Nu är BI-världen i förändring

Uttrycket ”En version av sanningen” är och har alltid varit ett mantra för alla som arbetar med Business Intelligence. Tanken är att om beslutsfattare sitter med två olika rapporter över exempelvis månadens resultat så ska båda två visa samma sak. Måhända låter detta självklart och enkelt men tyvärr är det långt ifrån så enkelt.

I stora organisationer med mängder av olika system är svaret inte så givet som det kan verka. Det är inte heller oväsentligt att försöka förstå vad det faktiskt är beslutsfattaren frågar efter. Menar denne med eller utan vissa justeringar? Menas ackumulerat eller bara för perioden? Och så vidare.

Ett ganska vanligt scenario i praktiken är att vd sitter och går igenom resultatet tillsammans med en av affärsområdescheferna. Vd har med sig siffror från huvudkontoret som visar att resultatet är klart sämre än förväntat. Affärsområdeschefen svarar då att siffrorna vd har med sig inte stämmer för de rapporter denne själv tagit fram visar på något helt annat.

Detta är en situation som ingen gynnas av och diskussionen handlar om vilken rapport som är rätt, istället för om man ska göra något åt de eventuella problem som finns i affärsområdet.

Historiskt sett har vi inom BI förespråkat att lösningen för att åstadkomma en version av sanningen är att skapa ett gemensamt datalager (data warehouse eller enterprise data warehouse). Det har hjälpt i väldigt många fall och är i dag en utbredd och accepterad ansats. Dock har det också förekommit klagomål på att det gått för långsamt, blivit för dyrt och alltför it-drivet att skapa dessa datalager. Ibland har slutanvändare tröttnat och fått hjälp med att bygga rapportering vid sidan om datalagret, och då sitter vi där till slut med flera versioner av sanningen ändå.

Just nu går det att skönja två parallella trender i Business Intelligence-världen med bäring på ovanstående resonemang: datalager och Self Service.
Dock råder det ingen tvekan om nyttan med datalager. Mer eller mindre alla BI-lösningar bygger på datalagertänk oavsett om det byggs in i en produkt eller läggs helt separat. Frågan är istället om det inte går att göra mer effektivt. Därför har det på senare år skett mycket innovation kring uppbyggnad av datalager, till exempel genom automation av skapandet och annan teknik som gör att det i dag går mycket snabbare att utveckla ett datalager.

Det har också kommit en sund debatt om vilka delar som måste införlivas i ett datalager och vilka som kan ligga utanför.

Self Service, där duktiga användare bygger upp mer eller mindre kompletta BI-lösningar utan it-inblandning, håller på att få sitt genombrott på allvar. Det är en delvis framtvingad trend eftersom användarna tröttnat på att vänta på it för att få de rapporter de behöver för att styra verksamheten.

Teknikleverantörerna har visat vägen med användarvänliga produkter som bland andra Tableau, Lumira (SAP), Qlik Sense (Qlik), Watson (IBM) och Power BI (Microsoft).

Tyvärr sker Self Service-utveckling av analyser och rapporter ibland helt frikopplat från it, vilket inte heller är bra. För utan kvalitetssäkrade datakällor, utan kontroll och ordning och reda som it tillför blir det ofta datakvalitetsproblem som följd.

Dessutom blir det väldigt höga förvaltningskostnader när alla dessa användarskapade lösningar ska tas om hand och fungera över tid. Användarna blir säkert glada på kort sikt eftersom de snabbt får fram rapporter, men det blir besvikna på längre sikt eftersom de inte längre vet vad som är rätt och fel samt att de får en orimligt hög nota för kalaset.

Så vad är då lösningen på allt detta? Är det inte dags att fusionera dessa två trender? I så fall är det dags att säga välkommen till ett nytt buzzword: ”Governed Self Service”, alltså styrd självservering.

Det finns säkert en massa åsikter av vad detta innebär i praktiken. Men min tolkning är att Governed Self Service bland annat innebär att:

  • …vi släpper kraften fri i organisationen att skapa de beslutsunderlag de behöver själva genom att förse dem med kvalitetssäkrad data, enkla verktyg och mycket utbildning så att de kan göra mycket analyser och rapporter själva. Observera att jag inte menar alla användare, utan ett färre antal superanvändare som i sin tur förser andra med den information de behöver. Typiskt är detta controllers eller analytiker.
  • …it stöttar detta genom att på ett pragmatiskt och effektivt sätt skapa kvalitetssäkrade datakällor till ovanstående användare, givetvis under beaktande av behörigheter etc. De tar ansvar för integrationer och att informationen är uppdaterad.
  • …it lägger mycket mindre tid än i dag på att skapa slutanvändarrapporter. De skapar färre standardrapporter, men sätter upp informationsportaler där de som ändå byggs finns liksom ovan nämnda Self Service-verktyg. De ser också till att den rapportering superanvändarna skapat görs tillgänglig.
  • …vi inser att all data faktiskt inte måste in i ett datalager. Jag är inte en fundamentalistisk förespråkare för att alltid lägga all data i ett enterprise data warehouse till vilket pris som helst. Dylika projekt är alltid stora, komplexa och riskfyllda. Dock finns det uppenbara fördelar att enas om ett antal informationsområden med många gemensamma nämnare och stora användningsområden runt om i organisationen som bör införlivas i ett gemensamt datalager. Därutöver anser jag att det bör finnas utrymme för vissa ämnesområden att leva sitt eget liv utanför det gemensamma datalagret eftersom de helt enkelt inte har några tillräckligt relevanta informationssamband, eller för liten spridning, för att det ska vara värt kostnaden att införliva det. Superanvändarna kan dessutom med hjälp av Self Service-verktygen komplettera med data från andra källor och med data som ännu inte hunnit införlivas eller som inte alls borde finnas i datalagret.
  • …vi skapar nya roller i organisationerna som överbryggar gapet mellan verksamhet och it. De nämnda superanvändarna är de första i detta skrå.

Experten sammanfattar
Business Intelligence-världen är i förändring. Governed Self Service kan vara en väg framåt för att få det bästa av två bra världar, nämligen datalager och Self Service. Framförallt vill vi inte att dessa, i grunden sunda företeelser, ska ställas mot varandra utan istället samverka för att skapa framgångsrika organisationer med en välfungerande informationsförsörjning till beslutsfattarna.