Det är en kylig vinterdag när jag tar tåget till Uppsala för att träffa Ola Hägglund, ekonomi- och finanschef på Svenska kyrkan. Ola Hägglund har arbetat på Svenska kyrkan i knappt ett halvår när vi träffas. Han börjar känna sig hemma i rollen men säger att det har varit en hel del nya saker och frågor att sätta sig in i.
Ola Hägglund kommer från den statliga sektorn där han jobbat i drygt tjugo år. Han är civilekonom från Mittuniversitetet och fick efter examen i början av 90-talet arbete på dåvarande SPV Lön & Pension, numera Statens tjänstepensionsverk.
Med tiden blev han mer och mer intresserad av styrning av it- och började utveckla modeller för styrning och planering av it-verksamheter. Det ledde till att Ola Hägglund så småningom blev tillfrågad av RFV Data, Riksförsäkringsverkets it-avdelning, om han ville börja arbeta där. Året var 1999 och it var glödhett.
Uppdraget var att göra RFV Data till en professionell leverantör internt inom socialförsäkringsadministrationen. Det fanns många konsulter i branschen och trycket var hårt.
– Jag hade några väldigt utvecklande år under den perioden och fick insikt i hur man jobbar med styrning i en it-organisation.
Det ledde till att Anna Hedborg som var generaldirektör frågade om han ville bli chef för den administrativa avdelningen på Riksförsäkringsverket. Ola Hägglund hade ekonomistyrningsuppdraget för de 21 försäkringskassorna och tillsyn av deras återkravshantering.
När man under 2004 inledde arbetet med att förbereda och genomföra bildandet av en sammanhållen statlig myndighet för RFV och de 21 kassorna till en myndighet fick Ola Hägglund i uppdrag att arbeta med utredningen och hur den nya försäkringskassan skulle organiseras. 22 myndigheter skulle nu slås ihop till en gemensam.
– Vi åkte runt och lämnade förslag på hur det skulle ske. Att vara med på den resan var jätteintressant.
Beslut togs och 2005 stod den nya myndigheten klar. Ola Hägglund blev ekonomidirektör.Rollen var rätt, men arbetet innebar inte särskilt mycket styrning och verksamhetsuppföljning.
– Jag började ganska snabbt att sakna dialogen med verksamheten. Vi kom därför överens om att bygga en avdelning för resultat- och produktionsstyrning och började jobba med att införa gemensamma styrmodeller.
År 2008 hade Försäkringskassan planer på att göra en del förändringar i ledningsstrukturen.
– Det var ett bra läge att göra något nytt i karriären.
Ett centraliserat Kronofogden
Ola Hägglund fick arbete på Kronofogden som just vid den tiden skulle bli en självständig myndighet från att tidigare ha delat ledningsfunktioner med Skatteverket. Uppdraget var att bygga upp en ekonomistab.
– Det var jättespännande. Ekonomisidan hade stora utmaningar och det fanns en del negativa tendenser. Min uppgift var dels att få rätsida på den ekonomiska situationen, dels bygga upp de nya funktionerna.
Mycket hade centraliserats inom Kronofogden, det gällde att få ut ansvaret igen i organisationen, till de nivåer som hade störst möjligheter att påverka.
– Man hade, tillsammans med Skatteverket, bildat en gemensam shared service center-funktion dit många hade gått över. Många flöden hade centraliserats, till slut fungerade det inte. Vi satt centralt och skulle försöka förstå hur mycket bensin som använts i exempelvis Göteborg.
Han tror att det är viktigt att vara noggrann för att lyckas med en 
centraliseringsprocess.
– Man kan i princip centralisera över en dag men det kan ta flera år att restaurera allting och hitta tillbaka till en bra balans.
Kronofogden hade ingen redovisningsavdelning. Allt låg i shared service center-funktionen. Ola befann sig nu i en beställarorganisation från att tidigare ha varit på RFV Data som fungerade som leverantör.
– Jag har suttit i båda ändarna som beställare respektive leverantör och därmed insett vilka saker som är viktiga att ta hänsyn till i de båda positionerna.
När Ola Hägglund slutade på Kronofogden 2013 hade man kommit ganska långt i arbetet med att hitta tillbaka till en bra balans igen i SSC-funktionen. Det var läge att göra något nytt. Möjligheten att överta rollen som ekonomi- och finanschef för Svenska kyrkan dök upp och Ola tackade ja.
– Jag har haft förmånen att jobba i verksamheter där man står för något gott. Svenska kyrkan står för tro och hopp, därför kändes det naturligt att söka den här tjänsten. Här på Svenska kyrkan har jag fått lära mig mycket om kyrkans organisation och verksamhet, säger Ola.
Han tillägger att det också är extra roligt att som ekonom få komma till en verksamhet och få jobba bredare inom ekonomiområdet.
