Expertpanelen: Vägen till tillförlitliga likviditetsprognoser

Annons

Annons

Tillförlitliga likviditetsprognoser
– hur svårt kan det vara?

Hur svårt kan det egentligen vara att skapa tillförlitliga likviditetsprognoser? Svaret är naturligtvis som ofta: det beror på. Men det är värt besväret – en bra prognos kan ge stora besparingar i finansieringskostnader. I denna text får du fem tips på hur ditt företag kan skapa träffsäkra likviditetsprognoser.

Företagsstruktur, bransch, banklösningar och systemstöd är exempel på faktorer som påverkar ett företags likviditetsprognoser.

Fem vanliga utmaningar

1. Information saknas
Ett vanligt förekommande problem när det gäller likviditetsprognoser är att personen som sammanställer prognoserna inte har all information. Han eller hon är beroende av att någon annan skapar indata. Denna någon (ofta ekonomiansvarig på ett dotterbolag eller affärsenhet) ser inte alltid nyttan med prognosen, som inte ger ökad affärsnytta för det enskilda dotterbolaget, utan upplever det som ytterligare ett rapporteringskrav till huvudkontoret.

2. Tillförlitlig data

Att få fram tillförlitlig data, vilket krävs för bra prognoser, är ibland svårt. Exempelvis kan kundreskontran visa att en inbetalning ska komma in en specifik dag. Men i själva verket betalar inte kunden förrän en vecka senare.

Hur ett företag på bästa sätt kan komma runt detta problem beror på vilken typ av kunder det har. Med många kunder som gör relativt små betalningar kan man göra en analys på hela kundreskontran och använda en approximation av antalet dagar betalningen är försenad. Med få kunder som gör stora betalningar kan man tvingas göra analysen av antalet kreditdagar per kund.

3. Korta betalningstider
I branscher med väldigt korta betalningstider eller stor andel kontanthantering – såsom grossist- eller detaljhandeln – måste andra verktyg till. Där får man titta på försäljningsprognoser, ordersystem eller säsongsvariationer för att få fram relevant data. För dessa bolag kan även olika typer av matematiska metoder vara till stor hjälp. Allt från mycket enkel procentuell fördelning av flödet över perioden (exempelvis 10 procent vecka 1, 25 procent vecka 2, 50 procent vecka 3 och 15 procent vecka 4) till olika statistiska modelleringar såsom regressionsanalys.

4. Typ av fakturahantering
Utbetalningar borde väl vara lätt? Fakturorna ligger i leverantörsreskontran och betalningsdagen är känd – eller? Nja, beroende på vilken lösning ditt företag har för fakturahanteringen så kan detta vara mer eller mindre korrekt:

  • Kommer fakturan in som preliminärbokad och synlig i reskontran innan den är attesterad?
  • Fakturor under dispyt, hur hanteras de?
  • Har man ständigt många fakturor som är oattesterade och därmed betalas för sent?


5. Udda utbetalningar

Löner, arbetsgivaravgifter och skatter är i regel relativt likartade i storlek månad för månad och datumet för utbetalning är känt. Men om stora bonusutbetalningar sker en viss månad måste det fångas upp i prognosen.

Den exakta tidpunkten för större investeringar kan även i vissa företag och branscher vara ett problem för prognostiseringen. Det beror på att informationen kan vara förbehållen vissa personer i företaget och den exakta utbetalningstidpunkten bestäms nära inpå utbetalningsdatumet.

Fem lösningar
Här följer fem tips på hur ditt företag skapar tillförlitliga likviditetsprognoser.

1. Skapa en bra och tydlig process
Det är väldigt viktigt att skapa tydliga processer för rapportering och uppföljning. Den som är rapporteringsansvarig måste veta vad han eller hon ska göra, när rapporten ska vara klar och vilka förändringar som måste rapporteras mellan ordinarie rapporteringstillfällen.

2. Kartlägg var informationen finns

Ta reda på var i organisationen informationen finns. För många branscher är det kund- och leverantörsreskontran som innehåller mest tillförlitlig information. Men det är inte självklart för alla. Det kan också vara försäljnings- eller ordersystem. I vissa branscher är det säsongsvariationer eller väderprognoser som påverkar prognosen mer än det som visar sig i systemen. Till sist så är man beroende av de som finns närmast verksamheten. Där finns i regel fingertoppskänslan för vad som är på gång i respektive enhet.

3. Se över systemstöd och integration

Bestäm vilken typ av systemstöd som krävs och vilka integrationer som behövs göras mot affärssystem och banker för att göra processen smidig.

4. Få med dotterbolagen
En utmaning är att få dotterbolagen att känna att de får något tillbaka av att göra en bra prognos. Det kan vara återrapportering av kontobalanser tillsammans med deras egen prognos som gör att de kan minska interna limiter och därmed minska sin finansieringskostnad. Det kan vara att de förstår vilken roll likviditetsprognosen spelar i företagets totala finansieringskostnad eller externa rapportering. Det kan också vara att koncernen har interna KPI:er som mäter hur bra prognos varje bolag gjort och att det påverkar utvärderingen av dotterbolagets resultat och ledning. Vissa bolag har infört tävlingar om vem som har den mest tillförlitliga prognosen.

5. Analysera och återkoppla
Det är mycket viktigt att jobba med analysen av utfallet av prognosen – att förstå varför prognosen inte stämmer och hur den kan förbättras framöver. Om dotterbolagen inte får den informationen är det väldigt svårt att förbättra rapporteringen. Ge återkoppling kring vad som inte stämde och gå igenom större avvikelser tillsammans med dotterbolagen.

Analysera och kommunicera även vilka resultat prognosarbetet gett. Det är viktigt att alla ser resultatet av ansträngningarna. Exempelvis:

  • En minskning av working capital med X miljoner kronor.
  • Minskad finansieringskostnad på grund av att företaget kan minska sina korta lån eller kreditlimiter.
  • I genomsnitt X kr lägre på cashpoolkontot än tidigare, eller vad det nu kan vara för mål som är uppsatta.

Är det värt besväret?

En tillförlitlig prognos kan ge stora besparingar i finansieringskostnaderna för företaget. Den nära kopplingen till working capital management gör också att det är oerhört viktigt att arbeta aktivt med likviditetsfrågor. Att frigöra likvida medel i företaget kan innebära allt från en ökad vinstmarginal till överlevnad i en krissituation. I de fall dotterbolagen får lägga ner mycket tid på att manuellt få fram informationen bör man se över möjligheterna att skapa integration med affärssystem för att effektivisera hanteringen.

Så tveka inte att se över de rutiner ditt företag har för likviditetsprognoser och uppföljning. Med en tydlig process och strukturerad uppföljning av utfall av prognoser kan man uppnå betydande förbättringar i kvaliteten på sin likviditetsprognos.

Om skribenten: Mona Henriksson är CFOworlds expert inom likviditetsplanering och effektivisering av kassaflödeshantering. Hon är ansvarig för OpusCapitas verksamhet i Skandinavien. Hon nås på: mona.henriksson@opuscapita.com