Expertpanelen: Få ut mer av dina BI-investeringar!

När jag som ung doktorand presenterade min avhandling 2007 så hade jag en dröm om hur effektiva beslutstödslösningar skulle konstrueras och vilka hörnstenarna skulle vara.

I den beslutstriangel som jag hade för mina ögon hängde allt så fint samman, där samverkade människa/organisation, mål och strategier och it, den tekniska delen av business intelligence-lösningen, i konstruktiv anda (se bild 1).


Bild 1.

”Välkommen”, sa chefen när vi träffades i maj på det konsultbolag där jag sen började i augusti 2007. Han berättade om den ljusa framtid som Gartner spådde business intelligence-branschen.
”Låter fint”, sa jag. ”Var börjar vi?”

Han svarade: ”Vi ser gärna att du läser följande böcker under sommaren så att du är väl förberedd när allt drar igång efter semestrarna…”

De var:

  • Datawarehouse – datalager: verksamhet, metod, teknik – Söderström
  • The datawarehouse lifecycle toolkit – Kimball
  • Corporate Information Factory – Inmon
  • Information modelling & Relational DB – T. Halpin
  • Performance Dashboards – W. Eckerson
  • Guide to SQL Server 2005 Analysis Service Step by Step – Reed
  • Fast track to MDX – M. Whitehorn & R. Zare

Det gick raskt upp för mig att BI, ute i den så kallade verkligheten, var synonymt med teknik, databaser, SQL, kuber, ETL-processer och rapportverktyg så långt ögat kunde se.

Inte ett ord om styrning, framtid, risk, ingenting om strategi, faktiskt väldigt lite om Intelligent Business överhuvudtaget. Inte heller kunde jag någonstans finna ord som människa, beslutsfattare eller affärsnytta.

Jag bläddrade i några av böckerna och undrade i mitt stilla sinne var jag hade hamnat. Fattas bara att någon föreslår att jag ska omskola mig till systemarkitekt tänkte jag vidare.

Under åren som följde fick jag lära mig att mer än 90 procent av BI-affären görs i ”tekniklådan”.

Inget konstigt med det. Det är där pengarna finns för såväl leverantörer som för konsultbolag. Jag skulle dock gärna se att fler BI-konsultbolag hade bättre kunskap om helheten för att kunna hjälpa sina kunder att bli bättre beställare – för att i slutändan kunna leverera mer än ”bara” teknik.

Gång efter annan har jag i olika sammanhang proklamerat att:

  • en massa information i sig inte gör någon ledsen glad om man inte vet vad man ska göra med den, samt att
  • alla inte ska ha all information utan den information som de behöver, vare sig mer eller mindre.

Människorna, beslutsfattarna ni vet, måste vara med i loopen då det är de som ska fatta beslut, i linje med uppsatta mål och strategier, baserat på bland annat den information som BI-systemen bistår dem med.

Goddag yxskaft

En dag några år senare, på ett annat bolag, tittade en av cheferna – med gedigna rötter i tysk teknisk ingenjörskonst och affärssystemsmylla – förstrött på mig och sa: ”Ari, jag tycker du borde skola om dig till systemarkitekt…”

Goddag yxskaft. The bottom was nådd, som Lennart Bergelin kanske skulle uttryckt saken.

I samma veva, året var 2010, läste jag i affärspressen att ”Ari Riabacke, en av landets ledande beslutstödsexperter…”. Jag fick inte ihop det. Var det verkligen en så bra idé att omskola mig till systemarkitekt? Nej, jag tyckte inte det då och jag tycker inte det idag.

Jag sa upp mig.

Börja från början
Det är tydligt att många, såsom chefen nyss nämnd ovan, drivs av kvartalsvis mätta försäljningssiffror och inte av en inre låga brinnandes för att koppla ihop teknik de säljer med kundernas uppsatta mål och strategier – i syfte att skapa mätbar affärsnytta.

Alldeles för få i dagens BI-värld, och det gäller såväl leverantörs- som beställar-sidan, har funderat särskilt mycket på det som Adolphson & Falk sjöng om på tidigt 80-tal i låten Blinkar blå: ”…i nattens tysta timmar har jag undrat vad som händer där tekniken inte ser, vad som döljer sig i tujaträdens skugga…”

Ja, vad händer där tekniken inte ser? Och om teknik är svaret – vad är då frågan?

Nu kanske någon av er läsare får för er att jag inte gillar teknik, men så är det alltså inte. Det jag däremot inte gillar är det faktum att vi inte lyckas få ut bättre effekt ur befintliga BI-lösningar som det investerats stora summor i, och att vi inte i större utsträckning lyckas operationalisera den information som dessa BI-system tillhandahåller.

