Expertguide till effektiv P2P

Företag vill så långt möjligt automatiskt kunna fånga fakturadata från sina leverantörsfakturor. Målet är förstås att med automation effektivisera processen för Purchase-to-Pay (P2P). Skanning och ocr-tolkning av pappersfakturor har förvisso lett till vissa effektivitetsvinster i fakturahanteringen. Den ökande användningen av pdf-fakturor bidrar också till en något smidigare process.
Men jag menar att det krävs mycket mer för att kunna utnyttja den enorma vinstpotential som finns i en omfattande P2P-automatisering. Jag ser tre faktorer som avgörande för att lyckas automatisera fakturahanteringen fullt ut.

Först och främst måste det finnas förutsättningar för automation. För det krävs system och mjukvaror som förenklar och automatiserar arbetet att ta emot, granska, godkänna, bokföra och betala fakturor.
Det tekniska stödet bör ha någon form av regelmotor som hjälper användare i arbetet eller helt automatiskt inspekterar, ändrar och attesterar fakturor utifrån avlästa fakturadata och fördefinierade regler. Ett sådant system bör även automatiskt kunna matcha inkomna fakturor mot order och avtal.
En underskattad potential för automation finns just i hanteringen av avtalsfakturor, för vilket företag har till exempel inte avtal för el, vatten och el?

För det andra krävs att digitala fakturor är strukturerade så att data kan läsas in av en dator. Det system som används för att hantera fakturor bör ses som en ”motor” för processen och ”bränslet” är fakturadata, det vill säga de fält med information som finns på leverantörsfakturan.
Eftersom skannade pappersfakturor och pdf-fakturor är bildfiler är de ostrukturerade och utgör därmed ett lågoktanigt bränsle. Det flesta fakturor har traditionellt bara sex till åtta fält, vilket också är ett dåligt bränsle för den motor som automatiskt ska hantera fakturor.
För att verkligen ge motorn högoktanigt bränsle krävs äkta e-fakturor. Det är först då du kan uppnå en omfattande automatisering och hög kvalitet i fakturahanteringen. Sådana e-fakturor är strukturerade datafiler som kan ha 50 fält eller fler för fakturadata. Man inser lätt vilken enorm potential det då finns för en mycket snabbare och helt automatisk fakturahantering.

Hur mycket tillgängliga fakturadata det finns att avläsa handlar förstås främst om hur stor andelen e-fakturor är av alla leverantörsfakturor ni får.
Det är klart att det går att fånga fler fält när ni skannar pappersfakturor eller utför linjeskanning. Jag menar dock att det i dagens värld är hög tid att titta på e-fakturor. Sådana fakturor har ju alla data tillgängliga för en dator att läsa av.
Med e-fakturor kan därmed en automatisering av fakturaprocessen ske till låg kostnad. Bland annat går det då att automatiskt både matcha order och avtal mot en rad fördefinierade villkor och kontera fakturor på rätt sätt.

För det tredje krävs rätt inköpsbeteende hos dig som kund och att du har ett passande ekosystem med leverantörer. Det gäller att vara konsekvent och kräva att leverantörer skickar sina fakturor som e-fakturor och med de fält för fakturadata som ni önskar.
Innehåller till exempel era nya avtal med leverantörer en klausul med krav på e-faktura? Med krav på e-faktura ställer ni förstås relationen till leverantören på sin spets. Men är ni tillräckligt intressant som kund kan kravet på e-faktura tvärtom faktiskt stärka relationen.

Ett beteende som underlättar automatisering av P2P-processer gäller dock inte bara era leverantörer.
Har ni själva till exempel en strikt policy för hur inköp får gå till och från vilka leverantörer? Måste medarbetare alltid köpa vissa kategorier av produkter och tjänster genom ert inköpssystem eller är det möjligt att lyfta telefonen och beställa från vilken leverantör som helst? Använder ni själva e-fakturor internt inom företaget eller koncernen och har ansvariga som driver processen mot ökad användning av e-fakturor?
Är svaret ja på många av frågorna så är ni på god väg mot målet om fullt automatiserade P2P-processer.
För automation handlar inte bara om att avskaffa pappersfakturor. Visst kan man då flöda fakturorna snabbare i digitala processer, men det är fortfarande ett manuellt arbete att granska, kontrollera och attestera.
Det är först med automatisk kontering som processen blir riktigt snabb och dessutom felfri. Automatisering av P2P-processer hänger helt enkelt mycket tätt samman med effektiv datafångst i fakturor.

6 råd inför automatisering av P2P-processer

  • Tillämpa 80/20-regeln och lägg krut där vinsten blir störst.
  • Undvik att binda upp er till specifikt media eller en kanal: regler i fakturaworkflow gäller för alla fakturaformat och gör övergången från papper till e-faktura smidigare.
  • Äkta e-fakturor är bästa bränslet för systemets motor att matcha faktura mot order och avtal och automatisera hela fakturahanteringen.
  • Uttryck dina automatiseringsregler som krav på vilket innehåll en leverantörsfaktura måste ha.
  • Tänk på att kommersiella överväganden kan motivera eller avskräcka en leverantör när du ställer krav på innehållet i leverantörens fakturor.
  • Ditt eget inköpsbeteende påverkar vilken grad av automation du kan uppnå.

Förutsättningar och hinder

  • Möjligheter att automatisera. Om det finns system för att bokföra enligt redovisningsdimensioner eller regler, skicka fakturor till fördefinierade fakturaworkflow, går att utifrån regler ändra fakturainnehåll eller status för godkännande samt matcha order och avtal mot faktura.
  • Hur tillgängliga fakturadata är. Andel e-fakturor av alla leverantörsfakturor och om linjeskanning är möjlig
  • Ditt inköpsbeteende och ekosystem av leverantörer. Om avtal med viktiga leverantörer innehåller krav på e-faktura, alla inköpsorder går genom inköpssystem och om leverantör är villig att skicka e-faktura.