Förberedelser för tvist kan leda till fredlig överenskommelse

Ibland går affärsrelationer snett, ett samarbete ger inte det tänkta utfallet, produkter eller tjänster som ska levereras blir försenade eller är behäftade med fel. Ganska ofta kan parterna i god tid i förväg se att en tvist är under uppsegling. Inte sällan lägger man mycket tid och kraft på att undvika en rättslig prövning. Det arbetet menar jag bör göras med viss eftertanke – så att man samtidigt förbereder sig för en eventuell rättslig prövning.

Analys av avtalssituation tidigt
Det är viktigt att tidigt bedöma avtalssituationen. Vilka är de relevanta bestämmelserna och hur ska de förstås? Finns det andra möjliga tolkningar av avtalet som motparten kan göra? Här är det viktigt att en erfaren jurist är med och gör dessa bedömningar. Risken är att man annars lätt utgår från hur man tycker att ”det borde vara” eller hur man tror att det är – snarare än från den avtalssituation man faktiskt befinner sig i.

Vid denna analys måste man också kontrollera vilka eventuella frister som inkluderats i avtalet, och vilka frister som finns i relevant lagstiftning. I avtal finns exempelvis ofta bestämmelser enligt vilka en part måste påtala en försening eller ett annat avtalsbrott skriftligen inom någon viss tid för att ha möjlighet att göra den gällande i en kommande tvist.

Likaså finns det också ofta bestämmelser om hur kommunikation mellan parterna ska gå till. Normalt ställs där upp krav på skriftlighet och inte sällan ska mer traditionella sätt som post och fax användas snarare än e-post.

Genom att följa dessa och andra formella regler så undviker man att ge motparten några gratispoäng längre fram.

Särskilt i långvariga avtal, och då i synnerhet i it-avtal som exempelvis outsourcingavtal, finns också ofta en särskild ordning avtalad för hur konflikter ska hanteras.

Sådana bestämmelser är ofta komplexa men innefattar normalt att tvistefrågor ska eskaleras till en högre nivå inom parternas respektive organisationer om de inte löses på den operativa nivån. Eskaleringen kan omfatta ett eller flera steg och vissa bestämda tidsperioder av förhandling i respektive steg innan part får påkalla skiljeförfarande eller gå till domstol.

Efter genomgång av denna bestämmelse gäller det att hitta rätt nivå att eskalera till och att se till att följa den avtalade förhandlingsordningen.

Eskaleringsbestämmelser av det här slaget innebär inget formellt processhinder, det vill säga att en domstol skulle inte avvisa en stämningsansökan som ges in innan det är tillåtet enligt bestämmelsen – men det är onödigt att begå ett avtalsbrott enbart genom att inte följa en överenskommen procedur.

Bestäm en målbild – kommunicera genomtänkt

Efter att ha säkerställt att de formella kraven som beskrivits ovan och andra sådana som kan finnas följs gäller det att fastställa en strategi för det fortsatta arbetet. Är det övergripande målet att minimera risken för ett rättsligt förfarande, eller är det snarare så att man gärna vill få en viss typ av fråga prövad eftersom den är principiellt viktig?

En bra sådan analys är viktig för den fortsatta hanteringen av den begynnande tvisten, men jag går här inte in på det närmare eftersom det ligger lite utanför ämnet.

Att kommunikationen med motparten i en begynnande tvist är genomtänkt är också viktigt. Ofta är det en fördel med en tydlig och klar kommunikation där ens inställning är klar. Samtidigt kan rätt val ibland vara en medveten otydlighet där man inte lämnar ut sin position för tydligt.

Oavsett vilket är det nästan alltid en fördel att vara den part som håller i pennan. Det vill säga, se till att vara den som protokollför möten och att protokoll översänds till motparten för godkännande. Samma situation uppfattas alltid lite olika av deltagarna och det är en stor fördel att det är ens egen bild som läggs till grund för protokoll och annat, det är ju fråga om dokument som kan komma att läsas av en domare flera år senare.

Av samma anledning, om motparten skriver protokoll från ett möte, se då till att era eventuella invändningar förs till protokollet eller i vart fall skickas över till motparten senare.

Ofta, men inte alltid, är det också vettigt att tydligt ange att alla förhandlingsförsök sker på konfidentiell basis och inte får åberopas vid en eventuell tvist samt att en överenskommelse kräver ett skriftligt avtal mellan parterna.

Då det ofta tar relativt lång tid, inte sällan flera år, från det att man inser att en tvist är under uppsegling till den formella rättsliga prövningen initieras och ytterligare tid till den avgörs så är det viktigt att någon ansvarar för att spara all kommunikation och dokumentation.

En sak som inte sällan händer är att e-post efter en viss period automatiskt raderas. Det är därför viktigt att säkerställa att den aktuella kommunikationen läggs vid sidan av sådana system så att den inte försvinner. Vidare måste man säkerställa en ordentlig informations- och dokumentationsöverföring från sådana personer som har varit delaktiga i ärendet som avslutar sin anställning under tiden.

Slutord
Vad är då kontentan av allt detta? Kanske är det så att devisen Om du vill ha fred, rusta för krig som tillskrivs den romerske författaren Vegetius är en bra beskrivning. Genom att målmedvetet förbereda sig för en tvist så kan man förhandla med motparten från en så stark position att en bra lösning kan nås utan att det rättsliga förfarandet ens behöver inledas.

Om skribenten: De uppfattningar som framförs är mina egna och delas inte nödvändigtvis av Advokatfirman Delphi. Krönikorna är allmänt hållna och ersätter inte rådgivning i det enskilda fallet. Jag tar tacksamt emot synpunkter och förslag på sverker.bonde@delphi.se.