Expertpanelen: Så tar du kontroll över bokslutet

Bokslutsprocessen är ekonomiavdelningens logistikprocess. För att upprätta ett effektivt bokslutsarbete krävs det både snabbhet, precision och inbyggda kvalitetskontroller. Får du inte kontroll över processen blir bokslutet en ständigt pågående aktivitet, utan slut.

Låt oss inledningsvis se på problemets historik. Därefter kommer jag att föreslå några tillvägagångssätt som du kan överväga, som kan hjälpa dig att få ditt liv tillbaka i bokslutstider.


Produktionsanalogin
Vare sig du är medveten om det eller ej, är du som ekonomichef i en global produktionsbransch oberoende av vilka produkter eller tjänster ditt företag faktiskt tillhandahåller. Du leder en verksamhet med höga krav på precision, låg feltolerans, och komponenter som kommer ifrån en mängd olika ställen, kanske till och med från andra sidan jorden. Varje månad måste du pussla ihop alla bitar och skapa en produkt, de finansiella rapporterna, som är nödvändiga för ditt företags överlevnad.

Ett scenario som ställer höga krav på många bolags finansiella informationslogistik är eventuella förvärv, i synnerhet gränsöverskridande förvärv. Fusionerade företag består ofta av ett virrvarr av oförenliga system, processer och rapporteringsmetoder. När affären är avslutad blir ekonomiavdelningens största utmaning att få det nya bolagets bokslut att ske så smidigt som möjligt.

En närliggande utmaning är decentralisering. Många företag har gett sina olika verksamhetsdelar stor frihet. Samtidigt som det kan vara ett bra initiativ för att uppmuntra entreprenörstänkande och för att skapa en snabbfotad organisation, kan det vara ett påtagligt problem för ekonomiavdelningen. När varje enhet driver sin egen bokslutsprocess, ibland i olika länder, kan uppgiften att väva samman de olika boksluten i slutet av månaden vara en stor utmaning.

Slutligen har vi utmaningen som uppstått på grund av den låga investeringsnivån inom många ekonomiavdelningar. Bolag med en lång och ineffektiv rapporteringscykel är ofta samma bolag som inte har avsatt resurser för att förnya sin teknologi, anpassa sina processer, utbilda sin personal och få sin organisation sammansvetsad. När du känner att du befinner dig i ett accelererande ekorrhjul, tänk då bara på alla nya legala krav du har tvingats väva in i din rapportering under de senaste åren. Du behöver ökade resurser bara för att hålla ställningarna, och ännu mer och effektivare resurser för att kunna snurra hjulet framåt.

En metod att överväga
:

Du behöver inte till varje pris göra svindlande insatser för att kunna förbättra din bokslutsprocess. Men du kommer att behöva göra ett stort antal mindre förändringar. Detta innebär att du behöver anamma ett angreppssätt där du ”kavlar upp armarna” och gräver djupt i beståndsdelarna i din boksluts- och rapporteringsprocess för att identifiera var skavankerna och fallgroparna döljer sig. Ett effektivt tillvägagångssätt är att bryta ner hela processen i beståndsdelar och därefter analysera varje del i detalj för att kunna identifiera förbättringsområden och möjliga förändringar.

Några nyttiga råd:

  • Undvik att spendera tiden på att leta efter de stora, gyllene generallösningarna som alla tror existerar. Utmana istället varje individuell aktivitet och sök aktivt efter även den minsta lilla förbättringen. Leta efter förändringar som kommer att spara timmar, eller till och med minuter. Tillsammans blir de betydande.
  • Upprätta och kommunicera en tidsplan för bokslutet, och mät dig själv mot den. Utan tidsplanen kommer du sannolikt att drabbas av samma prövningar och huvudvärk kvartal, efter kvartal. Det kanske låter häpnadsväckande, men många företag har ingen tydlig och förnuftig tidsplan för bokslutet och har inte heller avsatt någon ansvarig som ser till att tidsplanen följs.
  • Se teknik som ett verktyg, inte en begränsning. Använd tekniken för att möjliggöra ökad effektivitet i processer och för att eliminera oförenliga system, manuellt arbete och arbetspapper. Låt inte existerande teknik begränsa dina nya processer.
  • Slutligen, se till att allas roller i processen är tydlig. Det ger en ökad ansvarsskyldighet och samhörighet och hjälper till att "få med alla i båten".


Se till att du börjar vid källan
Boksluts- och rapporteringsprocessen börjar ute i verksamheten. Utan tillförlitlig data (motsvarande råmaterial i vår tidigare produktionsanalogi) från verksamhetssystemen som initierar finansiella transaktioner kan ekonomiavdelningen inte göra ett effektivt jobb.

Många försök till att öka hastigheten i boksluts- och rapporteringsprocessen misslyckas på grund av att de inte ser längre än till ekonomiavdelningen. Det är därför det är så viktigt att titta djupare i organisationen och utforska hur verksamhetsprocesserna inom varje affärsenhet omsätts till redovisningstransaktioner.

Att konsolidera koncernens resultat så fort affärsenheterna har rapporterat sina siffror ska i teorin vara enkelt. Men för många företag är det snarare ett undantag än en regel. Sista-minuten-bokningar, invecklade periodiseringsprocesser och komplexa avsättningar kan leda till fel och fordrar tidskrävande analyser. En standardiserad och automatiserad informationsinhämtning kan hjälpa till att reducera sådana ”farthinder”.

Att börja vid källan kan även ge parallella fördelar. Att arbeta nära de operativa, vinstgenererande enheterna kan ge din personal chansen att engagera sig i, lära sig mer om, och bidra till värde i den dagliga verksamheten. En verksamhet som de förväntas stödja i sitt dagliga arbete.

Glöm inte bort belöningen

En förbättrad boksluts- och rapporteringsprocess kan skapa och skydda värden för ditt företag samtidigt som den minskar belastningen på dig och ditt team. Dina investerare får ingen anledning att klaga på dålig kvalitet eller tröghet i rapporterna. Och dina kollegor i ledningsgruppen kommer att kunna fatta beslut utifrån en bättre grund samt med större tydlighet och självsäkerhet.

Det bästa av allt, ordet “bokslut” kommer inte längre att få dig att associera till långa nätter och en aldrig helt avslutad aktivitet. Det är dags att säga hejdå till fasan och slitet från en utdragen, ineffektiv bokslutsprocess.

Om skribenten: Anna Pontén är partner på Deloitte och CFOworlds expert inom områdena Finance Transformation, effektivisering av ekonomiprocesser och Shared Services. För frågor och kommentarer om krönikan, mejla gärna till cfoworld@idg.se