Modernisera hanteringen av fakturor

Annons

Det är i dag länge sedan pappersfakturans död förutspåddes och förutsägelsen håller så sakteliga på att besannas i takt med att allt fler går över till e-faktura. E-fakturor har förvisso effektiviserat många företags ekonomiavdelningar, men knappast gjort atta man kommit till botten av problemet med företags kostsamma betalningsflöden.

För att verkligen effektivisera betalningsflöden och kunna minska kostnaderna med så mycket som 90 procent, ligger problemet i fakturan som företeelse oavsett om den är elektronisk eller fysisk. Själva existensberättigandet för fakturan, med angivna betalningsvillkor och betalningsinformation, ligger i att det någonstans sker en manuell hantering av reskontra.

Denna manuella hantering är inte längre nödvändig och därmed har fakturan spelat ut sin roll. Fakturan som tidigare har varit ett nödvändigt ont kommer inom kort endast att vara ett ont. Lösningen stavas full automatisering och det enda hindret ligger i vår förmåga att ta till oss existerande teknik.

Utvecklingen mot automatisering är oundviklig om man tittar på historien. Under 1900-talet såg vi först en övergång från bondesamhälle till industrisamhälle och sedan en övergång från produktions- till tjänsteföretag, där sex av tio företag i dag tillhör den senare kategorin. För enklare tjänster sker nu en övergång från manuell hantering till delvis automatiserad till helt automatiserad hantering. Reskontrahantering kommer inte att vara något undantag.

Varje år hanteras cirka 1,4 miljarder fakturor i svenska företag, vilka samtliga innebär kostnader. Främst personalkostnader, men även kostnader som uppstår på grund av fel och misstag som görs i hanteringen. Med elektroniska fakturor kan man få ner fakturahanteringskostnaden till en tredjedel av den för pappersfakturor. Men det är fortfarande sju gånger mer än vad man behöver betala.

Med full automatisering kan de svenska företag som är effektivast få ner kostnaderna till under 10 kronor per faktura. Om alla svenska företag var så effektiva skulle 150 miljarder besparas varje år i fakturahanteringskostnader.

Utöver kostnaderna för ineffektiv och gammalmodig fakturahantering leder den manuella hanteringen av fakturor till en rad ofrånkomliga fel. I värsta fall har företag betalat 0,8 % för mycket för sina inköp och så mycket som 5 % av alla fakturor innehåller fel. Alla dessa är mer eller mindre ofrånkomliga med manuell fakturahantering eftersom man då alltid måste räkna med den mänskliga faktorn.

Den största kostnaden för fakturahantering är även personalkostnaderna i sig. Det är arbete med mottagande, validering, kontering, matchning, betalning och arkivering. Vi beräknar att så mycket som 80 procent av företags ekonomiavdelningar kan flyttas upp i molnet och därmed kan detta arbete automatiseras fullt ut.

Det innebär även att tjänster såsom Recovery Audit, där företag kan återhämta en viss del av förlorade pengar i fakturahanteringen, kommer att bli överflödiga eftersom felen beror på den mänskliga faktorn. Framtiden kommer således att ställa helt annorlunda krav på kompetens till företag, med ett fåtal analytiker istället för många administratörer. I förlängningen medför detta även annorlunda krav på landets högskolor där gränsen mellan ekonomi och it suddas ut allt mer.

Numera är det vanligt att större företag som i jakt på lägre fakturahanteringskostnader har flyttat stora delar av reskontrahanteringen till låglöneländer i shared service centers. Detta är en lösning som kan fungera till viss del på papperet, men som i längden leder till transaktionskostnader i form av förlorad kontroll, minskad säkerhet och längre beslutsvägar.

Men den största bristen med outsourcing är att idén bygger på att det manuella arbetet är oundvikligt. Faktum är att inte ens det mest effektiva exemplet på outsourcing har lönekostnader som är försvarbara.

Eftersom fakturor i dag ger upphov till kostnader sker betalningar stötvis genom impulser. Betalningsflödena kommer i framtiden istället att integreras med leverans- och lagerflödena och ske löpande. Med hjälp av machine to machine-teknologi (M2M) kan företag redan i dag automatisera, planera och analysera sina leveranser och i detta flöde kommer betalningarna att integreras. Betalningarna kommer att ske vid godkänd leverans utan inblandning av vare sig människa eller faktura.

I det fakturalösa samhället betalar man bara för fullständigt mottagna order och därmed finns heller inget behov av kreditfakturor eller liknande justeringar. Kunden behöver inte heller lita på leverantören när det gäller volymer och rabatter eftersom detta regleras automatiskt.

I längden kommer även kontrakten att bli elektroniska så att de är sökbara och automatiskt kan validera order och leveranser. Vi kommer att se ett tydligare partnerskap mellan kund och leverantör med större integration av respektive parts system för att tillsammans höja kvalitet mot slutkund.

Detta kommer även leda till ett ifrågasättande av normerna för betalningsfördröjningar. För varför skulle vi godta fördröjningar och ofrivilliga ”lager” i vår hantering av pengar? Det skulle inte längre finnas någon anledning för företag att agera kreditinstitut åt sina kunder – såvida de inte får betalt för det förstås. Tekniken för automatiseringen finns redan tillgänglig så det stora hindret ligger i att påverka konservativa tankemönster. Faktum är att duktiga CFO:er är tränade i riskaversion och konservativt tänkande är i stort en framgångsfaktor.

En del av detta tänkande är att man gärna vill skriva av befintliga system som företagen investerat i innan man investerar i nya. Även om det är naturligt så är det ett feltänk som leder till förlorade pengar för varje dag som går. Därför är det även svårt att åstadkomma en revolution med paradigmskifte och stora beteendeförändringar, men de CFO:er som vågar ta de första stegen kommer att bli de verkliga hjältarna.