Kontoret efter Covid-19

Som CFO kanske du redan börjat snegla på kontorsytan; behöver vi verkligen så här mycket när alla ändå jobbar hemifrån? Ett mindre kontor med hot desking kanske är lösningen?

Sommaren hägrar och vi hoppas alla på någon slags normalitet till hösten, men hur det här nya normala kommer att se ut är, som så mycket annat, osäkert. Redan innan pandemin var vi vana vid att jobba hemifrån, men nu har vi vant oss vid att göra det hela tiden, och vi har börjat hitta bra rutiner och processer. Även om vissa säkert längtar tillbaka till samvaron på kontoret, så kommer nog de flesta av oss att jobba en stor del hemifrån, även i fortsättningen. Google och Facebook uppmanar sina medarbetare att jobba hemifrån fram till årsskiftet och samma sak gäller för Spotify som inte ens satt en tidsgräns.

Behöver vi så här mycket kontorsyta?

Som CFO kanske du redan börjat snegla på kontorsytan; behöver vi verkligen så här mycket när alla ändå jobbar hemifrån? Ett mindre kontor med hot desking kanske är lösningen? Det är en sak att få distansarbete att fungera under en kortare krisperiod, men för att det ska fungera på lång sikt spelar många faktorer in, så det gäller verkligen att tänka efter ordentligt först.

Förändringar i kontorsyta kan få stora konsekvenser för verksamheten. Kan alla vara inne på kontoret samtidigt, och samtidigt hålla säkra avstånd? Om inte, kan en lösning vara att dela upp dagarna då olika team befinner sig på kontoret, vilket är relativt enkelt att ordna i existerande lokaler. Men om medarbetare däremot jobbar hemma och bara kommer in för möten, kanske det krävs en helt ny layout, med fler mötesrum.

Många verksamheter använder idag hot desking. Ett internt bokningssystem kan vara nödvändigt för att få det att fungera smidigt, garantera att alla har en arbetsplats och se till att inte för många är inne samtidigt. Men tänk på att risken för smittspridning, och därmed kostnader för städning och sanering kan bli högre, om medarbetare alternerar arbetsplatser.

Skapa engagemang

Det är lätt att fastna i det praktiska och missa det absolut viktigaste, att fråga sig vad medarbetarna själva tycker. Med den stora osäkerhet som råder, är det viktigare än någonsin att engagera alla i beslutsfattandet.

Innan du gör om och gör nytt, ta därför reda på hur medarbetarna själva känner inför en eventuell återkomst till kontoret. Hur har de upplevt att jobba hemifrån? Har de varit mer eller mindre effektiva? Hur ser de på framtiden? Vill de jobba mer eller mindre hemifrån? Vad kan få dem att känna sig trygga på kontoret?

En löpande dialog kring hur det här nya normala kan se ut, skapar engagemang och motivation inför framtiden.

En sak vi lärt oss under den här svåra tiden,är hur viktigt det är att kommunicera, stötta och motivera varandra. Om vi som ledare oavsett funktion eller position, bara tar en enda sak med oss till hösten, är det viktigaste att kommunicera, att inkludera alla medarbetare och skapa omtanke om varandra.

Stefan Robsen
About Stefan Robsen 7 Articles
Cornerstone OnDemand