Information för snabba kickar

Vi, och många med oss, har en längre tid funderat på vad man skulle kunna göra annorlunda för att fatta bättre, klokare och effektivare beslut – utöver att investera i mer teknik och fler system.
På tal om teknik och system. Låt oss redan inledningsvis vara tydliga med vi helt är på det klara med att vi behöver allehanda systemstöd, vi behöver hantera enorma data-/informationsmängder och vi behöver ”rapporter”. Vi är glada för att tekniken står till vårt förfogande och att många av oss insett skillnaden mellan användarvänliga och använda system. Vi är på rätt väg.

Vi har dock, alltjämt en väg att vandra, kanske framför allt för att skapa förståelse för varför man ofta väljer den enklaste ”lösningen” – mer teknik och mer information – istället för att se till situationen, förutsättningarna, affären och behoven.
Förklaringen skulle kunna vara så enkelt som att människan är programmerad för att nå snabb tillfredställelse, nästan oavsett vilket behov det gäller.
Mer teknik och nya rapporter har lite samma effekt som godis har för barn.
Mer teknik och nya rapporter är den moderna beslutsfattarens socker.
Det ger en snabb kick, en kick som måste upplevas igen och igen, även fast den långsiktiga effekten inte alls blir den önskade.

Många lider i dag av informationsövervikt, de flesta får i sig alldeles för mycket tomma (informations-) kalorier och mår således inte heller bra i sitt beslutsfattande.
Så, låt oss backa bandet, låt oss gräva där vi står, låt oss börja med att fundera på hur vi gör i dag – för att kunna göra det bättre. Ja, ungefär så tänkte vi när vi gav oss ut i landet med vår förstudie om hur beslutsfattandet de facto går till.
Vi ställde frågorna i påståendeform – via webblänk – och fokuserade på tre områden; beslutsprocesser, beslutskultur och it/information. Tidsåtgången för respondenterna var försumbar och deras input ovärderlig. Resultaten lät inte vänta på sig. Häng med.

Frågorna är ställda i påståendeform (skala 1-6) I den del som vi presenterar nedan ingår i snitt 798 respondenter per svar. Lite förenklat kan vi säga att de flesta branscher är representerade. Snittresultatet ska, i detta nu, mer ses som ”the big picture” – vilket det också är – och inte någon exakt vetenskap (den får komma i senare (vetenskaplig) artikel).
Vissa gånger har frågorna ställts som en del av förberedelserna inför talaruppdrag, andra gånger har frågorna ställts i samband med att vi gjort ett beslutstest på företag för att skaffa en bättre bild av hur deras beslutsvardag ser ut.
Det har visat sig vara vägvinnande att inte bara tala om ”hur man bör göra” utan kanske framför allt ”hur man gör idag”, att – som vi med den drucknes envishet upprepar – alltid ställa rätt frågor innan man kommer med rätt svar.

Ganska exakt 50 procent av respondenterna svarade att de inte har dokumenterade processer för hur de fattar de viktigaste besluten. I vissa läger hamnar siffran på närmare 70 procent på den ”röda sidan”.
Att det blir 50/50 i det aggregerade resultatet beror bland annat på att vissa företag har mycket väl dokumenterade processer. Ett exempel är Läkemedelsverket, vars siffror finns bland dessa. De vet, och vi förstår, att man inte kan godkänna läkemedel ”för att vi känner för det” just i dag.

Om vi inte har processer för hur beslutsfattandet ska gå till – vilken information vi behöver, vilka beslut som är de viktigaste, hur fort beslut ska fattas, vilka som ska vara involverade etc, så blir beslutsfattandet i alldeles för stor utsträckning beroende av dagsformen på de närvarande, den information som man fått tag på och en rad andra omständigheter.
Visste ni förresten att en sekreterare inte sällan har större inverkan på beslut som en styrelse tar än styrelsen själv – beroende på vilket underlag (information) som sekreteraren förbereder?

I de flesta organisationer behöver vi uppmuntra ett ”utanför boxen”-tänk när beslut ska fattas, annars tenderar vi att gå i upptrampade hjulspår och göra såsom vi alltid har gjort. Ska vi göra nytt så måste vi också tänka nytt och det är inget som kommer alldeles av sig självt, i synnerhet inte om man under väldigt lång tid har gjort ”såsom man alltid har gjort”.

Drygt 40 procent instämmer inte alls, eller bara delvis, på detta påstående. Vi måste inse att kulturen styr beslutsfattandet i företag och organisationer mer än något system någonsin kommer att göra. Här finns de berömda ”lågt hängande frukterna” i klasar. Vi måste jobba på att alla förstår kulturens roll, å ena sidan. Och, å andra sidan, skapa en kultur som gynnar det beslutsfattande som eftersträvar.

I vår bok – ”Beslutspyramiden – Stegen till klokare beslut” – skriver vi om vikten av att skapa ett ”okej att göra fel”-klimat. Vi skriver: ”I boken ’Weird Ideas That Work’ kan man läsa att Steven Ross, när man startade MTV, skulle sparka folk om de inte gjorde misstag. Detta för att bryta de traditionella mönster som folk normalt följer.
Ryktet säger också att man i Microsofts historia väntat på att människor ska ha samlat på sig minst ett offentligt misslyckande innan man befordrat dem. Om det är sant? Vet inte, men historien är bra så kolla inte upp den – okej? Glöm aldrig bort att om vi inte vågar göra fel, så kan vi inte heller göra rätt.”
I Sverige har det många gånger blivit viktigare att inte göra fel än att göra rätt, låt oss ändra på det.

Att verkligen få det att hända, att agera på tagna beslut är en viktigt och ofta bortglömd aktivitet. Vi fattar ofta kloka och välgrundade beslut, vi är överens om vad som ska göras men glömmer sen att slå fast vem som ska göra vad och – framför allt – när det ska vara gjort och vem som är ansvarig.
En massa kloka beslut gör ingen ledsen glad om vi inte gör något av dem. Även här skönjer vi en uppsjö av lågt hängande frukter. Vi måste följa upp så att det vi beslutat om blir gjort och dokumentera vad som gick enligt plan och vad som inte blev riktigt som vi tänkt oss.

När vi nu gått igenom fyra av det trettiotal frågor som vi använder oss av i en fullskalig beslutstest så har vi slutligen hamnat på en av de mer delikata, lite enligt ”det bästa sist”-principen: Hur mycket av all tillgänglig information använder vi?

I det material vi här har analyserat, när cirka 800 personer fått säga sitt, så ser vi att närmare 70 procent av svaren hamnar på den ”röda sidan”, det vill säga att de inte använder merparten av den information som beslutsstödsystemen tillhandahåller.
Ungefär som att köpa en tiobitars sushi och bara äta tre av bitarna. Inte okej.
Någon sa att det är bra att ha mycket information, för att sedan kunna välja det som man verkligen behöver, och visst är det så. Men om det skulle råka vara så att man bara väljer ur en bråkdel av all tillgänglig information så kanske en hel del skulle kunna städas bort, annars är det lätt hänt att vi inte ser skogen för alla träden.

Glöm aldrig bort det Gerd Gigerenzer, Managing Director på anrika Max Plank Institute, sagt om att göra analyser: ”I komplexa situationer måste vi göra det väldigt enkelt, medan vi i mindre komplexa miljöer kan kosta på oss en mer avancerad analys.”
I den sistnämnda är analysen är det helt enkelt mindre som kan gå fel och i den förstnämnda analysen är analysen ofta alldeles för osäker ändå.
Keep it simple, less is more och ställ alltid rätt frågor innan ni kommer med rätt svar!