för det egna företaget. Men om mallen inte är hyggligt balanserad så kommer ens motparter inte ens att vilja använda mallen som utgångspunkt för diskussionerna, och då går ju hela syftet förlorat.

Ibland stöter man på synpunkten att det inte finns någon poäng med att ha en egen uppsättning mallar, eftersom man alltid måste acceptera motparternas. Förutom att detta är en alltför defensiv ståndpunkt enligt vårt tycke, motparternas mallar ju inte är skräddarsydda för ert erbjudande, så har mallar även ett annat värde, som snarast är internt. I mallarna definieras ert erbjudande, och de är till mycket stor hjälp när man ska utvärdera en motparts mall, för då ser man ju tydligt vilka avsteg från sin egen affärsmodell man förväntas göra. Man kan även koppla interna auktoriseringsregler till olika klausuler i mallarna, så att viktiga frågor eskaleras till högre nivåer för beslut. Sådant är betydligt svårare att uppnå när affärsfolket ska identifiera risker och problem i ett avtalsutkast från motparten. Dessutom, när man tvingas gå in i förhandlingar som baseras på motpartens utkast så har man ju i sina egna mallar ett utmärkt bibliotek över klausuler man kan använda i förhandlingen!

En investering med god avkastning 
Att ta fram en uppsättning mallar för sina vanligaste och viktigaste avtal innebär givetvis en initial investering i tid och kostnader. Den avkastning man får i form av bättre hantering och identifiering av risker, effektivare och säkrare avtalsförhandlingar och minskat behov av löpande juriststöd uppväger dock enligt vår erfarenhet denna investering mer än väl.
Om inte annat bevisas väl detta av det faktum att vi, under tiden vi var bolagsjurister, såg effektiva och korrekta mallar som en av våra allra viktigaste arbetsuppgifter.

Ulf Linden
About Ulf Linden 4 Articles
Ulf Lindén är CEO och co-founder på Legalworks Nordic.