Nytt BI-system skapade engagemang

Det var i samband med att Arvid Nilsson flyttade huvudkontoret från Danmark till Kungälv år 2012 som behovet av ett nytt BI-system blev tydligt. Arvid Nilsson är ledande leverantör av fästelement på den nordiska marknaden, med i första hand kunder inom tillverknings- och offshore-industrin samt byggbranschen. Vid genomförandet av BI-projektet omsatte de cirka 800 miljoner danska kronor.

I Kungälv finns ett 20 000 kvadratmeter stort lager, där hylla efter hylla är fylld med diverse skruvar, nitar, bultar, beslag och pluggar.

– Vi har omkring 55 000 artiklar i vårt produktsortiment, som i stort sett alla är lagerförda här i Kungälv. Vår framtida strategi är dock att inte att hålla alla dessa artiklar i lager men som du ser finns det utrymme, säger Jenny Björk och sveper med handen mot de långa gångarna med lagerhyllor.

Jenny Björk är Head of Finance and Controlling på Arvid Nilsson och var rätt ny på jobbet – hon började 2012 – när hon var med om att fatta beslut om byte av BI-system.

– Behovet hängde delvis ihop med att man driver bolag på ett annat sätt i Danmark jämfört med i Sverige… man kan väl konstatera att vi ville ha ett mindre komplext system. Både för oss som jobbar med ekonomi och för övriga medarbetare, som inte har specialkunskaper i ekonomi – men som har anledning att vara insatta i utvecklingen.

De drog igång arbetet med ett byte under 2013, och hade då ett system där mycket arbete skedde i Excel. Rapporteringsfilerna var uppbyggda på exakt samma sätt i alla divisioner och avdelningar, med exakt samma uppsättning i strukturen med rader och flikar.

– Det var i princip omöjligt att administrera ett nytt konto. Det var överlag väldigt komplext och tidskrävande, med en person som satt i Danmark och främst ansvarade för att administrera filerna och se till att resultatet laddades.

Filerna blev stora och tungarbetade eftersom de var sammankopplade med varandra för att kunna generera loadfiler.

Tillsammans med it-avdelningen började de med att leta reda på en leverantör som kunde motsvara deras behov, och valde att arbeta med Acando som kom och presenterade förslag på system.

– Vi är väldigt Excel-baserade i grunden, och såg att Microsofts BI-lösning gav oss möjlighet att jobba i Excel men även mot ett share point där man får fram mer statiska rapporter. Så det kändes som rätt väg att gå.

Nästa steg blev en grundlig förstudie, där ekonomi, försäljning och inköp/logistik gjorde varsin del.

– Vi samlade ihop det som avdelningarna kom fram till att de hade behov av och gjorde en uppskattning av tidsbesparingar med mera. Det ledde sedan till en priolista över vad vi ville ha med.

Hon berömmer Acando för deras insatser i förstudien:

– De hade bra förslag på infallsvinklar som vi hade kunnat missa. Att ha en bra partner som både kan vägleda och fungera som bollplank är helt klart en framgångsfaktor i ett sånt här projekt, säger Jenny Björk.

De bedömde att ekonomiavdelningen behövde komma med det nya systemet först. Ungefär sex veckor efter de hade bestämt sig för vilket system de skulle ha, och vilka anpassningar som behövdes, kunde Jenny Björk trycka på startknappen till det nya BI-systemet.

– Jag minns tydligt när vi gick live första gången, vi blev alldeles tagna. Det gav verkligen en bra magkänsla från första stund. Och resultatet har överlag varit över förväntan.

Ett av målet med att arbeta bort komplexiteten var alltså att öka transparensen, så att fler kan följa till exempel hur en kostnad uppstår.

– Med det nya systemet har vi lanserat en kostnadsrapport, som följs upp månadsvis med varje kostnadsställeansvarig. Där går det lätt att se till exempel hur många procent av marknadsföringskostnaderna som är förbrukade.

Tydligheten har ökat markant, konstaterar hon, och gläds särskilt åt en följdeffekt av det: en ökad medvetenhet om ekonomin i organisationen.

– De är intresserade och vill sätta sig in i ekonomin, även om det inte är deras verktyg till vardags.

Även i de månatliga genomgångarna av resultatet i ledningsgruppen kan alla vara delaktiga på ett helt annat sätt nu.

– Det ger en ökad förståelse, och de behöver inte stå bakom något som enbart genererats från ekonomi. Det kan förstås innebära att vi ifrågasätts lättare, men det är bara positivt – för antingen kan vi förklara, eller så har vi tänkt fel.

Systemet är betydligt mindre sårbart nu när de inte är beroende av att det är en person på plats i Danmark som sitter och arbetar med loadfilerna. Dessutom har de tydligt märkt vilka tidsbesparingar de har kunnat göra.

– De var fyra personer i Danmark som tog hand om samma sysslor som vi nu kan klara på två personer. Och då har vi dessutom fått mer tid över till djupanalyser!

Jenny Björk känner också att det har blivit betydligt lugnare inför månadsboksluten.

– Vi känner oss inte alls lika trängda som tidigare. Då var det otänkbart att göra en sistaminuten-bokning eftersom det var en så krävande administration. Nu är vi förberedda på ett helt annat sätt och kan göra sena justeringar om det skulle behövas.

 


Byta BI-system?
Jenny Björks råd till andra som är missnöjda med sitt nuvarande BI-system:

  • Gör en analys av nuläget och vilka behov ni har. Fokusera på var som är värdeskapande i tänkbara förändringar – byt inte BI-system enbart för själva bytets skull.
  • Se till att ni har avsatt resurser som kan ta hand om processen med förstudie och implementering. Spring inte in i något som ni inte vet att ni kan göra bra.
  • Var noga med att välja en bra partner. Ensam är inte stark, utan man behöver hjälp att styra rätt.

 


Några av effekterna
Det här var en del av förändringarna hos Arvid Nilsson efter bytet av BI-system:

  • Fullständig transparens i analysverktyg
  • Förbättrad förmåga för kostnadsanalys
  • Pålitlig info/korrekt data
  • Möjligheter till effektivisering och bättre uppföljning
  • Tid för djupare analys
  • Ökad kostnadsmedvetenhet