Betalningsfabrik kan löna sig

Annons

Det är hög tid för många företag att se över sina betalningsrutiner, då många sitter kvar i gamla rutiner och system. Det faktum att det är tidskrävande och dyrt att ändra i dessa rutiner gör att många tvekar eller tar genvägar. Det är nu dags att ta ett helhetsgrepp om bolagets betalningslösningar. Det faktum att vi måste anpassa oss till SEPA kan bli en katalysator. Att investera i en payment factory, eller betalningsfabrik, är en stor investering. I denna artikel kommer jag belysa hur vi kan forumulera ett business case för investeringen.

Decentraliserad betalningsprocess
I ett bolag som har en decentraliserad hantering av betalningar så administreras betalningar och avstämningen av dessa av dotterbolagen själva. Detta innebär dubbleringar i både roller och system. Det innebär även att det inte finns någon översikt av bolagets betalningar på centralnivå.

Detta medför att kontroll av betalningar och likviditet försvåras. Dotterbolagen har dock stor frihet att agera själva vilket kan ge snabbhet och flexibilitet i hanteringen av betalningar.

Shared service center
I bolag som har satt upp ett shared service center för att hantera gruppens betalningar skapas stordriftsfördelar i hanteringen av betalningar. Detta innebär naturligtvis vissa administrativa besparingar, även om stora delar av besparingarna uteblir då ett stort antal system fortsatt ska administreras. SSC har dock svårt att generera fördelar i likviditetsöversikt och i effektivisering i betalningsrutiner, då ett gemensamt systemstöd saknas.

Betalningsfabrik
I ett bolag som infört en betalningsfabrik så finns all kontoinformation och betalningsinformation i ett och samma system. Detta innebär många fördelar i likviditetshanteringen och att betalningar utförs enligt gemensamma rutiner.

Stora besparingar kan även göras i administration av behörigheter i en betalningsfabrik jämfört med ett shared service center. Notera att själva godkännandet av betalningar fortsatt kan ligga kvar på dotterbolagsnivå.

En betalningsfabrik ger bolaget flexibilitet i hur betalningarna ska hanteras samtidigt som man kan göra administrativa vinster i arbete som kan centraliseras.

SEPA och nya betalrutiner
Som vi alla vet måste vi anpassa oss i till SEPA med deadline 1 februari 2014 i euro-länder och 31 oktober 2016 i icke-euro-länder inom EU. Detta kommer innebära krav på anpassningar i betalningsrutiner och de system som används. Kraven som ställs är konkreta till exempel att alla betalningar ska vara i formatet XML20022 och därmed innehålla IBAN som kontonummer.

Om vi tittar på de tre exemplen över betalningsrutiner i denna artikel blir det konkret att många färre anpassningar krävs för den som har en payment factory, betalningsfabrik, implementerad. Om ingen payment factory finns implementerad måste man fråga sig vad kostnaden är att anpassa alla olika filformat mellan respektive ERP-system och bank, jämfört med att samtidigt implementera en payment factory.

Skillnaden blir nettokostnaden för införande av en payment factory just nu. Så när vi ändå genomför förstudier för vilka krav som ställs på oss som organisation inför SEPA kan det vara en stor fördel att även undersöka vad det skulle innebära att införa en payment factory, både i form av kostnad och besparingar.

När vi kommer till business caset för införandet av en payment factory så bör vi åtminstone ta hänsyn till följande. För att få fram ett bra investeringsunderlag kan det vara bra att ta in en konsult för att ta fram business caset.

Dels då det kan vara svårt att få fram rätt resurser internt och dels för att få in någon som kan titta på nuvarande rutiner utan att vara påverkad av resultatet från förstudien.

Besparingar och intäkter
– kvantitativa fördelar

Minskade bankkostnader. Bankkostnader kan minska genom optimering hur transaktioner sänds till banken, i så kallade batcher. Banker tar många gånger betalt per batch (bulk) och/eller per transaktion. Genom att samordna transfereringen av betalningar till banken kan antalet batcher minskas. Betalningsfabriken möjliggör också att gruppen kan utföra on-behalf betalningar och eventuellt göra om cross-border till lokala betalningar. Eventuellt kan antalet bankkonton minskas vid införandet av en betalningsfabrik. Hanteringen av dubbleringar i bankkopplingar kan också ge besparingar. 

Förbättringar i rörelsekapital. Många bolag har dåliga rutiner för utgående betalningar, vilket innebär att betalningar sänds förtidigt. Vad vill du att ditt DPO ska vara? Vet du vad ditt DPO för koncernen är? Vid en kostnadsbas om 10 miljarder svenska kronor frigörs 27 miljoner svenska kronor för varje dag DPO förbättras. Hur många dagar kan er koncerns DPO förbättras? 

Förbättringar i likviditetshantering. Det faktum att en payment factory ger översikt över alla balanser och alla utgående betalningar gör att intradagbalanser i bolagets kontostrukturer kan övervakas och hanteras mycket effektivare. Här finns mycket stora belopp att frigöra hos många bolag. 

Minskade administrativa kostnader. Införandet av en payment factory kan generera minskade kostnader inom flera områden. Tre av dessa är utförandet av betalningar, avstämning av betalningar och administration av behörigheter. 

Minskade it-kostnader. Det är kostsamt att underhålla bankgränssnitt och en payment factory medför färre bankgränssnitt.

Besparingar och intäkter
– kvalitativa fördelar

Bättre kontroll och minskad risk för bedrägeri. Då administrationen av behörigheter blir samlat till ett ställe ökar kontrollen och minskar risken för bedrägeri. Möjlighet att samla beloppslimiter på personnivå på ett ställe. Möjlighet att spärra betalningar till ”svartlistade konton”.

Lättare följa regelverk. Ovan ger större möjligheter att följa olika regelverk som åläggs organisationen.

Historik. Möjlighet att samla betalningshistorik i ett samlat arkiv för valfri tid, exempelvis tio år.

Kostnader – Organisationsfrågor
och kostnader

Vem ska administrera payment factoryn?
Hur görs betalningarna i dag?
Hur blir kostnaderna för administrationen jämfört med i dag?

Kostnader – Systemkostnader
Implementationskostnad
Licenskostnader

Sammanfattningsvis kan man konstatera att det är hög tid att agera. Ett bra sätt att starta är genom en förstudie av vad SEPA innebär för ert företag samt vad införandet av en payment factory skulle kunna innebära.

Detta kan ge dig det business case du behöver för att gå vidare.

Om skribenten: Krister Backlund är Senior Business Consultant, Scandinavian Financial Solutions.