Bättre beslutsunderlag för att uppfylla förväntningarna

Annons

Som CFO vet du att både din överordnade chef och dina kollegor förväntar sig att du gör mer än att bara se över företagets nuvarande status och rapportera vad som hänt historiskt. I dagens snabba affärsklimat förväntar de sig att du leder utvecklingen av strategi och tar aktiv del i att genomföra arbetet med att säkerställa positiv avkastning för företagets intressenter. Enkelt uttryckt så innebär det tre prioriteringar:

  1. Växa organisationen
  2. Hjälpa till att hantera säkerhetsfrågor
  3. Fokusera på framtiden.

Även om rollen som CFO blir allt viktigare, är det fortfarande en del arbete kvar innan man har överbryggat klyftan mellan vad de som jobbar med finans faktiskt gör och vad deras chefer förväntar sig av dem. Det kan sammanfattas i två ord: bättre beslutsunderlag.

För att tillhandahålla bättre beslutsunderlag behöver man ofta investera i nya system, särskilt för de som behöver support med de grundprocesser som är involverade i samband med finansiell planering och analys (FP&A). Men medan majoriteten av CFO:s förstår vikten av att nyttja molnbaserade system och annan framväxande teknik för att få bättre support, så är det fortfarande ett pågående arbete med att utforska och implementera den allra bästa nya tekniken.

Vuxit ur systemen
Vare sig dina kärnprocesser för finansiell planering och analys är baserade på kalkylblad eller i egna system så har din organisation förmodligen vuxit ur sina nuvarande planeringssystem och kommer behöva göra en viktig investering. Detta blir förmodligen ett av de största beslut du kommer behöva fatta och för att underlätta beslutsprocessen så behöver du svara på ett antal kritiska frågor.

Först behöver du kolla ifall ditt team använder för mycket tid till att manipulera data i kalkylblad och andra planeringssystem. Slutar det ofta med att du och ditt team blir frustrerade varenda gång en kollega frågar efter en särskild eller annan del av datan? Om svaret är ja så kommer förmodligen den frustrationen från att det tar för lång tid att arbeta runt i de synnerligen oflexibla kalkylbladen eller planeringssystemen.

Problemen med att använda kalkylblad till något annat än personlig produktivitet är väldokumenterade. Kalkylblad tynger ner de finansiella kärnprocesserna som planering, budgetering och finansiell konsolidering. Även om de är snabba och enkla att komma igång med så är de tidstjuvar när man använder dem i kollaborativa och repetitiva företagsprocesser.

Jobbiga att arbeta med
Lägg till det faktum att ifall du använder ett annat planeringssystem eller nyare versioner av ett planeringssystem som ompaketerats som en molnlösning, så kommer ditt team förmodligen upptäcka att dessa är jobbiga att arbeta med.

Förutom det så måste du tänka på företagets säkerhet. Om dina planer blir mer och mer gryniga på grund av att du inkluderar förmåns- och kompensationspaket, organisering av anställda eller förmodade säljdetaljer, så kommer vikten av säkerhet och kontroll i finanssystemet att öka.
Även om man kan lägga till lösenordsskydd i kalkylblad och celler så var dessa aldrig gjorda för att delas mellan flera användare där olika auktoriseringsnivåer är nödvändiga. Planeringslösningar för större företag behöver tackla det här problemet på ett sätt som gör att användare säkert kan ta del i planeringsprocessen.

Det är allmänt känt att molnleverantörer idag följer säkerhets- och krypteringsstandarder som är långt över vad traditionella organisationer har råd med att själva implementera. Du kanske känner att du har mindre kontroll med en molnlösning, men det finns starka bevis för att dina data är mer säker när den lagras hos en molnleverantör som lägger stor vikt vid säkerhet och kryptering.

Öka träffsäkerheten
Du behöver även kunna evaluera hastighet och träffsäkerhet hos dina planerings- och prognostiseringsprocesser så kan ditt team hindras av den långsamma processen med det nuvarande planeringsverktyget eller kämpa med den ökande detaljnivån som behövs för att öka träffsäkerheten.

Även om det finns stegvisa vinster i att implementera ny teknik för att automatisera planering och budgetering, så kommer de riktigt avgörande fördelarna när man adapterar en integrerad modellbaserad lösning för planering och budgetering. Det finns två nivåer av integration, först genom att förena operativ planering och budgetering in i en enda process, och sedan genom att integrera icke-finansiell data som efterfrågan och antal anställda med traditionell finansiell data som finns i planerings­modellerna.

