Ge leverantörerna fria händer

Annons

Om man står inför en upphandling av outsourcingtjänster kan man med fördel lägga upp upphandlingen ungefär på samma sätt som man planerar sin semester. Det blir både billigare och bättre.

Okej, det är en viss skillnad på att planera en familjesemester för några tiotusenlappar och att välja en outsourcingpartner för de närmaste tre till fem åren, jag förstår om du undrar hur jag tänker.

Jag tänker så här: Man kan gå till sin resebyrå och säga att ”vi är två vuxna och två barn som vill åka från Stockholm till Disney i Frankrike fem nätter i slutet av juli, och vi vill bo max en halvmil från nöjesparken”. Givet att det går att få in resebyråns förslag i familjens budget och semesterschema så kan det säkert bli en trevlig semester.

Men man kan också gå till sin resebyrå och säga så här: ”vi är två vuxna och två barn som vill spendera högst 20 000 kronor på en semester fem nätter i slutet av juni – vad kan du erbjuda?”

Det andra alternativet utmanar resebyråns kreativitet och kickar igång dess kompetens. Man kanske får förslag om vandringar i Alperna, kryssningar, storstadsäventyr eller – Disney. Vem vet?

Det andra alternativet, överfört till outsourcingupphandlingar, brukar man kalla för ”request for solution” (RFS), och det är en av de allra hetaste trenderna inom outsourcing just nu. Det gamla sättet att tänka, som kallas ”request for proposal” (RFP), ger leverantörerna ett begränsat utrymme att manövrera på. Det gör förvisso att det blir lätt att jämföra olika förslag, både när det handlar om resor och outsourcing, i och med att man så att säga alltid jämför äpplen med äpplen – eller serverhallar med serverhallar.

Ge leverantörerna utrymme att tänka fritt

En RFS karaktäriseras av att kunden ger en mer allmän bild av organisationens verksamhetsstöd. Man pratar mer om allmänna behov och utmaningar än om konkreta verktyg och system. Man försöker ge sina tilltänkta leverantörer en sorts vision om hur man vill ha sitt verksamhetsstöd.

Detta förändrar i grunden dynamiken i upphandlingsprocessen bara genom att man ber leverantören om en lösning snarare än talar om exakt vad de ska leverera – det är en enorm skillnad i relation. Relationen blir mer dynamisk när leverantörerna känner sig välkomna att tänka stort och ganska fritt.

En RFS öppnar också upp för en bredare uppsättning leverantörer än om man gör en RFP. Där kan man ibland finna exakt den lösning som man aldrig skulle hittat om man skickat sin RFP till de gamla vanliga leverantörerna.


Kan få oväntade svar

Om man ber om en RFS så kan man få oväntade svar – det är liksom själva poängen. Ibland kan dessa förslag se udda ut, men fördelen är att man ofta kan få förslag som utmanar hur man tänkt på sitt verksamhetsstöd. Exempelvis kanske man inser att man satt upp vissa skall-krav av gammal vana – inte för att de nödvändigtvis behövs.

En del studier som genomförts visar att en lösningsorienterad upphandling av outsourcing också ger lägre kostnader. Faktum är att priserna generellt ligger tio procent högre när leverantörerna svarar på en RFP, än om man ger dem fria händer att hitta på fiffiga lösningar inom ramarna för en RFS.
Tänk att man kan spara så mycket pengar på att få en bättre lösning.

Nu är dock en RFS inte helt enkel att få till på ett bra sätt. Man måste vara beredd att tänka lite nytt. De lösningsförslag som man får kan skilja sig väldigt mycket åt sinsemellan, vilket kan göra det svårt att ranka dem på det sätt som man är van vid. Detta gör attt man måste värdera de
RFS-lösningar man får på ett annorlunda sätt.  Det kan exempelvis hända att saker som ”hur väl tänket i lösningen har möjlighet att accepteras av vår organisation” kan bli mer avgörande än andra kriterier.


Billigast inte alltid bäst

Många CFO:ers inbyggda drivkraft att hitta billiga lösningar är kanske också något som man måste fundera över. En RFS som ger bäst resultat behöver inte alltid vara billigast. Den är kanske inte ens på pappret ”bäst”. Det låter kanske konstigt, men erfarenhet visar att man ibland når bättre resultat med en lösning som inte nödvändigtvis är den bästa på pappret. Detta beror på att de viktigaste framgångskriterierna för en RFS är kommunikation och en ömsesidig vilja, från både kund och leverantör, att verkligen få till en bra lösning. En potentiell leverantör som mest tittar på om kontraktet följs till sista krona är sällan en bra partner i en RFS.

Och en RFS är inte alltid en bra lösning. Generellt så kommer RFS mest till sin rätt för lösningar som inbegriper innovation och transformering till något nytt. För ett relativt rättframt optimeringsprojekt är nog en RFS överkurs.

Ett bra projekt för RFS

Hur ska man då börja om man är intresserad av att testa RFS?
Mitt bästa tips är att börja med ett tydligt och avgränsat projekt – som inte har någon självklar lösning. Om man mycket väl skulle kunna hitta lösningar på projektproblemet som antingen handlar om offshoring, cloud, respektive reengineering – då har man ett bra projekt för en RFS.

När detta är gjort måste beställaren, det vill säga du, samla in data om projektet. Datainsamlingen kan gå till på olika sätt, men syftet ska vara att beskriva hela affären som projektet ska stötta – vilka resurser som
verksamheten kräver och resursernas kvalitet, juridiska krav och annat.

Ett tips för att snabbt komma igång är att ställa sig själv frågan: ”Vad skulle jag behöva för resurser för att skapa en lösning för den här verksamheten?”.

När man samlat in data kan man sätta affärsmål och beskriva vad man vill att lösningen ska uppnå. I detta arbete är det bra att ta in en extern kraft som kan hjälpa till med specandet. Dels för att det är svårt att hitta absolut rätt på egen hand om man aldrig förberett en RFS tidigare, men också för att signalera till potentiella leverantörer att man tar sin hemläxa på allvar och är genuint intresserad av att få till stånd en bra lösning.

Allt eftersom affärsbehoven förändras så förändras också hur man paketerar och levererar verksamhetsstöd.

En traditionell RFP är perfekt i många fall, men för en verksamhet där behoven är mer komplexa och sofistikerade är en RFP för begränsande och fantasilös.

Om du vill att dina potentiella leverantörer verkligen ska anstränga sig för att ge dig en riktigt bra lösning – då ska du be om en ”request for solution”.