Effekter av aktivitetsbaserat kontor

Annons

Annons

Om man backar bandet och tittar på kontorets utveckling de senaste 100 åren så ser man att det började med egna rum där var och en skötte sitt ostört. Därefter tröttnade man på att vara för sig själv, samtidigt som man såg en möjlighet att kunna dra ner kostnader – det ledde till det öppna landskapet.

För ungefär 15 år sedan så började man att tänka om, och teknikföretag från USA designade sina kontor väldigt kreativt, för att göra arbetsplatsen mer attraktiv. Man utgick från individen och hur man kan främja maximal prestation hos de anställda.

Man kan säga att aktivitetsbaserat kontor är nästa version eller trend på hur en arbetsplats bör se ut.

Att sitta aktivitetsbaserat innebär att man sitter i ett kontor med olika arbetszoner som kan se helt olika ut. Beroende på arbetsuppgift så sätter man sig i den del av kontoret som är designad för respektive uppgift. Exempelvis sätter man sig i tysta zonen om man ska leta information, man sätter sig i telefonrummen om man ska ringa och så vidare.

Att sitta i ett öppet landskap är dock inte samma sak som att sitta i ett aktivitetsbaserat kontor, och faktum är att forskning har visat att en kontorsmiljö med öppet landskap ofta orsakar en högre stressnivå och minskad produktivitet bland majoriteten av de anställda. En stor anledning till det är att miljön tillåter att man ofta blir avbruten.

Kan man då öka produktiviteten och dra ner kostnader samtidigt? Det korta svaret är ”ja” och det långa svaret är att det beror på er verksamhet.

Målet med ett aktivitetsbaserat kontor är att göra finansiella besparingar, men främst att öka produktiviteten och trivseln hos medarbetarna. Genom att ha fler naturliga mötesplatser kan du minska antalet interna mejl och formella möten. Avstånden till cheferna blir kortare samtidigt som samarbetsmöjligheterna ökar, liksom förtroendet hos medarbetarna.
Idén om att ha en fast arbetsplats hämmar kreativiteten hos de anställda och faktum är att många medarbetare tillbringar väldigt lite arbetstid sittandes vid skrivbordet. Givetvis skiljer det sig åt beroende på roll och möjligheter, men det är få yrkeskategorier som spenderar mer än 30 procent av sin arbetstid vid skrivbordet.

En stor utmaning med att förändra kontoret är att det kan möta motstånd, precis som vid alla andra förändringsarbeten. När det pratas om att förändra arkitekturen kring arbetsplatsen uppstår ofta en del farhågor.

Vanliga rädslor eller invändningar från personalen rör sig till exempel var man ska hänga bilderna på sina barn, var man ska förvara sina pappershögar och hur man ska klara sig utan sin ergonomiska specialstol. Sanningen är att dessa saker försvinner om man inte bygger in ett arkiv för viktiga papper alternativt skannar in dem.

Sedan är det ju dessutom betydligt mer ergonomiskt och hälsosamt att flytta runt, sitta och stå vid olika arbetsstationer än att sitta på en fast arbetsplats under en hel dag.

Bästa tillfället att se över denna fråga, om man ska sitta aktivitetsbaserat eller inte, är cirka 1,5 år innan ens hyreskontrakt löper ut, eftersom man då har 6-9 månader på sig fram till att uppsägningstiden löper ut. Man behöver den tiden för att dels kunna utvärdera verksamhetens lokalbehov framgent och att kunna hitta alternativa lokaler för att sätta sig själv i en betydligt bättre förhandlingssituation (därmed inte sagt att man måste flytta).

Inför utgången av ditt kontrakt är det fullt möjligt att få din fastighetsägare att bekosta upprustning eller ombyggnation, oavsett om du tar steget till aktivitetsbaserat kontor eller har andra renoveringsplaner.

Om skribenten: Joachim Bozorgnia är vd på fastighetskonsulten Cresnia och krönikör hos CFOworld.