Expertpanelen: Så utvärderar du ditt företags BI-lösning

Så kan ni göra en utvärdering av er beslutsstödslösning

Din organisation har investerat miljonbelopp i en beslutsstödslösning. Upplever ni att lösningen gett den avkastning ni förväntat er på investeringen? Eller har ni fortfarande en spretig lösning som inte håller måttet och genererar beslutsunderlag av undermålig kvalitet? Har ni satsat på ett strukturerat och standardiserat datalager, men använder endast en bråkdel av informationen i det för analys? Då är det kanske är dags att stanna upp och utvärdera läget!

Inuti organisationer, där samma personer sitter på samma positioner under en längre tid, händer det ibland att det uppstår ett slags tunnelseende. Individer går i invanda mönster, lösningar är implementerade och börjar mogna. Eventuella ifrågasättanden som fanns tidigare är för länge sedan glömda eller lagda i malpåse. Har du exempelvis någon gång varit övertygad om att ett visst inarbetat arbetssätt måste vara det bästa, bara för att en tid senare inse att det faktiskt hade varit bättre på något annat sätt? I så fall är du inte ensam. Vi beslutsstödskonsulter, som kommer i kontakt med många olika verksamheter och företag, stöter ofta på detta.

Organisationen och dess omvärld är inte alls statisk. Därför kan inte heller organisationens processer, system och individer vara statiska. Detta gäller givetvis i allra högsta grad även organisationens beslutsstödsystem. För att hänga med i konkurrensen och skiftningarna i omvärlden är det viktigt att noga observera förändringar, analysera och ta beslut om att ändra sig. Organisationens beslutsstödssystem måste helt enkelt förändras med organisationen, annars arbetar organisationen på ett sätt och följer upp på ett annat sätt.

Ett bra sätt att ta reda på hur det egentligen står till med er beslutsstödslösning är att göra ett utvärderingsprojekt. Syftet med en utvärdering är bland annat att:

  • Säkerställa att beslutsstödslösningen innehåller relevant och uppdaterad information.
  • Säkerställa att lösningens strukturer är uppdaterade i enlighet med hur organisationen ser ut.
  • Säkerställa att informationen i lösningen håller den kvalitet som förväntas.
  • Se till att organisationen har optimerade arbetsprocesser och en bra organisationsform för att fånga krav, förvalta och vidareutveckla beslutsstödslösningen.
  • Stämma av att olika användarkategorier får rätt information i rätt tid och av rätt kvalitet.
  • Identifiera eventuella gap mellan vad organisationen förväntar sig av lösningen och vad den faktiskt levererar.
  • Stämma av att organisationen har tagit emot beslutsstödslösningen och förstår hur den skall användas.
  • Rensa upp bland portaler och rapporter för att minska onödigt underhåll och göra det lättare att hitta.

Hur kan då en utvärdering gå till, och vad omfattar den? En utvärdering strävar till att fånga bilden av helheten runt beslutsstödslösningen eftersom det är helheten som kommer att vara avgörande för hur bra avkastning på gjord investering av lösningen kommer att ge. Helheten omfattar organisation, hårdvara, mjukvara, beslutsprocesser, projektledning, utveckling, drift, underhåll, visualisering, strategi, målstyrning (CPM), omvärldsanalys (CI), datakvalitet etcetera.

En detaljerad genomgång av varje del sker av dedikerade experter på respektive del. För att hålla ihop det hela och arbeta med samma agenda hålls helheten ihop av en affärsorienterad projektledare/ verksamhetsutvecklare. Utvärderingen kan genomföras på en många olika sätt, men ett sätt som har visat sig mycket effektivt är att en stor del innefattar intervjuer med noga utvalda representanter från verksamheten (både ”business” på olika nivåer och ”IT” på olika nivåer). Givetvis bör även rent tekniska genomlysningar göras och ibland är även olika typer av workshops lämpliga som verktyg i utvärderingsprocessen.

Förväntade effekter av en utvärdering är att organisationen identifierar en tydlig strategi för att öka effektiviteten och minska kostnaderna i förvaltningen, till exempel genom minskad tid för att leta information, förbättrade arbetsprocesser (det vill säga hur beslutsstödsrapporteringen bättre införlivas i den dagliga verksamheten), bättre beslut genom mer tid för analyser samt minskade kostnader för interna och externa resurser (konsulter) genom att onödigt förvaltningsarbete skalas bort.

Förutom ovan beskrivna syften och effekter av utvärderingen är ytterligare en viktig utkomst att få en bild av var i sin mognadsprocess organisationen befinner sig med sin beslutsstödslösning just nu. Det finns ett antal olika metoder för att göra denna bedömning och framförallt för att ta fram lämpliga handlingsplaner baserat på var organisationen befinner sig. Mer om detta i en senare krönika.

Vi beslutsstödskonsulter kommer ofta i kontakt med organisationer som vill byta beslutsstödslösning eftersom den gamla inte riktigt håller måttet. Visst kan det finnas många skäl att byta teknisk lösning, men vår erfarenhet är att det inte är säkert att en ny teknisk lösning är den bästa vägen framåt. De flesta moderna beslutsstödslösningar håller en god och likvärdig kvalitet. Några saker är bättre i en lösning, andra saker är bättre i en annan, så på det stora hela går det ofta på ett ut. Så vänta med att lägga en massa pengar på en ny lösning och börja med att göra en utvärdering av nuvarande lösning istället. Vem vet, med lite justeringar och anpassningar av lösningen, och med en uppdatering av kringliggande processer kanske den inte är så dum ändå?

Om skribenten: Thomas Svahn är regionchef och seniorkonsult på Advectas, ett företag specialiserat på att hjälpa kunder med lösningar inom Business Intelligence och verksamhetsstyrning. Detta är en av en serie krönikor inom området. Denna gång är krönikan skriven i samarbete med Advectas seniora verksamhetskonsult Thomas Berggren. Har du synpunkter eller förslag till frågeställningar att behandla i kommande krönikor är du välkommen att kontakta honom på thomas.svahn@advectas.se eller 0732-316359.