Har vi månne för lite teknik? Kanske en ny version av något, vilket som helst, system kan ställa allt tillrätta? Nej, det är klart att det inte kan, vi har ju alla redan köpt mer och även provat med nya versioner – right?

Vi glömmer helt enkelt bort att börja från början.

Vad ska vi ha allt till, vad är det vi egentligen behöver och hur tillämpar vi de strategier vi skissat på i syfte att nå de mål vi, förhoppningsvis, har satt upp? ”If you don´t know where you are going you might not get there”, som en av många yogismer lyder.
Risken att utveckla BI-system och ta fram information som inte behövs i organisationen är överhängande då vi ofta nöjer oss med att ”nu har så mycket mer än vi tidigare hade”.

Mer information får oss att känna oss säkrare i det vi gör. Tyvärr hjälper det oss sällan att fatta bättre beslut om det inte, till att börja med, är rätt information – och om inte allt detta något sånär jackar in i befintliga eller nya beslutsprocesser.

Lång väg kvar
Med ovanstående förförståelse för hur det såg ut i den så kallade verkligheten begav vi, jag och två kollegor ur Decide Research Group vid Stockholms universitet, oss ut med forskarfanan i handen.

I artikeln Integration of Business Intelligence and Decision Support Systems in Business Processes: An Empirical Investigation utgick vi från konceptualiseringen i beslutstödstriangeln och studerade bland annat vilka som är involverade när BI-systemen utvecklas, hur systemen används och om man följer upp och mäter nyttan med dem.

Resultaten lät inte vänta på sig, det visade sig att:

  • Enligt ca 60 procent är BI-strategin inte väl förankrad, om alls, hos högsta ledningen.
  • Över hälften tycker att BI-systemen inte levererar relevant information till användarna utifrån affärskraven.
  • Drygt hälften sätter inte upp ett Business Case innan de investerar i BI.
  • Hälften hävdar att informationen ur BI-systemen vare sig är lätt att förstå eller lätt att använda.
  • Det stora flertalet har inte väl etablerade rutiner för hur organisationen och användarna ska förberedas för att använda ny teknik och ny information.
  • Närmare 80 procent har dålig, mycket dålig eller ingen koll alls på hur ny tillgänglig information jackar in i befintliga beslutsprocesser.
  • Drygt 80 procent misslyckas helt eller delvis med att mäta affärsnyttan av BI – om de ens försöker.
  • Enligt ca 75 procent är avsaknaden stor av guidelines och processer för hur information ur BI-systemen ska användas.
  • En bra bit över hälften använder inte merparten av den information som BI-systemen tillhandahåller.

Resultaten i studien pekar på – det många känt till en längre tid – att BI-lösningarna ofta lever sitt eget liv, långt ifrån användarens vardag och såväl ledningsbord som ansvarsområden.

Drömmen om den välbalanserade beslutstödstriangeln ser ut att alltjämt förbli en dröm, en dröm och ingenting annat. Verklighetens triangel har, likt kapten Francesco Schettinos grundstötta skepp Costa Concordia, råkat ut för fullständig slagsida (se bild 2).


Bild 2.

Rätt information hos rätt person
Det är dags att anlägga ett helhetsperspektiv när system för beslutsstöd ska utvecklas. Det räcker inte längre med ambitionen att få till en ”ax till limpa-lösning”, det vill säga en lösning där teknik, organisation och affärsmodeller – mål och strategier – hänger samman.

Vi måste ta steget fullt ut och åstadkomma lösningar som mer liknar ”ax till uppäten limpa”.

Det vill säga att rätt information, i rätt format, hamnar hos rätt person. Dessutom, och detta är oerhört viktigt, måste vi se till att organisationen förmår att operationalisera informationen genom att skapa tydliga processer för:

  • vad som ska göras,
  • vem det ska göras av, och
  • när det ska göras.

Utmärkt teknik finns redan i flesta fall, bra information likaså. Det som ofta saknas är tydliga beslutsprocesser och processer för vad som ska göras vid olika scenarion givet olika typer av information.

Vi har nu tagit oss in på rätt planhalva, för att använda en fotbollsmetafor, nu fattas bara att börja sparka bollen i mål.

Hur svårt kan det vara?


Om skribenten: Dr. Ari Riabacke är beslutsstrateg, talare, forskare och rådgivare. Han driver Riabacke Stockholm AB, är medlem i Decide Research Group vid Stockholms universitet och en av landets mest anlitade föredragshållare rörande beslutsfattande och trender och visioner på området.