Expertpanelen: Därför måste it med på BI-tåget

Annons

Vi säger ofta att BI-projekt bör drivas med verksamheten i förarsätet och inte från it-sidan. Det är ju verksamheten som skall använda lösningen och då är det logiskt att de har initiativet. Det är helt rätt, men det betyder inte att it inte måste vara med. it-organisationen spelar en oerhört viktig roll i BI-utvecklingen och måste ges förutsättningar att få göra detta. Så få med it på BI-tåget!

Jag har i tidigare krönikor och i många andra sammanhang betonat vikten av att projekt inom Business Intelligence inte är att betrakta som rena it-projekt (i den mån det nu finns några rena it-projekt alls). Det är ju verksamhetschefer som skall styra organisationen och därmed de som har behov av den information och kunskap som BI-lösningen levererar. Det är därför det är så viktigt att BI-projekt i första hand utgår från styrmodeller, nyckeltal och rapporter snarare än it-relaterade frågor. Men det betyder inte alls att it är en oviktig komponent för att skapa en framgångsrik BI-lösning.

När en lösning för Business Intelligence implementeras finns det många intressenter och alla måste vara med på tåget för att det ska fungera bra. Visionären är den som har kommit på idén och initierat projektet. Sponsorn är den som ska stå för kalaset. Ledningen måste stötta projektet och tro på det. Användarna måste känna att det bli en förbättring och verkligen vilja jobba med lösningen. Och it, de behöver få förutsättningar för att etablera lösningen i den befintliga it-infrastrukturen och att ge användarna den support de behöver. Det är projektledningens uppgift att synka alla intressenters krav och förväntningar och ge dem förutsättningar för att uppfylla sin roll i projektet.

I praktiken är det tyvärr ofta så att it- avdelningen i elfte timmen blir underrättade om att det behövs en ny server till någon ny lösning som de knappt känner till namnet på. De får inte information om vilken lösningen som skall ligga på servern och ännu mindre vad syftet med lösningen är och hur den fungerar. it-verksamheten på ett företag handlar ju om så mycket mer än att bara fixa fram en ny server. It-verksamheten är liksom ekonomifunktionen en verksamhetsstödjande funktion. De ansvarar för drift och support av hela it-infrastrukturen. Nya system skall integreras i själva infrastrukturen men också i it-organisationens processer för säkerhet och support och så vidare. Detta är inte alltid så lätt att åstadkomma när det gäller just BI-system.

För BI-system skiljer sig på några viktiga punkter från vad som skulle kunna kallas för traditionella system. Det viktigaste är kanske att en BI-lösning i allra högsta grad är levande och förändras. Även när produktionssättningen är gjord efter första projektfasen så stannar inte utvecklingen upp. Det sker ständiga förändringar av rapporter: nyckeltal läggs till och tas bort, nya datakällor tillkommer. Hanteringen av detta är inte så sällan nära förbunden med uppdateringar i it-miljön. Det är en balansgång mellan it-policy, förvaltningsrutiner och administration. Strikt uppdelning i utveckling och produktion, snäva gränser för åtkomst till servrar, databaser etcetera fungerar därför inte alltid så bra när det gäller BI-lösningar. Kanske måste it lätta på vissa restriktioner, förändra regler och frångå rutinerna för att hjälpa till att möta de krav verksamheten har på BI-lösningen. Då gäller det verkligen att it-organisationen förstår vad lösningen handlar om, annars blir det garanterat värmeutveckling i relationen (vilket tyvärr ofta är precis vad som händer).

Att inkludera it tidigt i ett BI-projekt bör alltså inte enbart omfatta servermiljö och installation av programvara. Det är även en process att anpassa befintlig förvaltningsstruktur (-kultur?) till BI och de kompromisser som kan komma att krävas. Det nya systemet får inte bli en överraskning för it eftersom BI-lösningen inte är som alla andra ”barn” it har hand om.

Kunskap är makt, eller rättare sagt i det här fallet framgång. Utbildning i själva BI-verktyget kan tyckas onödigt för it eftersom de normalt inte är slutanvändare, men det behövs en övergripande applikationskunskap/förståelse för att supportera och hjälpa administratörerna från verksamheten. Insikt i arbetsprocessen, dataflödet, etcetera hjälper it att förvalta ett BI-system och ge det snabba flexibla stöd som behövs. Det är ju svårt att stödja och hjälpa till med något man inte förstår.

Ett BI-system klassas traditionellt sett sällan som ett kritiskt system jämfört med till exempel produktionssystem som stannar hela produktionen om det går ner. Men moderna organisationer har korta ledtider i sina administrativa och finansiella processer och en dags försening under exempelvis budget- eller prognosarbetet kan faktiskt vara kritiskt, speciellt om vi pratar om marknadsnoterade bolag. Då behövs it-resurser som har insikt i verktyget så väl som företagets it-miljö för att kunna ge verksamheten den service de förväntar sig och behöver.

Så även om verksamheten sitter i förarsättet i era BI-initiativ, se till att involvera it så tidigt som möjligt i projekten. Informera, diskutera och resonera. Satsa resurser på utbildningar i lösningen och förmedla kontakter till systemleverantörer, konsulter och andra inblandade för att ge it så goda förutsättningar som möjligt att göra sitt jobb. Se it som en viktig partner och inte som en motståndare. Det är garanterat en investering som kommer att ge din organisation en riktigt bra avkastning!


Om skribenten: Thomas Svahn är regionchef och seniorkonsult på Advectas, ett företag specialiserat lösningar inom Business Intelligence och verksamhetsstyrning. Detta är en av en serie krönikor inom området och denna gång har han fått hjälp med krönikan av Monica Siewers som är seniorkonsult på Advectas. Har du synpunkter eller förslag till frågeställningar att behandla i kommande krönikor är du välkommen att kontakta honom på thomas.svahn@advectas.se eller 0732-316359.