Fem misstag att undvika när du upphandlar affärssystem

För att hitta rätt affärssystem är rätt leverantör ofta minst lika viktigt som att hitta rätt tekniska lösning.

– En konsult som förstår hur man driver processer i verksamheten, som kan stötta och sätta upp system anpassade efter företagets behov är viktig. Det är faktiskt bättre med ett lite sämre system och en bra konsult, än tvärt om, säger Henrik Frimodig, ansvarig för affärssystemstjänster på KPMG.

– Kostnadsposten på konsultsidan är mycket större och konsulten påverkar resultatet mycket mer än vad själva systemet gör.

När det gäller upphandling av affärssystem listar Henrik Frimodig fem vanliga fallgropar under denna fas, de är:

  • 1 Otydlig eller obefintlig definition av omfattning och mål
  • 2 Otillräcklig ”styrning” under systemdemonstration
  • 3 Kunden låser inte leverantören till definierade mål
  • 4 Kunden utvärderar endast systemet, inte leverantörens konsulter
  • 5 Kunden accepterar leverantörens avtal utan förändring.

Vikten av att få god service dyker upp i flera av råden. Henrik Frimodig rekommenderar att det företag som ser sig om efter ett nytt affärssystem börjar med att tydligt kartlägga sina behov och därefter ber om en demonstration utifrån sin egen analys.

– Det gäller att säga: Det här är exakt det vi vill se, så här ser vårt flöde ut. Man kanske till och med ska skicka med lite exempeldata, annars får man bara se det leverantören vill visa, företagen måste utnyttja systemdemonstrationen ordentligt, det är deras chans att se hur det fungerar innan avtalet skrivs på.

– Om leverantören ändå gör en standarddemonstration är de kanske inte så intresserade. Demonstrationen är också en chans för leverantören att utmärka sig, komma med förslag och visa att de är insatta och förstår verksamheten.

Vilken leverantör som tillgodoser behoven bäst beror också på hur stora de är, menar Henrik Frimodig, en mindre leverantör kan sannolikt erbjuda ett närmare samarbete, medan en större kan ha fler resurser att tillgodose sina kunders behov. Oavsett vilken lösning man väljer behöver man beakta storleksfaktorn.

Enligt honom är företag benägna att bedöma den tekniska aspekten av systemen, medan den viktiga aspekten, människorna, lätt hamnar i skymundan.

– Det är svårare att bedöma människor, det är svårt att säga nej om samarbetet inte funkar.

– Intervjua åtminstone tilltänkta projektledare och den som ska ansvara för systemdesignen inom systemets huvudområde: Handlar det om en grossist är systemen för logistisk väldigt viktiga, medan det kanske inte är lika viktigt att prata med den som sätter upp huvudboken.

Han påpekar också att det bästa sättet att skapa ett bra avtal med sin leverantör är att börja från grunden och skriva sitt egna avtal, snarare än att utgå från leverantörens standardavtal.

– Vi påpekar ibland att kunden ofta vill köpa en hel lösning, men det leverantören säljer är en licens och konsulttjänst. Det kan vara ett stort gap mellan vad kunden köper och leverantören säljer. Då är det bäst att sätta upp ett helt eget avtal och vara tydlig med vad man köper. Avtalet är förstås alltid en förhandling, men det är bättre om man börjar från kundens villkor