När EU:s nya lagstiftning, dataskyddsförordningen GDPR, träder i kraft till våren påverkas alla företag som på något sätt hanterar personuppgifter. Förordningens syfte är att skydda varje EU-medborgares integritet samt att alla datauppgifter hanteras tryggt och säkert.
Detta är en unik, rentav historisk, möjlighet – tack vare den nya molnbaserade it-tekniken. Hittills har dock ryggmärgsreflexen hos var och varannan CFO varit irritation över allt merarbete, för att uttrycka det milt.
Nu måste vartenda företag som på något sätt använder personuppgifter, oberoende av storlek eller bransch, förändra både sin organisation och hur de samlar in och handskas med dessa uppgifter, exempelvis kundregister. GDPR ersätter de flesta nationella lagar så reglerna blir desamma över hela kontinenten. Spelplanen blir mer likvärdig och förutsägbar för alla.
GDPR ersätter PUL
GDPR träder i kraft den 25 maj 2018. I Sverige ersätter den PUL. De företag som inte följer förordningen kan räkna med dryga böter. Det är därför viktigt att företagen är noggranna och väljer partners de kan lita på när de jobbar på att bli GDPR-kompatibla
GDPR kommer att styra hur företagen samlar in, bearbetar, använder och delar data – i varje enskild affärsenhet. Företagen måste klara mycket stränga krav på hur personuppgifter hanteras och möta täta revisioner.
För att anpassa sig till GDPR måste de se över sin organisation och sitt arbetssätt. Det är ett stort och ofta kostsamt arbete. Men det är också en stor möjlighet att utveckla företaget och använda sina resurser bättre. Med dagens molnbaserade it-teknik, inte minst artificiell intelligens, kan anpassningen modernisera och effektivisera hur företaget drar nytta av all tillgänglig information.
Mer relevant och effektiv marknadsföring
Till exempel kan marknadsföringsbudgeten användas smartare och leverera mer pålitliga resultat. Det gäller inte minst B2C-företag. Med ny teknik och helt i den nya lagens anda kan marknadsföring målgruppsanpassas ner till individnivå och leverera försäljning och omsättning i stället för slumpmässiga leads. Många trubbiga kampanjer med massutskick av e-mejl kan undvikas – som dessutom ofta mest skapar irritation och skadar varumärket mer än de leder till försäljning. Mer relevant och effektiv marknadsföring ger betydligt bättre ROI, till glädje för många CEO och CFO.
På samma sätt kan också den information kunden möter göras likvärdig i alla kanaler – i mobilen, datorn, butiker eller kontor. Med dagens teknik är det också enklare att rensa ut gamla data, en sådan översyn krävs av GDPR. Ett utmärkt tillfälle att rensa ut allt som är gammalt och blivit irrelevant. Detta ökar också effektiviteten eftersom inte minst kunduppgifter för det mesta förlorar sitt affärsvärde efter bara något år. Ett typiskt exempel: en kund beställer en vara och företaget har inte uppdaterat adressregistret.
Anpassas till GDPR
Molnet och maskinintelligens är väldigt effektiva när det gäller att samla in, analysera och lagra den information som ett företag förfogar över. Det är viktigt att ha ett bra Cloud Content Management-system (CCM) som tar fram rätt data för rätt personer. Då är all information automatiskt sökbar och kategoriserad och därmed snabbt tillgänglig på alla enheter, överallt. Dessa verktyg kan naturligtvis anpassas till GDPR och kan, utan extra arbete, hantera all arkivering och hantering enligt lagens direktiv.
GDPR tvingar företag till ett omfattande anpassningsarbete. Och skapar ett unikt tillfälle att anamma den senaste tekniken för att använda information effektivare och mer affärsmässigt.
