Nytt BI-system – helt i onödan?

Annons

Business Intelligence-lösningar har funnits på marknaden under många år nu. Många organisationer är inne på andra eller tredje varvet av implementeringar och marknaden som helhet har mognat. Alla kan mer vid det här laget: kunderna, leverantörerna (konsultbolagen) och teknikleverantörerna (systemleverantörerna). Sammantaget gör det att det finns bättre förutsättningar för att göra verkligt kvalitativa leveranser av riktigt bra BI-lösningar.

På senare år har jag dock vid åtskilliga tillfällen hamnat i dialoger med organisationer som funderar på, eller är i färd med, att byta ut sina Business Intelligence-system mot någon ny lösning som för tillfället har mer medvind marknaden. I egenskap av rådgivare i dessa sammanhang har jag då hjälpt mina kunder att analysera och förstå hela sammanhanget runt deras BI-lösning, exempelvis hur deras generella it-miljö ser ut, vad verksamheten har för övergripande strategi, vad den behöver för beslutsstöd för att kunna styra, hur de organiserat BI-arbetet, hur de utbildat användare och så vidare.
Inte allt för sällan är slutsatsen av sådana utredningar att det inte alls är själva BI-systemet som är problemet, utan oftast en massa andra aspekter i sammanhanget kring BI-systemet.

Att byta ut sitt BI-system är en ganska kostsam historia. Det behövs bland annat nya licenser, kostnader för att bygga upp motsvarande lösningar på nytt, utbildning av användare i nya verktyg och utbildning av it-personal för att lära sig de nya miljöerna. Att göra det i onödan är ingenting annat än ren kapitalförstöring och sådant klarar vi oss bra utan.

Därför bör organisationer som funderar på att kasta ut det gamla och ersätta med något nytt fråga sig varför de vill göra det, och om det verkligen är BI-systemet som är problemet?

“Jättarna har vaknat”
Det har skett mycket innovation på BI-systemmarknaden de senaste tio åren, inte minst inom gränssnitt och visualisering. För fem-tio år sedan, innan de moderna data discovery-verktygen såsom QlikView och Tableau slog igenom på allvar, var det ibland stor skillnad mellan de olika verktygens egenskaper och vad de kunde göra, även bland de största och mest etablerade lösningarna.

Men tack vare konkurrensen har de gamla – och tidigare ganska trötta – spelarna rest sig för att svara upp mot uppstickare. Exempel på sådana spelare är IBM Cognos, Microsoft och SAP Business Objects.

Ett tag betraktades dessa spelare som trögrörliga och att de inte riktigt kunde mäta sig med mer moderna uppstickare.

Jättarna har dock vaknat och försökt komma ifatt på olika sätt. Ibland har de gjort förvärv för att komplettera sitt erbjudande och göra lösningarna mer moderna. Ibland har de gjort egna innovationer. Vidare har de alltid haft fördelen av att vara mer anpassade för större sammanhang (Enterprise), något som många mindre uppstickare kämpat för att lyckas med själva.

Resultatet är att de flesta större globala spelare som finns på marknaden i dag, inklusive många av uppstickarna som nu blivit stora, har närmat sig varandra och har lösningar som liknar varandra i stor utsträckning.

Naturligtvis är det inte så om du frågar dessa leverantörer själva. Då kommer de att tävla i att visa upp grafer och information över att just deras lösning för tillfället är snabbare, bättre och smidigare än konkurrenternas, eller visa någon funktion i användargränssnittet som just de är unika med.

Detta är helt naturligt och sunt på en konkurrensutsatt marknad. Men om du som kund räknar med att du kommer att äga din BI-lösning i kanske ett tiotal år så hinner dessa funktioner komma och gå, och ledartröjan skifta några gånger på vägen.

“Behovet av ett attraktivt gränssnitt underskattas”
Det här är några orsaker till varför BI-lösningarna kan hamna i dålig dager utan att det egentligen är systemet som är problemet.