Det är avgörande att välja ett verktyg som har kapaciteten att modellera olika scenarion för att kunna bedöma vilken inverkan som efterfrågan, kostnader, växelkurser och andra variabler har på finansiell prestanda. Ett bra verktyg ska kunna hantera stora mängder intern och extern data i en ­modelleringsmiljö som utesluter manuella kalkylbladslänkar och uträkningsfel. Att kunna planera och modellera snabbt och effektivt vid rätt tidpunkt ger företag den livsnödvändiga flexibilitet de söker idag.

Sedan behöver du förbättra din synlighet i realtid. Äldre finansiella system är oftast byggda genom batch-bearbetning (att använda datorns resurser under natten). Om du använder det för planering eller finansiell konsolidering kommer ditt team erfara betydande förseningar i att omberäkna modeller och titta på resultat. Detta gör inte bara att ditt team äventyrar och förlänger tiden för att vara produktiva, det begränsar även kapaciteten av “tänk om“-analyser, där användare behöver ha omedelbara svarstider när de arbetar med kalkylarksmodeller.

Inte effektivt
Du är inte ensam – många företagssystem kämpar med att klara av stora mängder av data. Till exempel får planeringssystem som är designade till att fokusera på finansiell budgetering problem med att klara av större modeller som förekommer när organisationer ökar sin detaljnivå för att förbättra noggrannheten. Det beror på att arkitekturen och beräkningsmotorerna som underbygger många affärssystem inte är designade för att planera på flera nivåer som inkluderar individuella kunder och anställda. De är inte ­heller designade för att modellera komplexa affärsregler som omfattar flera dimensioner av underlydande områden i en försäljningsplan eller den senaste affärsprognosen. Om någon i ditt team har försökt har de förmodligen spenderat oräkneliga timmar på kalkyleringar, vilket helt klart inte är ett effektivt sätt att använda sin tid. Att ha en planeringslösning som är byggd runt en in-memory kalkyleringsmotor är nödvändig för att få inblick i realtid, vilket företag behöver idag.

Utöver detta kan du även sakna en enhetlig källa för dina data. Trots att den ursprungliga datan kan ha kommit från en gemensam källa i ditt ERP-system eller affärslager, kan det ha extraherats vid olika tidpunkter med hjälp av olika kriterier, och ditt team har förmodligen gjort senare ändringar, vilket resulterar i bristande överensstämmelser. Dålig datahantering är problematiskt när kalkylblad används för planering. Men problemet kvarstår även när kalkylblad  ersätts eftersom olika lösningar används för sälj-, verksamhets- och efterfrågansplanering samt andra typer av planering.

Enda lösningen
Den enda lösningen är att implementera en plattform som stödjer alla olika affärer genom att skapa en källa av delad data och låta behöriga användare ansluta sina planeringsmodeller över företagets avdelningar och affärsområden. Att säkert förvara all data i en enda databas är viktigt för att kunna ena svårförenliga planer och för att leverera integrerad affärsplanering så att organisationen kan dra nytta av att prognostisera upprepade gånger – vilket behövs för att vara mottaglig och flexibel i dagens snabbt föränderliga marknader.

Slutligen bör ditt team inte vänta på specialistexpertis för att modifiera planeringsmodeller. Oavsett hur lockande och intuitiv gränssnittet på din gamla finansiella planeringslösning är, kommer ditt team alltid att behöva vänta på it-specialister för att ändra modeller och justera organisationsstrukturer och affärsinitiativ, om den underliggande dataarkitekturen är komplex och oflexibel.

En annan nackdel med en affärslösning, som behöver experter inom användarkonfiguration eller externa konsulter, är att den endast kan användas för att definiera affärsprocesser såsom finansiell budgetering eller kassaflödesprognoser. Dessa team använder oftast kalkylblad för att tillämpa ”tänk om”-analyser. Det leder till ifrågasatt dataintegritet och försämrar integrationen och inpassningen av planer i andra affärsområden.
En annan faktor att överväga är att stämma av om ditt system ligger i linje med dina andra behov i verksamheten. I själva verket kämpar många planeringslösningar med att klara av stora mängder av data. Det kan ta många timmar att kalkylera resultat i många system och betydande tålamod krävs när man väntar på respons från sökfrågor. Slutsatsen är helt enkelt att det är dags att överväga nya, moderna lösningar istället.

Thomas Anderberg
About Thomas Anderberg 4 Articles
Thomas Anderberg är Managing Director på Anaplan.