Expertpanelen: Mer extern data åt folket

Jag skrev nyligen en artikel i CFOworld-tidningen om BI-strategi och att hur företag väljer att förhålla sig till all data den har tillgång till är ett aktivt val. I denna krönika tänkte jag utveckla hur olika typer av data används eller inte används.

Värdet av information är svårdefinierat. Rådata har ett begränsat värde ur ett analysperspektiv. Satt i ett sammanhang och omvandlad till information är den mer värdefull. Verkligt värdefull blir den dock först när en beslutsfattare får den i rätt tid så att denne kan fatta beslut och genomföra åtgärder.

Data kan ur ett BI-perspektiv grovt sett delas in i två olika kategorier:

  • Intern data: Data som kontrolleras och ägs av den egna organisationen. Det är data som typiskt finns i organisationens egna system, t ex affärs- och verksamhetssystem av olika slag.
  • Extern data: Data som inte direkt kontrolleras av den egna organisationen. Det vill säga, kort sagt all annan data i världen.

Utmaningen med intern data är att samla ihop den (eftersom den ofta finns lagrad på många olika ställen och i olika format etcetera ) och strukturera den (eftersom den är skapad för en mängd olika ändamål som kanske i första hand inte är beslutsfattande) på ett sätt som gör att det går att göra den tillgänglig för beslutsfattande på olika nivåer. Denna metodik är egentligen essensen i ett Data Warehouse.

Intern data är enligt min erfarenhet det den absolut största delen av alla Business Intelligence-lösningar bygger på. Och visst är det oerhört viktigt att ha koll på den interna verksamheten, följa upp resultat osv. Det är ju detta hela verksamhetsstyrningen bygger på: Att få information om och fatta beslut på det som går att påverka.

När det gäller extern data, data som alltså inte direkt kontrolleras av den egna organisationen, är utmaningen givetvis mycket större att ens komma åt data, att kontrollera den och att få rätt att använda den. Din egen organisation äger inte informationen och den kan vara svår att få tag på, exempelvis för att dina konkurrenter, eller kunder av mer eller mindre naturliga skäl inte vill lämna ifrån sig informationen.

Men det finns en gråskala. En del värdefull data kan helt enkelt köpas in från externa parter eller samlas in med olika tekniker från webben. Exempel på sådan data kan vara data från branschorganisationer, forskningsinstitut, sociala medier, organisationens egen webbplats, myndigheter, politiska institutioner, universitet osv. En annan typ av data kan anskaffas genom de relationer organisationen har, till exempel med sina leverantörer. I ett kontrakt med en leverantör kan en organisation ofta kräva att få data rörande mellanhavanden som sedan kan användas både för operativa och för analysändamål.

Det som är lite förvånande för mig är att jag under mina år som konsult inom BI har jag stött på så få organisationer som faktiskt ens gjort anspråk på att vilja integrera extern data i sina BI-applikationer. Jag kanske har haft otur? Det potentiella värdet av att korsbefrukta intern och extern data i organisationernas BI-lösningar torde vara väldigt stort.

Jag inbillar mig inte heller att organisationerna där ute inte använder extern data för sin uppföljning.

  • För det första är det naturligtvis även så att externa faktorer ofta sitter med i bakhuvudet på beslutsfattaren, i något som skulle kunna kalla för magkänsla. Beslutsfattaren väger in massor av faktorer i sitt beslut varav vi i vår BI-rapport endast visar upp en handfull.
  • För det andra är det så att i den mån extern data faktiskt används hanteras den manuellt och mer eller mindre ad hoc-betonat. Det krävs ofta mycket handpåläggning för att få informationen användbar och det kanske heller inte sker med en regelbundenhet. Så det finns helt klart stora utmaningar med att använda den här typen av data.

Men Ibland funderar jag på varför vi inte anstränger oss lite mer för att på ett strukturerat sätt få in viktiga externa faktorer i vår interna BI-uppföljning. Ofta finns tämligen sofistikerade BI-verktyg på plats med kraftfulla analysmöjligheter, så varför inte använda dessa även för extern data?

Och om vi tittar på hur stor påverkan det externa har på hur det kommer att gå för verksamheten i slutänden blir behovet ännu tydligare. Handen på hjärtat, inte ens den vassaste företagsledare klarar av att stoppa exempelvis en lågkonjunktur. Men en organisation kan göra sin hemläxa och analysera vilka faktorer i omvärlden som är tidiga signaler på att just deras bransch är på väg att skifta. De kan dessutom ofta finna underliggande data som kan påvisa detta och integrera denna data i sin BI-lösning. Då kanske det är möjligt att slippa sitta i baksätet nästa gång konjunkturen svänger?

Att ha rätt information om omvärlden, att få den i så god tid som möjligt, och att kunna analysera den med moderna BI-verktyg kan helt enkelt vara en stor fördel för din organisation. Har du råd att inte göra det?

Om skribenten: Thomas Svahn är regionchef och seniorkonsult på Advectas, ett företag specialiserat på att hjälpa kunder med lösningar inom Business Intelligence och verksamhetsstyrning. Detta är en av en serie krönikor inom området. Har du synpunkter eller förslag till frågeställningar att behandla i kommande krönikor är du välkommen att kontakta honom på thomas.svahn@advectas.se eller 0732-316359. Har du något exempel på en bra Business Intelligence applikation som bygger helt eller delvis på extern data? Maila mig då gärna och berätta om det.