Framtidens affärssystem – hot eller löfte?

Molnet växer och affärssystemsbranschen är inte ett undantag. På systemleverantören SAP:s event Innovation forum tidigare i år nämndes ordet frekvent, liksom mobilitet och stordata. Enligt Frederic Laluyaux, Senior Vice President & GM, EPM, GRC and Finance Applications på SAP kommer molntjänster inte helt otippat att spela en allt större roll för framtidens CFO.

Förutom en smidigare administration och eventuellt även kostnads­besparingar möjliggör de effektivare samarbeten, både inom det egna företag och externt.

– Behöver du snabbt få ut information är molnet ett mycket effektivt verktyg, likaså om du vill värdera risk i realtid. Uppstår något oförutsett, exempelvis en katastrof måste du ju snabbt kunna dela och ta del av information för att kunna bedöma händelsens inverkan på dina processer och hur det i sin tur påverkar kunder och leverantörer, säger Frederic.

Dagens CFO "it-savvy
"
Branschens egna förutsägelser kommer knappast som en överraskning. Frågan är hur lång tid det tar för företagen själva att införliva idéerna och hur det i sin tur påverkar CFO:n. I en värld som snabbt förändras måste alla hänga med på tåget.

Frederic Laluyaux menar att de flesta organisationer han möter är medvetna om den förändring som sker och vet att deras system måste utvecklas. Han beskriver dagens finans- och ekonomichefer som ganska ”it-savvy”. Och att CFO och CIO måste samarbeta säger kanske sig självt, i synnerhet då it-tjänster spelar en allt större roll för processeffektiviteten och rörligheten i många företag. Men företagets chief financial officer måste dra sitt strå till stacken.

– Allt som it gör måste vara dirigerat från businessen. Sen ska it säkerställa att de får bästa möjliga service. Det är lite som när du kör formel 1-bilar – du måste ha en depå och ett bra team som säkerställer att bilen fungerar och kan köra snabbt, säger Mattias Bolander, nordisk chef för Business Analytics på SAP, och tillägger sedan:

– Men det måste vara businessen som driver frågan. Jag tror att många it-organisationer är bra på det, men det finns fortfarande en del som inte riktigt vet hur de ska hantera saken.

Ofta, menar han, finns en viss transparens mellan CIO:n och CFO:n. Samtidigt har CIO:n krav på sig att leverera och vill kanske inte alltid att CFO:n ska känna till alla möjligheter på kartan.

En undersökning utförd av Vanson Bourne på uppdrag av Google, där 460 högre beslutsfattare på finansiella poster i bland annat Sverige deltagit, stödjer teorin om molnets ökade betydelse för finansdirektören och dennes vardag.

Enligt studien anser hälften av deltagarna att CFO:er kommer att få allt större inverkan på beslut som rör inköp och hantering av it-tjänster i takt med att molntjänster införs på allt fler företag.

Mattias Bolander instämmer i lovsången men pekar även på andra faktorer som kommer att spela en minst lika stor roll för morgondagens CFO, till exempel lösningar som visar när risk uppstår i realtid.

– Som CFO vill du se när saker händer direkt, inte en månad senare, för att omedelbart kunna gå till aktion.

Kan man som chief financial officer få full riskkontroll? Är det ens möjligt? Frederic Laluyaux tvivlar inte. Det är absolut möjligt, säger han, men det kräver, förutom ett nära samarbete mellan CIO och CFO, att bolagets finansavdelning även jobbar nära verksamheten och de medarbetare i företaget som jobbar operativt i systemen.

Han ser även en trend när det gäller ansvarsfördelningen och kompetensen inom ekonomi- och finansavdelningar på många företag. Antalet medarbetare inom ekonomi och finansiering som har en teknisk roll och jobbar med rutinartade uppgifter som bokföring med mera reduceras då många delar automatiseras. I stället jobbar man närmare verksamheten – businessen.

CFO-rollen handlar inte längre enbart om siffror eller att kontrollera att verksamheten följer diverse finansiella regleringar. Det handlar om en rad andra delar som pockar på uppmärksamhet.

– Är du CFO kommer du att vara den första som får frågan från styrelsen varför inget gjordes. ”Varför är vår vd illa ute? Det är din uppgift att se till att sådana här saker inte sker.”

