Håll ordning under dina möten

Genom att identifiera och hantera fyra olika beteenden kan du få mycket effektivare möten.

Har du varit med om att ditt korta produktiva möte på ett oförklarligt sätt förvandlats till ett uthållighetstest som verkar handla om allt utom det som stod på agendan? I så fall är du enligt en artikel i CFODaily News knappast ensam om det.

En undersökning från Atlassian visar också att onödiga möten kostar företag 37 miljarder dollar bara i USA.

Enligt i CFODaily News kan mycket av problemen spåras till fyra typer av anställda som ofta ”kapar” möten. Genom att känna igen dessa fyra typer och veta hur de ska hanteras minskar du risken för att mötet spårar ur.

De fyra typerna är:

  • Sidospåret. Här har vi medarbetare som alltid vill föra in mötet på något som de tycker är intressantare än mötets verkliga agenda. Här gäller det att direkt markera att ämnet kan vara nog så intressant, men att det i alla fall inte det som ska diskuteras på det här mötet. Är det fortfarande problem så be medarbetaren att sammanställa en lista som ni kan gå igenom i lugn och ro vid ett bättre tillfälle.
  • Alla är inte nödvändigtvis nöjda med besluten som fattas på möten och många klagomål kan säkert hanteras direkt. Men om det är en medarbetare som tar upp mycket tid med problem som bara berör hen så måste du sätta stopp. Förklara att det här inte berör de andra och att det är bättre att ni hanterar problemen själva efter mötet.
  • Det finns personer som verkar tycka att de alltid måste ha en åsikt, oavsett om de vet något om frågan eller inte. Ofta rör det sig också bara om upprepningar av vad andra redan sagt. Så när någon börjar bete sig som en ”papegoja” är det dags att så snabbt som möjligt gå vidare till nästa punkt.
  • Djävulens advokat. En viktig anledning till att hålla ett möte är att belysa en fråga ur alla vinklar. Det är därför viktigt att får komma till tals. Men även här gäller det att undvika överdrifter. Du vill få fram verkliga problem inte bara att folk ska räkna upp allt mellan himmel och jord som kan gå fel bara för att skydda sig själva. Fråga den som tar upp problemet om de kan föreslå en lösning. Om hen aldrig har några lösningar kan det vara bättre att be dem göra en lista, helst med lösningsförslag, som ni kan gå igenom senare.