Expertpanelen: Redovisning – ekonomiavdelningens kopplingston

Föreställ dig en mobiltelefon med alla de senaste funktionerna. Den har megapixelkamera, mp3, GPS, bredband, expanderbart minne, Bluetooth och allt annat du kan önska dig. Men det saknas en sak: kopplingston. Plötsligt spelar det ingen roll vilka funktioner telefonen har. Om du inte kan ringa på din telefon känns inte heller de andra funktionerna särskilt viktiga. Det finns till och med en risk att de andra funktionerna inte ens fungerar utan kopplingston!

Ekonomifunktionens roll i ett företag kan jämföras med mobiltelefonen och dess kopplingston. Även om avdelningen kan utföra sofistikerade prisanalyser, delta i strategidiskussioner på hög nivå och ge råd åt ledningen i kritiska frågor, kan den inte göra detta effektivt om den inte utför sin grundfunktion. Om det inte finns någon kopplingston, spelar ingenting annat någon roll.

För ekonomiavdelningen är grundfunktionen, kopplingstonen, att uppfylla legala krav på rapportering och kontroll, att leverera efterfrågad finansiell rapportering i tid och att säkerställa den ekonomiska informationens tillförlitlighet. I takt med att ekonomifunktionerna fått ökade krav på sig att effektivisera, kombinerat med nya regelverk och mer fokus på den operativa styrningen, har fler och fler företag fått problem med att få en stadig kopplingston. Att hänga med och vara påläst, i god tid, innan ny lagstiftning börjar gälla för att få bolagets rutiner och arbetssätt att anpassas kan vara en heltidstjänst stundtals bara det. Detta samtidigt som många ekonomichefers fokus på grundfunktionen helt enkelt har minskat på grund av bredden i de olika frågeställningar och aktiviteter man ska delta i eller driva.

Stora förändringar såsom uppköp, utförsäljning, nedläggning och sammanslagningar sker hela tiden. Företag går in på nya marknader eller flyttar produktion mellan olika länder. Några av dessa stora beslut resulterar i stora misslyckanden, och i en del av de fallen beror det på att beslutet är grundat på felaktig eller bristfällig finansiell information som har kommit från företagets egen ekonomiavdelning.

Kanske finns det inte tillräckligt många skickliga redovisningsekonomer som kan göra svåra bedömningar baserat på tillgänglig information. Eller så begås det helt enkelt misstag under besvärliga manuella processer. Ibland tar bokslutsprocessen så lång tid att det inte finns tillräckligt med tid över till att analysera informationen innan den kommuniceras ut. Eller så hinner man aldrig ta tag i de mer komplexa avstämningarna eller utreda gamla differenser. Det skulle också kunna vara så att ekonomisystemet är omodernt, att man inte utnyttjar systemets möjligheter eller att det helt enkelt finns för många system.

Brister i redovisningen påverkar ekonomiavdelningens möjlighet att agera i andra roller. Om det inte finns någon kopplingston finns det ingen trovärdighet. Ingen kommer att vända sig till en ekonomiavdelning i strategiska frågor om den inte kan utföra sin grundfunktion på ett pålitligt sätt. Och de har rätt: Avsaknad av en stadig kopplingston tyder på att man antagligen inte har medarbetarna, processerna och systemen som behövs för att vara en viktig rådgivare.

Om ni har problem att få kopplingston i er organisation finns det några viktiga steg att ta:

  • Först och främst, att ställa en diagnos på problemet: Är det omoderna system? Är det brist på duktiga redovisningsekonomer? Hög arbetsbelastning? För få automatiserade processer? Vilka arbetssteg är de riktiga tidstjuvarna? Är avdelningen och organisationen tillräckligt motiverad? Har den tid att klara av nya utmaningar i den takt de dyker upp?
  • Skriv ner möjliga problemområden och utveckla initiativ för att ta itu med dem ett efter ett.
  • Säkerställ att ni får mandat för att skaffa resurser för att åstadkomma förändring.
  • Se till att alla medarbetare gör det till högsta prioritet att få igång kopplingstonen. Deras engagemang kommer att vara avgörande för att lyckas.

Allting börjar med kopplingstonen. Om du inte har fått till en stadig kopplingston, se till att fixa en!

Om skribenten: Anna Pontén är partner på Deloitte och CFOworlds expert inom områdena Finance Transformation, effektivisering av ekonomiprocesser och Shared Services. För frågor och kommentarer om krönikan, mejla gärna till cfoworld@idg.se