Bättre processer med värdebaserad företagskultur

Jag har hört att en icke erfaren person inte ens kan komma iväg från stillastående i en Formel 1-bil. Den är så klart mycket snabb och är superavancerad vad gäller till exempel köregenskaper. Men den är också extremt svårkörd. Å andra sidan är det en bil som används för mycket speciella ändamål.

Hur som helst är föraren ofta tränad för att hantera bilen till den grad att föraren nästan blir ett med bilen.

Företag existerar i syfte att skapa värde för sina kunder och ägare. Och ju mer värde de skapar desto framgångsrikare blir de. För att kunna maximera värdeskapande investerar företag mycket i att förbättra effektiviteten i processer som affärsplanering, resursallokering och prognostisering samt tillhörande it-stöd. Dock framgår det från studier att många företag misslyckas med att skapa det värde som de förväntat sig.

I många fall beror detta på att de missat kopplingen mellan företagets kultur, betydelsen av att människor kan bidra samt det värde företaget har till uppgift att skapa. Med andra ord – företaget har ofta inte adresserat de kritiska utmaningarna med att få anställda införstådda i hur de som individer kan dra nytta av nya processer och it-stöd i syfte att bidra till värdeskapande för företaget som helhet.

För att nämna ett exempel: Förra året kom jag i kontakt med ett tillverkande företag i Sydostasien. De hade investerat i nya och moderna processer och it-stöd som möjliggjorde en dynamisk och flexibel modell för hur de styrde och planerade sin verksamhet. Dock hade de missat att genomföra nödvändiga förändringar rörande de anställdas beteenden och fokus.

Med en dynamisk ledningsmodell följer att alla anställda behöver vara förändringsbenägna och beredda på att snabbt skifta fokus från ett visst projekt till ett helt annat – även om det tidigare projektet som man jobbat med i månader har varit, och kanske fortfarande är, framgångsrikt. På grund av ändrade förhållanden på marknaden kan en omallokering av resurser, till exempel pengar och projektdeltagare, ändå vara motiverat.

Jack Welch, tidigare vd för General Electric, sade en gång: ”I’ve always believed that when the rate of change inside an organization becomes slower than the rate of change outside, the end is in sight. The only question is when.”

Värde som begrepp
Vad är det då som måste göras för att förväntat värde ska kunna genereras genom investeringar i processer och it-stöd? Låt oss istället vända på frågan och fråga oss hur vissa företag kan vara så framgångsrika utan att ha bra processer och stöd på plats.

I många fall ses svaret ligga helt och hållet på de anställda där nivån är hög vad gäller motivation, entusiasm och passion för företaget och dess varumärke, produkter och tjänster.

Dessvärre kan inte alla företag uppnå dessa nivåer bara genom att existera. I de flesta fall behövs ett dedikerat arbete utföras där målet är att skapa vad som brukar kallas värdebaserad kultur. I en sådan kultur har individerna i en organisation en tydlig bild över hur de bidrar till att skapa värde för hela företaget, och förståelse finns om det skulle vara så att värde förstörs.

Innan vi går in på vad en värdebaserad kultur egentligen är, och hur den kan utvecklas inom ett företag, vill jag belysa vad som menas med begreppet värde. I vissa fall, till exempel för en anställd, kanske värde är lika med monetär kompensation och icke-monetära belöningar som exempelvis beröm. För en högre chef kanske värde är lika med aktieägarvärdet eller bidraget till detta.

Sedan har vi också kundens värde, vilket i många fall är en funktion av ett företags förmåga att påverka individers dagliga liv, hur dess produkter och tjänster löser ett problem eller kort och gott hur de uppfyller ett behov. Mätning görs oftast genom perceptionen av varumärket.

Oavsett hur värde definieras behöver värdet vara tydligt och vad det betyder för olika målgrupper i ett företag.

Två dimensioner
Vad ingår då i en värdebaserad kultur? Det är framför allt två dimensioner som brukar belysas.

Den första är företagets förmåga att inspirera de anställda genom saker som värderingar, normer, ledarskap och entusiasm. Syftet är förstås att stärka människors passion för arbetet och företaget.

Den andra dimensionen är företagets förmåga att påverka prestation och resultat genom att översätta individers beteenden till ageranden som leder till värdeökning för organisationen. Med andra ord rör det sistnämnda verksamhetsstyrning, planering och uppföljning.

Baserat på min erfarenhet med att jobba med företag runt om i världen och med ämnet värdebaserad kultur har jag några tips på tekniker som kan följas:

1. Använd bilder och metaforer.
Ett uppsatt mål skulle kunna likställas med destinationen för ett fartyg. Den lagda strategin kan exemplifieras med rutten fartyget ämnar ta. Den löpande verksamheten med diverse initiativ kan exemplifieras med aktiviteterna ombord på fartyget. Resultaten kan handla om hur nöjda passagerarna är och vad konsekvenserna skulle kunna bli om inga passagerare är nöjda. Helt plötsligt har ett fartyg använts som metafor för ett företags verksamhet.

2. Tydliggör betydelsen av värdeskapande och hur det kan påverkas av ansvariga chefer.
En värdedrivarmodell som beskriver vad som driver till exempel kundnöjdhet kan hjälpa till i arbetet att hitta de rätta nyckeltalen för målsättning. En chef måste känna att det går att påverka det som driver verksamheten mot målet.
Sträva efter en hög sensitivitet i chefers mål.

En ekonomisk modell är mycket användbar för att analysera sensitiviteten med till exempel olika mål och initiativ samt hur de påverkar målen. En chef vill ju givetvis förstå vad som händer och dessutom kunna göra en bedömning av vad som bör prioriteras i syfte att optimera resultaten. En fartygschef vet ju precis vad som händer om rodret ändras fem grader åt nordost.

3. Koppla ihop investeringskalkyler med företagsövergripande resultat.
När en investeringskalkyl tas fram för ett initiativ, kanske kopplat till planen för att nå ett visst mål, är det mycket värdefullt att visa hur det förväntade resultatet kommer att påverka företaget som helhet till exempel vad gäller tillväxt och lönsamhet och sedermera värdeskapande för ägarna. På så vis får en chef och medarbetarna en känsla för hur de påverkar värdeskapandet för hela företaget.

Processer och it-stöd är viktiga men människorna som ska följa och använda det som implementeras behöver känna att det finns en mening och att individen faktiskt tillför något.

Utöver ovanstående tekniker är det viktigt att företagets verksamhetsstyrning, planering och uppföljning fungerar på ett sätt som är förenat med den värdebaserade kulturen. Lite som att Formel 1-föraren blir ett med sin bil.

Om skribenten: Robert Bergström är chef för finance & enterprise performance business practice inom Sydostasien på Accenture.