Expertpanelen: Så undviker du en Carema-skandal

Annons

Vi har alla kunnat läsa i tidningarna den senaste tiden om Caremas äldreboenden som brister i vårdkvalitet. Mycket tyder på att brister i upphandlingen ligger bakom en del av problemen.
De som handlat upp avtalen har helt enkelt inte gjort ett ordentligt förarbete avseende kvalitetsparametrar och nyckeltal. Det har lett till brister som drabbar utsatta människor. Enligt min mening skulle ansvariga ekonomer i en organisation, med CFO i spetsen, kunna spela en viktig roll för att skapa framgångsrika upphandlingar som gynnar hela organisationen.

Höga krav på inköpsansvariga
Verksamhetsorienterade ekonomer är drillade i att ta fram nyckeltal och KPI:er. Vi har erfarenhet av verksamhetsstyrning och arbetar dagligen med att ta fram beslutsunderlag. Detta är kompetenser som kan berika inköpsorganisationer.

Som jag ser det, går trenden mot att man handlar upp alltmer sammansatta tjänster. Det ställer höga krav på de inköpsansvariga. De måste veta vilka parametrar som är viktiga. De måste kunna skriva en riktigt bra funktionsspecifikation och förstå vilka KPI:er som är relevanta. De måste också säkerställa att kunden och leverantören har samma syn på vad som ska levereras – och hur. Och de måste se till att följa upp på ett relevant sätt.

Det är komplicerat att mäta resultatet av komplexa tjänster. Därför behöver inköpsavdelningen ta tillvara på verksamhetens erfarenhet och ekonomisidans specialistkompetens.

Många organisationer är omogna när det kommer till upphandlingar när det gäller mer kvalificerade eller komplexa tjänster. Om inköparen har egen erfarenhet av de tjänster hon eller han handlar upp, så är det en stor styrka.

När en upphandling sker utan att ifrågasättas, så kan det gå riktigt fel. Inköp måste alltid kräva att få se över upphandlingens kriterier för att kunna göra ett bra jobb. Oavsett om inköparen har bakgrund från området eller inte, så kan kvaliteten på inköpen förbättras genom att ett upphandlingsteam skapas inför upphandlingen. En inköpare, en person som är specialist på den tjänst som ska handlas upp och en analytisk, serviceinriktad ekonom kan bilda stommen i ett framgångsrikt team.

CFO behövs
CFO och dennes medarbetare är viktiga för att säkerställa att inköpsavdelningens nyckeltal bidrar till organisationens framgång. Om det främsta målet är att minska inköpskostnaden, så finns risk för suboptimering. När fokus blir på att ha få leverantörer med brett utbud och lågt pris, så stängs nischade högkvalitativa leverantörer ute, oavsett kostnadseffektiviteten i deras erbjudanden. Antal leverantörer och inköpskostnad är lätt att mäta, men att mäta kvalitet i utförda tjänster är däremot komplicerat. Det är dock sällan lyckosamt att styra på det som är enkelt att mäta, istället för på viktiga funktionsparametrar.

I bedömningen av leverantörer kan ekonomifunktionen även tolka de olika företagens nyckeltal, resultatredovisning etcetera och på så vis bidra till en helhetssyn i urvalsprocessen.

En annan viktig parameter är uppföljningen. Vi ekonomer bör medverka när uppföljningskriterier sätts och säkerställa att de kan mätas på ett bra sätt. Ju mer verksamhetsnära nyckeltal, desto större chans har vi att förstå den leverans vi köpt. Att mäta hur nöjd kundens kund är, kan vara ett bra sätt att fånga upphandlingens konsekvenser.

Ta tillvara på möjligheterna
För att vi ekonomer ska kunna bidra till en bra upphandling måste vi se oss själva som en servicefunktion. Vår roll ska vara att lyssna till experterna inom varje område och därefter bidra med råd kring nyckeltal, urvalskriterier och rutiner för uppföljning. Vi kan också hjälpa till med hur man bäst följer upp kvalitetsaspekten och vilka avstämningspunkter avtalet bör innehålla. Det är dock viktigt att se vi ser oss just som en servicefunktion. Vi har inte arbetat i den dagliga verksamheten och måste visa respekt för dem som kan den bäst.

Om vi ska gå mot bättre upphandlingar så ökar kraven på inköp – verksamhetens erfarenhet måste tas tillvara och vi som ekonomer måste visa vår bästa sida i styrningsfrågor.

Ja, det finns mycket att göra. Men där det finns problem, där finns det också möjligheter, för alla funktioner. Det är bara att sätta igång och ta tillvara på de möjligheter vi har. Roligt, inte sant!?

Se upp vid upphandlingar:
Här är några av vanliga riskscenarion:

  • När den som handlar upp tjänsten inte i grunden förstår tjänsten som ska köpas in, och heller inte frågar eller lyssnar på dem som förstår.
  • När pris blir enda urvalskriterium, i stället för pris i relation till prestanda.
  • När beställaren inte varit tydlig med vad som förväntas av leverantören.
  • När leveransen inte följs upp tillräckligt strukturerat eller omfattande.
  • När relationen bara blir positiv för den upphandlande parten.

Om skribenten: Jag är en vän av dialog, samtal mellan människor. Jag har blivit ombedd att skriva krönikor runt karriärrådgivning i CFOworld. En krönika är ingen dialog, men den utvecklas av dialogen. Om du får någon tanke efter att ha läst denna krönika eller har andra tankar runt karriär för kvalificerade ekonomer och har någon minut över, skicka mig gärna din tanke. Ju mer respons jag får, desto mer mångfacetterat kommer jag att kunna kommunicera runt karriär för ansvariga inom ekonomiområdet.