Kraven på säkerhet ökar
Optimismen bland leverantörerna när det gäller mobila affärssystem sinar inte i första taget. Ökad mobilitet ger snabbare fötter och möjlighet att agera omedelbart. CFO:n och dennes medarbetare kan göra betalningar och utföra enkla rutinuppgifter direkt i surfplattan eller telefonen.

Mattias Bolander drar att klassiskt exempel: Du sitter på stranden med en piña colada när något oförutsett inträffar.
Istället för att packa ihop och återvända till laptopen i hotellrummet plockar du fram mobiltelefonen och fixar biffen på plats. Är problemet av enkel natur, exempelvis ett accessproblem eller liknande, bör det inte vara något problem.

Samtidigt som mobiliteten ökar uppstår emellertid andra risker. Vad händer om någon får tag på din mobiltelefon och kommer åt alla dina mejl?

I och med att sättet på vilket vi arbetar och kommunicerar förändras ökar också kraven på säkerhet.

– Som CFO vill du kanske inte att vem som helst ska kunna se ditt bokslut, säger han.

När det gäller säkerheten i systemen och den risk det utgör har emellertid branschen och leverantörerna ett ansvar, påpekar Dan Matthews, CTO på affärssystemsleverantören IFS, när vi ringer upp honom för att diskutera trender inom affärssystem. Boven stavas BYOD, bring your own device.

– I dag använder vi samma utrustning på jobbet som vi använder privat. Du har kanske fått en smartphone i din tjänst som du också använder på jobbet, men när du väl kommer hem plockar du fram din privata telefon och använder den under kvällen för att kolla statistik, mejl och andra jobbgrejer.

Som leverantör kan man aldrig lita på att säkerheten finns på plats, menar han. Istället gäller det att se till att systemen är tillräckligt säkra i sig själva.

– Hemma i soffan med dina privata prylar har it-avdelningen ingen koll på vad du gör.

Samtidigt finns begränsningar för vad som är möjligt. Kritiska röster har höjts från flera håll. Leif-Olof Wallin, analytiker på Gartner, menar i en artikel publicerad 2010 på Computer Sweden att den begränsade skärmen och det lilla tangentbordet utgör ett hinder.
Även om en del har hänt sedan dess återstår en hel del innan man kan tala om ”mobila affärssystem” i sin rätta bemärkelse. Wallin står än i dag faswt vid sin åsikt.

– Många utvecklare har inte den insikt som krävs när det gäller användarupplevelse, hur man prioriterar innehåll, designar för små skärmar och så vidare. Det vi ser i dag är inte mobila affärssystem utan snarare affärssystem man utvecklat mobil åtkomst till.
Och det, poängterar han, är en viss skillnad. Det gäller att utnyttja den mobila enhetens fulla potential och inte nöja sig med en miniversion av ett vanligt system.

Att systemen vidare inte levererar det slutanvändaren söker, eller levererar fel sorts information, är ett annat förekommande problem. Där, säger han, handlar det om att förstå verksamhetens krav och ha en strategi för hur man ska tillgodose dessa.

Från leverantörernas synvinkel är man redan medveten om detta. Dan Matthews på IFS betonar att detta är ett av företagets viktigaste fokus just nu. Under flera års tid har man aktivt jobbat för att gå från en leverantörsdriven till en kunddriven affärsutveckling av affärssystemen. Frågan är om det räcker – kan systemen hjälpa CFO:n att få överblick över alla de moment som utgör en riskfaktor i verksamheten?

Handlar inte bara om teknik
– Systemen i sig är alltid inte lösningen på alla bekymmer. Dagens CFO tillbringar mycket tid till andra saker, som att utforma och omforma sina team och säkerställa att de har kompetenta medarbetare som kan fatta rätt beslut och som kan stödja beslutsprocessen i företaget, säger Frederic Laluyaux.

Det handlar alltså inte enbart om teknik. Riskkontroll och business intelligence går hand i hand. Ett bra affärssystem kan flagga i realtid och underlätta för CFO:n att registrera och ta in informationsflödet i verksamheten. För att nyttja systemen så optimalt som möjligt menar Mattias Bolander att CFO:n först bör säkerställa att denne får en generell överblick och sedan använda den för att gå djupare in. Samtidigt måste man också säkerställa att man har rätt datakvalitet.

Allt fler CFO:er blir också ansvariga för datakvaliteten, påpekar han. De ska ju rapportera ut något till börsen sedan. Då räcker det inte att bara ha ett snyggt gränssnitt utan att ha korrekt datakvalitet hela vägen igenom.