Gästkrönika: Vilda inköp – en stor onödig kostnadspost

Annons

Annons

Trots sin storlek är kostnadsposten köpta varor och tjänster ofta rätt anonym. Det är inte ofta kostnadsposten köpta varor och tjänster diskuteras på företagets ledningsmöten. Än mindre i styrelserummen.

Vilda inköp – ett kostsamt problem
För att hantera inköpen professionellt och på bästa sätt för företaget finns Inköpsfunktionen. Den kan vara organiserad på olika sätt beroende av hur företagets verksamhet ser ut och hur företaget är organiserat. Ett tråkigt konstaterande är att i genomsnitt 30 procent av inköpen görs utan inköpsfunktionens deltagande och utanför befintliga avtal och fastställda inköpsrutiner – så kallade ”vilda inköp”. Dessa inköp kostar företaget stora pengar:

  • Högre inköpspris/-kostnader än om de skulle ha gjorts med inköpsfunktionens deltagande.
  • ”Obehörig personal” lägger ner arbetstid på att själva söka produkter/tjänster.
  • Skapar ökade transaktionskostnader – från beställning till betalning.

Undersökningar visar att de vilda inköpen i genomsnitt kostar företaget uppemot 40 procent mer än om de gjorts rätt. Merparten av de ”vilda inköpen” finns inom området ”indirekt materiel och tjänster”. Ett av grundproblem är att skapa förståelse för skillnaden mellan pris och kostnad.

Att det görs vilda inköp kan inte alltid skyllas på personerna i fråga, utan slår ofta tillbaka på inköpsfunktionen. Man har inte gett tydlig och lättfunnen information om vad som gäller när ett behov av en vara eller tjänst uppstår ute i verksamheten. Något som Inköpschefen och ytterst företagsledningen kan göra någonting åt.

För följsamhet krävs tydlighet
Ett viktigt ansvar som Inköpschefen har är att se till att alla i företaget på ett enkelt och pedagogiskt sätt får tillgång till information om hur inköp ska göras för olika typer av varor och tjänster. Det handlar om att skapa en Inköpshandbok enkelt åtkomlig för alla på företagets intranät.

Många företag har idag inköpshandböcker i betydelsen att man samlat in information som rör inköp i en fysisk pärm eller gjorts åtkomlig via företagets intranät. Men oftast är informationen enbart riktad till företagets inköpare.

Information om hur medarbetarna ute i verksamheten ska bete sig i olika situationer när det uppstår ett behov av en vara eller en tjänst är det, är det sämre ställt med.

Lösningen är att skapa en målgruppsanpassad inköpshandbok med information till alla medarbetare i företaget. Inköpshandboken ger Inköpschefen, och indirekt företagsledningen, möjlighet att löpande styra inköpsverksamheten på ett effektivt sätt.

Framtagning av en inköpshandbok innebär att samla in befintlig kunskap/information, strukturera den, komplettera och förankra den ute i verksamheten. Därefter ska innehållet, utifrån en målgruppsorienterad struktur, förmedlas till företagets alla medarbetare.

Ett exempel på målgruppsanpassning kan vara att man paketerar informationen i tre avdelningar med tydliga avgränsningar:

  • Vår inköpsverksamhet: Denna avdelning riktar sig till alla i företaget. Här får man svar på alla principiella frågor som rör inköpsverksamheten. Exempel på innehåll kan vara Inköpspolicy, Regler för inköp, Inköpsbehörigheter, Affärsetiska riktlinjer, Miljöpolicy, Roller/Ansvar etcetera.
  • Beställa: Även denna avdelning riktar sig till alla. Här får alla en tydlig information om exakt vad som gäller när behov av en vara eller tjänst uppstår. Genom en enkel sökstruktur ges informationen om vad som finns att välja på inom inköpskategorin, vilka leverantörer som är godkända att beställa ifrån, vilken behörighet som krävs och hur man konkret gör för att beställa. Tydlighet till 100 procent.
  • För Inköpare: Denna avdelning riktar sig enbart till de som jobbar med inköp i företaget. Här beskrivs företagets inköpsprocesser med olika typer av ”stödverktyg” som behövs för att göra inköp. Exempel på sådana stödverktyg är olika typer av mallar för till exempel offertförfrågan, leverantörsbedömning, offertutvärdering, olika avtalstyper etcetera.

Ett förenklat exempel på hur startsidan på företagets intranät kan se ut:
Ett verktyg för verksamhetsutveckling – att skapa en inköpshandbok är en process som innebär att man tvingas ta ställning till och förankra lösningar tillsammans med övriga funktioner i företaget. Skapandet av inköpshandboken är en konkret metod för verksamhetsutveckling av inköp. Gränssnitten och samverkansformer med övriga funktioner såsom Teknik/Utveckling, Produktion, it, Personal etcetera klargörs.

När inköpshandboken finns på plats, vilket normalt är på företagets intranät, ger den tydlighet till alla i företaget – ordning och reda helt enkelt. Allt som har med inköp att göra finns nu tydliggjort. Med en pedagogisk målgruppsanpassad struktur är det enkelt att klicka sig till den information man behöver i en konkret situation.

