Expertpanelen: “Det nya beslutsstödssystemet är bara skräp”

Annons

Annons

Implementering av system för BI och performance management är mycket mer än en teknikförändring (det gäller förvisso även andra verksamhetssystem). Även om ett projekt är en succé avseende ny teknik, tidplan, budget etcetera kan det bli en totalflopp om inte arbetsprocesserna anpassas och människorna inte vill vara med. Att få acceptans för ett nytt system kan vara svårt eftersom de allra flesta av oss är mer eller mindre försiktiga med att hämningslöst kasta oss över förändringar. Det är en del av vår mänskliga natur helt enkelt. Som konsulter upplever vi Ibland att det gamla systemet som ersätts i princip aldrig varit så populärt som när det skall ersättas av något nytt.

Att ha stöd från ledningen vid implementering av ett nytt system är en kritisk faktor som det ofta talas om, men det är lika viktigt att de som verkligen ska använda systemet är positivt inställda. Implementeringen av en ny BI-lösning är minst lika mycket ett förändringsprojekt som det är ett teknikprojekt.

Det är lättare att implementera ett helt nytt system än att ersätta ett befintligt. De som arbetat länge med ett system har lagrat en mängd tyst kunskap om processer och arbetssätt rörande systemet. Denna kunskap finns ofta inte med i manualerna och kan inte alltid kan beskrivas i ord. Kunskapen finns väl inarbetad i rutiner som gör att arbetet går smidigt och snabbt. Väldigt ofta är det samma människor som måste medverka vid implementeringen av det nya som samtidigt förvaltar det gamla och att i det normala rutinarbetet få tid över för att lära sig ett nytt system och nya rutiner kan vara en svår prioriteringsfråga. I början krävs det också extra tid för att verifiera siffror och nyckeltal som kanske inte presenteras eller beräknas på samma sätt som tidigare. Även om det finns ett missnöje med en befintlig lösning är ändå tröskeln för att komma in i och lära sig tycka om ett nytt system ofta hög.

Hur kan då organisationen arbeta för att få med sig användarna vid implementering av ett nytt system? Vår erfarenhet är att förberedelsen av användarna och kommunikation är helt avgörande för hur lösningen tas emot. Människor måste få tid att vänja sig vid tanken på att en ny lösning är på gång. Givetvis måste de också få relevant information och utbildning. Ett effektivt sätt kan också vara att användarrepresentater får möjlighet att ha synpunkter, exempelvis genom att användarreferensgrupper etableras inom ramen för projektet. Att tidigt involvera användare i utvecklingsprocessen ger snabbt en bild för de berörda av hur systemet kommer att fungera. Möjligheten att i viss mån påverka det framtida systemet upplevs som positivt, men det ger framför allt en bättre förståelse varför den framtida systemlösningen kommer att se ut som den gör.

Ledningens hållning gentemot ett nytt system kan påverka hur det tas emot i organisationen. Om det finns ett ifrågasättande eller en tvekan om nyttan med systemet, sprider det sig som ringar på vattnet i organisationen. Det är därför viktigt att ledningen har relevant kunskap om vad som kommer att uppnås och att också dessa personer får relevant utbildning. Med rätt förutsättningar kan ledningspersoner bli viktiga ambassadörer som underlättar utrullningen och hjälper till med acceptansen. Det självklara incitamentet för detta är ju att investeringen i det nya systemet på detta sätt ger snabbare och högre avkastning.
Samtidigt som användarna och ledningen informeras, och systemet säljs in till organisationen på olika sätt gäller det dock att inte skapa orealistiska förväntningar på den kommande lösningen. Det som utlovas i form av funktionalitet, när olika delar av lösningen skall bli tillgängliga och så vidare är viktigt att hålla. Dessutom skall de delar som släpps ut till användarna verkligen är ordentligt genomtestade och kvalitetssäkrade. Ett system, liksom en människa, får aldrig en andra chans att göra ett första intryck.

Om skribenten: Thomas Svahn är regionchef och seniorkonsult på Advectas, ett företag specialiserat på att hjälpa kunder med lösningar inom Business Intelligence och verksamhetsstyrning. Detta är en av en serie krönikor inom området och i denna har Thomas fått värdefulla bidrag från sin Advectaskollega Monica Siewers. Har du synpunkter eller förslag till frågeställningar att behandla i kommande krönikor är du välkommen att kontakta Thomas på thomas.svahn@advectas.se eller 0732-31 63 59.