Därför uppstår misstagen i årsbokslutet

Årsbokslutet tornar upp sig i slutet av kalendern. I år kommer Bolagsverket att ta emot omkring 300 000 årsredovisningar, av dem kommer omkring 11 procent att bedömas som bristfälliga – förutsatt att trenden från de senaste åren håller i sig.

Hur väl ett företag lyckas med sitt arbete med årsredovisningen beror till stor del på hur stort det är och vilka resurser som finns till ekonomi- och redovisningsfunktionens förfogande. När CFOworld bad tre personer med insikt i frågan: Ulf Fahlqvist, sektionschef på Bolagsverket, Daniel Forsgren, revisor på Grant Thornton, inriktat på ägarledda företag och Lennart Iredahl, revisor och ansvarig för sektionen Stora bolag på Far, att dela med sig av sina tips för hur man bäst lyckas med detta omfattande arbete gav de följande råd:

Var ute i god tid

Årsredovisningarna som lämnas sent till Bolagsverket är oftare ofullständiga, enligt Ulf Fahlqvist.

Kontrollera att den kommit in
”Om kommunikationen mellan revisor, styrelse och ledning klickar, händer det faktiskt att företag tror att de skickat in sin årsredovisning fast de inte har det”, säger Ulf Fahlqvist. På Bolagsverkets hemsida går det att kontrollera om en redovisning kommit in och om den blivit godkänd.

Följ rutinerna

”Framför allt om man är ett någotsånär stort bolag bör man till att börja med ha en ganska formell process för hur man tar fram sin årsredovisning. Och se till att följa den fullt ut: såsom att se till att man har gjort alla avstämningar, , fått in alla underlag från organisationen och beaktat alla nya redovisningsregler. Att man fullföljer den interna processen som man ska är bästa sättet att få en årsredovisning som är så bra som den kan vara”, säger Lennart Iredahl.

Tänk på transparensen

”Man bör sätta sig in i situationen för personen som läser redovisningen: Vad är viktigt för dem att känna till? Är man osäker är det bättre att berätta det, man kan skriva in vad som är bedömningsposter”. De fel som medför att Bolagsverket anser att årsredovisningen är bristfällig är vanligen kopplat till formalia: att påskrifter är fel daterade, om det saknas underskrift, fastställelseintyg i original, det är också vanligt att det saknas information kopplat till koncernen om bolaget ingår i en sådan. Transparens innebär snarare att ha användarens perspektiv framför ögonen vid upprättande av årsredovisningen, än att det skulle leda till något direkt fel, menar Daniel Forsgren.

Han anser också att många företag är väl försiktiga med att dela med sig av information, ofta med hänvisning till att inte ge konkurrenter en fördel:

– Det är ju en bedömning företagen själva behöver göra, men ibland stöter jag på konkurrensargumentet där jag själv inte kan se att det skulle vara så affärskritiskt. Kreditgivare, kunder och leverantörer vill alla ha så mycket användbar information som möjligt.

– Bra transparens och en ambition om att vara så informativ som möjligt leder till förtroende.

Misstag som uppstår i årsredovisningen kan bero på underliggande fel i redovisningen eller på att företagen, om de är icke-noterade, inte lever upp till formkraven i årsredovisningslagen.

– Där det kan bli riktigt stora fel är inom intäktsredovisning eller bedömningsposter: Någon transaktion har blivit felredovisad eller att man har tolkat transaktionen på fel sätt. Det är kan vara kopplat till  leasing och till engångshändelser som man inte har struktur för eller är medveten om att det ska redovisas på ett särskilt sätt, säger Daniel Forsgren, med detta är normalt fel som bör upptäckas vid revision om det är väsentligt, det är nog relativt ovanligt att denna typ av fel upptäcks av någon utomstående.

– När det inte gäller underliggande fel så är förvaltningsberättelsen för mindre företag ofta ganska knapphändigt skriven, fastän årsredovisningslagen föreskriver att den ska vara rätt detaljerad.

För de stora börsbolagen är situationen en annan. Som utomstående läsare är det ovanligt att kunna upptäcka fel, även om en del förändringar har genomförts under arbetet med årsredovisningen.

– Där rapporteras sällan några fel i revisionsberättelsen, säger Lennart Iredahl, däremot kan det ha skett stora ändringar som föranletts av revisionen. De gäller ofta värderingsfrågor, såsom verkliga värden på finansiella tillgångar.

– I andra fall kan det gälla tillgångar i en mindre lönsam del av bolaget, där kan det vara vanligt att revisorn kommer med synpunkter på att de ska skrivas ner, vilket bolaget kanske inte uppmärksammat förut.

Förutom problem med värdering, underliggande rapportering eller alltför mager förvaltningsberättelse kan rena slarvfel uppstå:

– Det vanligaste felet som vi ser är att man antingen saknar vissa datum i årsredovisningen eller att man har kastat om dem så att tidsordningen blir ologisk, kanske har man bytt plats på datum för bolagsstämman, datum för underskrift av fastställelseintyg, samt datum för revisionsberättelse, säger Ulf Fahlqvist.

– Att fastställelseintyg saknas är väl den näst vanligaste bristen. Om den övre går under kategorin småfel så är det här en allvarligare brist. Annars händer det att revisionsberättelse saknas, att styrelsen inte skrivit under, eller att balans- och resultaträkning inte är med. Då är det vitala delar som saknas. Kompletterar inte bolaget med dessa delar innan deadline för inlämnandet av årsredovisningen påförs en förseningsavgift.