Andra positiva effekter
Utöver att stävja vilda inköp ger inköpshandboken ett antal andra positiva effekter.

  • Mer tid till strategiskt inköpsarbete. Ett allt för vanligt fenomen som stjäl mycket tid från inköparna är att de ofta får frågor från verksamheten om hur man ska göra när man behöver något. Genom inköpshandbokens tydlighet kan denna löpande frågeverksamhet så gott som upphöra. Inköparna kan nu i högre grad fokusera på strategiskt inköpsarbete och göra bättre affärer som bidrar till företagets konkurrenskraft och lönsamhet.
  • Skapar standard inom företaget – man känner igen sig. Ofta har inköpare har sina egna mallar, checklistor etc. som man använder i sitt arbete. I och med skapandet av en inköpshandbok ges möjligheten att inventera vilka goda exempel som finns bland företagets inköpare och gemensamt bestämma vilka varianter man ska ha som standard. I avdelningen ”För inköpare” i inköpshandboken samlas alla gemensamma mallar, checklistor, guidelines etc. som man valt ska gälla. Detta gör det enkelt för inköparna att vid varje inköpstillfälle hitta och använda sig av de mallar man valt som standard. Man känner igen sig från inköp till inköp. Standardiseringen underlättar också för andra inköparkollegor att ta över ett ärende som någon påbörjat. Standardiseringen skapar högre effektivitet och därmed sänkta kostnader.
  • Tydliggör roller och ansvar. När inköpshandboken skapas tvingas man tydligöra och omsätta företagets inköpsprocesser till vem som gör vad – det vill säga, man tydliggör roller och ansvar i organisationen. Man måste ”vända på alla stenar” och skapa fullständig klarhet. Bland annat ska man beskriva hur det tvärfunktionella samarbetet för olika typer inköpskategorier ska gå till mellan inköpsfunktionen och ”sakägare” ute i verksamheten. I och med att roller och ansvar definierats utgör Inköpshandboken också ett ”kitt” mellan inköpsfunktionen och övriga funktioner i företaget.
  • Förenklar introduktion till nyanställda. När en nyanställd inköpare kommer till sin arbetsplats är det vanligt att man kommer till ett tomt skrivbord och därefter får en muntlig introduktion om har man jobbar med inköp inom företaget. Informationen varierar ofta beroende vem det är som informerar. När det sedan är det dags att börja arbeta får den nya inköparen ofta fråga sig fram i varje enskilt ärende för att få mer detaljerad information. Även svaren på dessa frågor varierar ofta beroende på vem som svarar. Detta skapar inte bara frustration utan stjäl också tid för alla inblandade.
  • Enhetlig grund vid företagsförvärv/ -sammanslagningar. Om och när det kan bli aktuellt för ett företag att förvärva ett annat företag eller vid sammanslagning av företagsenheter, spelar inköpshandboken en viktig roll. Den utgör en dokumenterad grund för ett gemensamt arbetssätt inom den nya företagskonstellationen. Ett sätt att snabbt ta hem de samordningssynergier som inköpsområdet erbjuder.
  • Tillskott till strukturkapitalet – ökat värde på företaget. Med insikt om inköpsfunktionens betydelse för ett företags lönsamhet och konkurrenskraft och med en Inköpshandbok på plats skapas ett påtagligt tillskott till företagets strukturkapital. Något som direkt kan påverka värdet av företaget på ett positivt sätt.

  • Tydlighet mot leverantörsmarknaden. Inköpshandboken beskriver ett standardiserat förhållnings- och arbetssätt internt i företaget men också externt gentemot leverantörsmarknaden. Detta skapar en större tydlighet mot leverantörerna och gör de löpande kontakterna med dessa mer personoberoende. Det spelar ingen roll vem man har kontakt med i företaget – alla medarbetare har samma grundvärderingar och vet hur olika typer av frågeställningar gentemot leverantörer ska hanteras.

  • Ökad lönsamhet och konkurrenskraft. Att skapa en pedagogisk och målgruppsanpassad Inköpshandbok är ett utmärkt sätt att profilera inköpsfunktionen och ytterst Inköpschefen. Själva framtagandet av Inköpshandboken är en process där även andra funktioner än inköpsfunktionen engageras. Detta skapar insikt, delaktighet och förväntningar i hela organisationen liksom fokus på inköpsverksamhetens betydelse för företagets effektivitet och ytterst för lönsamheten och konkurrenskraften.

Inköpshandboken innebär att samla in och dokumentera den samlade kunskap om inköp som finns i företaget. En konkret tillämpning av ”Knowledge Mangement” – ett ofta eftersatt område i många företag. Inköpshandboken kan ses som Inköpschefens Bibel.

Om skribenten: Ulf Malmquist, Senior Partner i Inköpsdesign AB, med spendanalys som specialitet. Har lång erfarenhet inom området inköp och logistik från ett antal privata och offentliga företag. Du når Ulf på: ulf.malmquist@inkopsdesign.com.