Favorit i repris: Så skapar du en effektiv ekonomiavdelning

– När det sker det så mycket förändringar, ökade krav inom olika regelverk, eller att man behöver publicera resultat snabbare, då blir den stora utmaningen: Hur ska företagens ekonomiförmåga hänga med?

Det säger Per Bohlin, ansvarig för området Finance Transformation på Cap Gemini Consulting, Sverige. Han menar att ekonomichefer och CFO:er måste lära sig att vara proaktiva istället för reaktiva, om de ska lyckas skapa en effektiv ekonomifunktion.

– Det finns flera faktorer inom detta: En del är att man tar tag i sådant som compliance och lagändringar. Du måste ligga i framkant: om företaget till exempel behöver bli SOX-compliant, behöver du tidigt analysera frågan: ”Vad kommer detta att innebära för oss?”

– Sen är det viktigt att ha en tydlig bild internt av vad som ska prioriteras. Är det att ta tag i kostnadsbesparingar? Eller den interna verksamhetsstyrningen? Eller att kunna stänga böckerna snabbare? Man måste ha en enad syn och sen satsa på dessa områden.

Ett sätt att ta reda på vad som behöver förbättras inom en avdelning kan vara att göra en Gap–analys, det vill säga att ställa ett antal frågor om hur verksamheten fungerar till ledande personer inom företaget. De tillfrågade sätter betyg på de olika delarna, exempelvis ledningsgruppsarbete och systemstöd, utifrån hur nöjda de är med dem. Med utgångspunkt i dessa betyg kan företaget se vilka områden som behöver åtgärdas.

– En Gap-analys visar på gapet mellan nuläget och det önskade läget, säger Ludwig Stendahl, verksam inom området Redovisning Stora Bolag hos Grant Thornton, som även arbetar med effektivisering av ekonomifunktioner.

Efter att ha gjort analysen över vilka områden som kan förbättras gäller det att prioritera mellan åtgärderna. Ett sätt att åskådliggöra vilka åtgärder som ger bäst resultat är att rangordna dem efter hur lång tid de kommer att kräva och hur komplexa de är. Bilden nedan illustrerar hur:


Quick Hits–området är åtgärder som med lite ansträngning ger snabba resultat, medan områden som kräver mycket arbete men tillför lite värde hamnar i kategorin ”Låt vara”. Källa: Grant Thornton

– De enklaste åtgärderna, Quick Hits, skulle jag säga ofta består i att få fram information som redan finns i systemet, men där folk inte vet hur de ska göra för att nå den, säger Ludwig Stendahl.

– Ett exempel på det såg jag när vi träffade en vd i ett företag som sa: ”Det är jättebra att vi får alla de här rapporterna, men jag vill egentligen ha tre specifika rapporter och jag vill få dem genom att trycka på tangenterna F1, F2, och F3”. I sin enklaste form kan åtgärderna handla om sånt: De som ska fatta beslut ska enkelt kunna få underlagen som de behöver.

Ludwig Stendahl påpekar att effektiviseringsarbetet inte behöver handla om affärssystemet, utan lika gärna kan gälla att utbilda sin personal eller att förändra arbetssätten.

– Många tolkar det som att effektivisering betyder att man ska avveckla, men så behöver det inte alls vara. Det kan också handla om att den personal man har ska göra andra saker.

Per Bohlin instämmer i att en effektiviserad ekonomiavdelning inte nödvändigtvis innebär en mindre avdelning.

– I många fall handlar det om ett kompetensskifte. Det kan behövas ny kompetens inom affärssystem, nytt ”processtänk”eller personal som förstår kommunikation och hur man jobbar i team. Någon form av IT–kompetens brukar ju vara en fördel, så där kanske yngre personer har en chans.

Enligt honom har många ekonomifunktioner en tendens att vara försiktiga i överkant och får därför svårt att genomföra nödvändiga förändringar.

– Många försöker lösa problem med hjälp av existerande personal och den gamla strukturen. De försöker göra småfixar istället för att genomföra den stora transformation som kanske faktiskt behövs.