– Här jobbar jag mer med exempelvis redovisningsfrågor, just nu mycket K3, och vi har en kapitalförvaltning, som jag av naturliga skäl inte jobbat med förut.
Jag frågar Ola om han tidigare varit engagerad i Svenska kyrkan i yngre år. Han berättar att han efter konfirmationen fick möjlighet att vara ungdomsledare, något som senare kom att prägla hans uppfattning av Svenska kyrkan.
– Som ungdomsledare fick jag en väldigt positiv bild av kyrkan. Det var en miljö som präglades av en lika respekt för alla, säger Ola Hägglund och tillägger sedan:
– Kyrkan är något som ofta förknippas med stora händelser som dop och bröllop, och allvarliga händelser som begravningar. Att kunna vara med och bidra i den verksamheten känns jättebra.
Tror inte på domedagsprofetior
Utmaningarna med verksamheten i Svenska kyrkan är enligt Ola Hägglund ungefär samma typ av utmaningar som andra verksamheter måste handskas med – till exempel att se till att processerna är ändamålsenliga och hela tiden förbättras, samt att se till att ekonomi är något alla i organisationen förstår.
– Jag tror att man kan göra ekonomin lättförståelig för många fler än de som redan till vardags arbetar med ekonomi. Chefer och medarbetare i alla funktioner måste förstå vilken effekt ekonomin har på verksamheten och hur ekonomin påverkar.
Det sjunkande antalet medlemmar i Svenska kyrkan och domedagsprofetiorna kring kyrkan är inte något Ola bekymrar sig över.
– När det gäller domedagsprofetiorna, jag menar så är det ju i många verksamheter och inte minst i statliga verksamheter där resurserna kan vara knappa. Vi har många medlemmar i kyrkan, en väl fungerande ekonomihantering och goda förutsättningar att ta tag i saker. Vi måste bara jobba lite smartare och effektivare och börja jobba lite mer gemensamt i vår organisation .
Jag frågar Ola vad ”effektivt” innebär. Han förklarar: De som sitter på kansliet i Uppsala arbetar på nationell nivå och tar ansvar för kyrkans gemensamma angelägenheter. Inför 2014 gjordes en strukturförändring där många församlingar gått ihop i pastorat. Idag finns 691 pastorat som upprättar egna årsredovisningar och har egna styrelser.
– Kyrkan har under några år lagt resurser på en gemensam it-plattform och ett gemensamt administrativt stöd. Här satsar kyrkostyrelsen på att det arbetet ska kunna fortsätta. Där är det viktigt att jag hjälper till och ser till att vi jagar på processen så att vi kan hantera ekonomi och administration gemensamt.
Arbetet med att skapa gemensam hantering av olika frågor är emellertid både en ren effektivitetsfråga i de stordriftsfördelar som kan fås, och en kompetensförsörjningsfråga.
– I många pastorat är det svårt att upprätthålla den kompetens som krävs för att exempelvis ta fram bra ekonomiska prognoser. Därför måste vi på nationell nivå bidra till att det görs på ett bra sätt och inrätta gemensamma funktioner för detta, utan att vi tappar farten. Men mycket handlar om nyttja den kompetens som redan finns och samordna den.
Just nu pågår även en utredning kring Svenska kyrkans utjämningssystem och fastigheter som ska presenteras i ett förslag 2015.
– Vi har ett utjämningssystem som handlar om att man trots olika förutsättningar, exempelvis olika inkomstnivåer, ska kunna bedriva en så jämn verksamhet som möjligt. Svenska kyrkan har en uppsjö av byggnader och man tittar på hur beståndet ser ut och tar fram förslag på hur det effektivare kan hanteras.
Vill inte spekulera i framtiden
På nationell nivå förvaltar Svenska kyrkan ett buffertkapitel på fem miljarder kronor. Förvaltningen av kapitalet följer en särskild policy som innebär att förvaltningen ska ske på ett etiskt försvarbart sätt. Att göra ansvarsfulla investeringar och ta fram kapitalförvaltningstjänster till församlingar och stift, exempelvis i fonder som kyrkans enheter kan investera i, är en annan uppgift i ekonomi- och finanschefsrollen som Ola Hägglund framhåller som viktig.
En fråga kvarstår som många ställer sig: Hur kommer Svenska kyrkans verksamhet att utvecklas framöver i ett sekulariserat samhälle och med sjunkande medlemsantal?
Kommer kyrkan att få en annan, och kanske en än mer aktiv roll i samhället? Ola Hägglund ville inte spekulera i frågan.
– Det är jättestor fråga som jag inte har något svar på men jag hoppas och tror att vi är bra på att ta ansvar och att det kommer fortsätta att vara så även framöver. Svenska kyrkan är en viktig aktör i samhället inom många områden.
