Leverantörskapitalet – företagens fjärde kapital

Annons

Annons

Köpta varor och tjänster, det vill säga allt som resulterar i en extern faktura, svarar i genomsnitt för 60 procent av ett företags totala kostnader. Hur inköpen hanteras är därför av avgörande betydelse för lönsamheten då en sparad inköpskrona återfinns till 100 procent i företagets resultat.

Genomförda benchmarkingstudier visar att potentialen för kostnadssänkning för köpta varor och tjänster ofta är mer än 10 procent av den totala inköpskostnaden i företaget. En grundförutsättning för att uppnå en sådan besparing är att ta ett helhetsgrepp på inköpen och skapa tydlig bild av hur inköpen ser ut i dagsläget.

Inköpsdata som inköpsvärden, antal leverantörer och antal leverantörsfakturor måste brytas ner i en struktur av inköpskategorier representerande olika typer av varor och tjänster och som motsvarar en tydlig leverantörsmarknad.

En annan dimension är att fördela inköpsdata per organisatorisk enhet i företaget. En sådan nedbrytning av inköpsdata skapar företagets ”köpbild” och utgör ett tydligt underlag för att identifiera var det finns möjligheter att effektivisera och sänka kostnader, (spendanalys).

Tidshorisonter och resursinsatser för att ta hem uppskattade potentialer varierar mellan olika inköpskategorier. Vissa kan vara kortsiktiga medan andra är mer långsiktiga. Prioriterade inköpskategorier att börja med är sådana där det är uppenbart att man snabbt kan nå resultat eller där köpvärdet är stort.

Exempel på inköpskategorier med stor besparingspotential finns ofta inom området ”indirekta varor och tjänster” såsom Konsulter, Resor, Telekommunikation och Kontorsmateriel. Det finns konkreta exempel inom flera branscher där kategoristyrningskonceptet lett till kostnadssänkningar på upp till 30-40 procent.

Dessa inköp är ofta decentraliserade och görs av många olika personer i företagen, och benämns ibland som ”vilda inköp”. I en nyligen genomförd undersökning av A.T. Kearney (2011) visar att 1/3 av alla indirekta inköp i Europa görs hos icke prioriterade leverantörer, det vill säga utanför avtal. Beloppet uppskattas till 433 miljarder euro. Studien slår också fast att det finns stora möjligheter till effektivisering.

Effektivisering av inköp handlar dock inte bara om kostnadssänkningar. Det handlar i hög grad även om att välja rätt leverantörer och dra nytta av vad dessa kan tillföra utöver att leverera varor/tjänster. Exempel på detta är att involvera dessa på ett tidigt skede i utvecklingsarbetet där de kan bidra med sin innovationskraft för att skapa bättre och spetsigare produkter och kortare ”time to market”. En bransch som tidigt insåg vilket mervärde leverantörerna kunde ge är fordonsindustrin.

Man brukar tala om att ett företag har tre kapital; Human-, Marknads- och Strukturkapital. Men utöver dessa tre finns alltså ett fjärde ”Leverantörskapitalet” som är helt avgörande för företagets konkurrenskraft och lönsamhet.

Det finns idag en större medvetenhet hos företagsledningar om betydelsen av inköps bidrag till kostnadsreduktioner, framförallt genom en fokusering på koordinering av inköp inom koncerner, nyttjande av leverantörer på den internationella marknaden och en centraliseringstrend för att skapa ökad inköpskraft. Den ökande konkurrensen – bland annat genom ökad globalisering – bidrar till ett fortsatt effektiviseringskrav där inköp spelar en av huvudrollerna i företaget.

Ett arbetssätt för att nå önskad kostnadseffektivitet inom inköp är att införa kategoristyrning (Category Management) vilket man tillämpar inom allt fler företag. Med kategoristyrning menas ett definierat och samlat inköpsansvar för varor/tjänster som kan köpas från en och samma leverantörsmarknad.

Med kategoristyrning som arbetssätt ökar kravet på att inköpskostnader måste kunna följas upp mot en stringent kontoplan. Inköps- och ekonomifunktionen i företaget måste därmed närma sig varandra och samverka på ett mer genomtänkt och planerat sätt än tidigare.

En påtaglig trend är en allt starkare fokusering på kärnverksamheten i företag. Övriga delar outsorcas ofta vilket innebär att andelen inköp av tjänster fortsätter att öka vilket i sin tur ställer ökade krav på inköps-/beställarkompetens i företaget.

Företag måste i framtiden i högre utsträckning än i dag säkra strategisk inköpskompetens inkluderande gemensam metodik i genomförande och uppföljning. Inköpschefer, supporterade av ekonomichefer, måste ha tillräckligt med muskler för att kunna koppla inköpsarbetet till överordnade företagsstrategier och att driva dessa frågor tvärfunktionellt och på ledningsnivå. Görs detta skapas uppenbara möjligheter att öka företagets lönsamhet och ökad konkurrenskraft.

Om skribenten: Ulf Malmquist, Senior Partner i Inköpsdesign AB, med spendanalys som specialitet. Har lång erfarenhet inom området inköp och logistik från ett antal privata och offentliga företag. Du når Ulf på: ulf.malmquist@inkopsdesign.com.