Checklista: 5 saker att komma ihåg i manualen

1. Inkludera skärmdumpar.
Många finansiella processer är automatiserade idag. Att lägga in många skärmdumpar i manualerna som visar hur de olika processerna och åtgärderna ser ut visuellt i programmen underlättar för dina medarbetare.

2. Numrera stegen.
Numrera stegen för att reducera antalet frågor och minska risken för fel. Det som är en självklarhet för dig är kanske inte en självklarhet för nya kollegor eller medarbetare som utför en viss process för första gången.

3. Använd titlar istället för personnamn.
Skriv hellre titlar än namn på specifika personer när du hänvisar till olika personer, för att slippa revidera innehållet – eller hela processen – när någon byter jobb. Procedurerna och instruktionerna bör vara vattentäta och inte beroende av specifika personer.

4. Glöm inte undantagen…
Det är ofta när saker inte går som de ska som problem uppstår. Formulera riktlinjer, procedurer och policys både för de mest frekventa scenarierna och undantagsfallen.

5. …eller de ovanliga situationerna.
Det är värt att ägna lite utrymme även åt situationer som inte uppstår varje dag. Reser dina medarbetare sällan utanför Sveriges gränser – ägna ändå lite utrymme åt detta för att spara tid de gånger sådana situationer uppstår.

Källa: CFO Daily News