Organisationen använder gamla versioner av sitt BI-system. Eftersom det hänt så pass mycket på marknaden de senaste åren är det oftast stor skillnad att ligga en eller två generationer bakåt versionsmässigt. Ta reda på vad som hänt med just er lösning och se om de uppfyller de behov din organisation har.

Behovet av ett attraktivt gränssnitt underskattas. Historiskt har många som jobbar med Business Intelligence haft allt för mycket fokus på baksidan av BI-lösningarna, det vill säga datalagret, datakvalitet och så vidare. Det är absolut viktigt men BI-lösningens framgång avgörs av hur attraktiv lösningen uppfattas av användarna. Därför måste det läggas stor vikt vid att skapa intuitiva och attraktiva gränssnitt som möter användarna. Trötta rapporter, där små filtreringar utlöser en serie av timglas som tar över 30 sekunder att genomlida duger inte längre. Användaren förväntar sig mer – med all rätt. Och alla moderna BI-lösningar klarar av att leverera attraktiva användargränssnitt, bara du använder den nya tekniken och lägger tillräckligt mycket vikt vid denna avgörande fråga.

Användare har inte fått tillräckligt med utbildning om hur de kan använda lösningen. Ta dig tid att förklara för användarna, gå igenom och visa på möjligheter. Ofta används en bråkdel av funktionerna. Och vilka funktioner är just dina användare mest betjänta av? Fråga dem!

Många leverantörer har krångliga licensmodeller, och ibland kommer till synes godtyckliga chockhöjningar av årsavgifterna. Sätt press på din leverantör. Klaga och förhandla. Ofta går det att göra mer än du tror.

Verksamhet och it är inte i synk. De flesta verksamhetspersoner är med rätta tämligen ointresserade av vilket system de använder för Business Intelligence. De har viktigare saker att tänka på som t ex hur det går för organisationen eller det ansvarsområde personen jobbar med. Men it måste ändå vara mycket lyhörda för verksamhetens behov. Det är ändå verksamheten som är huvudsaken och allt för många BI-lösningar får dåligt rykte av att ansatsen är alltför it-driven när den borde vara verksamhetsdriven.
BI-systemet har fått dåligt rykte på grund av en misslyckad eller kanske för stressad implementering. Systemet är aldrig bättre än implementeringen. Se till att ha duktiga personer med dig under implementeringen och ge dem rimliga förutsättningar i form av tid och resurser för att göra ett bra jobb. Och lyssna på erfarna personer som kan ge råd om hur du bör gå tillväga. Det kan spara mycket tid och pengar.

“Sätt dig in i frågorna ordentligt”
Känner du igen dig i något av ovanstående? Fundera då på om du kan göra något för att komma till rätta med problemen, utan att behöva sjösätta ett kostsamt projekt att helt byta ut ditt nuvarande BI-system när det kanske är helt i onödan.

Är din slutsats ändå att det är systemet som är problemet? Satsa i så fall på en verkligt etablerad, global systemleverantör som satsar mycket pengar på forskning och utveckling – och där det nu och i framtiden är möjligt att få tag på bra kompetens till rimliga priser.

CFO har en mycket viktig roll att fylla inom Business Intelligence eftersom det ofta är ekonomer som utgör en stor del av verksamhetsföreträdarna i samband med BI-projekt.

Som CFO bör du därför att ta dig tid och sätta sig in i Business Intelligence-frågorna ordentligt. Det finns ingen riktig genväg här.
Annars är det lätt att du helt hamnar i händerna på välmenande men kanske inte så objektiva säljare från programvaruföretag eller konsultbolag, och att du lyssnar mest på den som senast råkade vara på besök hos dig. Du måste själv ta ansvar för din organisations behov, det är svårt att delegera det ansvaret.

Och Business Intelligence är viktigt för dig och din organisation då de verkligen kan ge er konkurrensfördelar och bättre koll på läget. Ta frågan om Business Intelligence på det allvar den förtjänar.