Gästkrönika: Ta kontrollen över kommunikationskostnaderna

Större organisationer har ofta stor kontroll på sina fasta kostnader som till exempel personal och materialinköp. Även de indirekta kostnaderna såsom bilparker, resekostnader och hyror budgeteras strikt tolv månader framåt.

Intressant är att den tredje största indirekta kostnaden som Sveriges företag har är telefoni och kommunikation. Det finns ett uttalat behov och intresse från företagen att hitta besparingar genom kostnadskontroll inom detta område.

Dagens samarbetslösningar – chat, presence, web och video – ger stora möjligheter för företagen att effektivisera sin verksamhet. Men i takt med att kommunikationslösningarna blir alltmer komplexa så har det även blivit allt svårare att få kontroll och överblick på sina kommunikationskostnader.

Tipsen till ekonomiansvariga är:
Få organisationen att inse att kommunikationskostnaderna är en av de större indirekta kostnaderna på företagen.

Administrationen är ofta tidskrävande när samma sak uppdateras i
flera olika system. Exempelvis så hanteras telefoner, samtalskostnader, drift, underhåll samt användardata av olika avdelningar och system som företagen använder idag, men som inte hänger ihop.

Det är en utmaning att synliggöra telekomrelaterade kostnader inom en organisation. De kostnader som man ofta har dålig kontroll på är hur det ser ut inom olika områden när det gäller antal och kostnader för telefoner och terminaler, hårdvara, mjukvara, nätverk, tjänster (planering, utbyggnader, installationer), support och underhåll (admininstration, helpdesk, ändringar, konfigureringar) samt trafikkostnader.

Det upplevs helt enkelt som riktigt svårt att få en helhetsbild över hur kostnadsbilden ser ut och hur den fördelar sig.

Bara att utrusta resande personal med mobila klienter som hanterar ”least cost routing” kan betala en helt ny kommunikationslösning. Reduktion av inaktiva anknytningar och överflödiga accessabonnemang erbjuder också stora besparingar samtidigt som rätt trafikkostnader med fasta tariffer leder till en betydande kostnadseffektivitet.

Genom att använda all statistik och erforderlig användardata som
flödar genom de olika delarna av företagens totala kommunikationslösning – där hela telefonilösningen, telefonister, svarstider, trafikmätningar, antal aktiva anknytningar, volymer och trafik och Asset Management knyts samman – kan man samla och strukturera all data.

Lokalkostnader för äldre utrymmeskrävande utrustning samt elkostnaden för att driva telekomutrustning är idag vita fläckar för de ansvariga på företagen.

De flesta företag är idag, och kommer framledes att vara, beroende
av flera leverantörer vilket ökar utmaningen. En del leverantörer arbetar aktivt med och för öppna industristandarder och integration medan andra är mindre aktiva på det området.

Tiden är mogen för företagen att ta kontroll och sänka kostnaderna av sin telekommunikation och samtidigt öka effektiviteten.

Skribenter:
Johan Flink är produktchef för Teleoptis Telecom Expense Management-lösning Teleopti Pro och har arbetat över 10 år inom branschen.
Robert Stahre är sakkunnig och ansvarig för affärsutveckling på Aastra Telecom Sweden AB (fd Ericsson Enterprise) och har 28 års erfarenhet i branschen varav 16 år på Ericsson.